Приложение к Постановлению от 28.04.2010 г № 366 Административный регламент
Административный регламент администрации муниципального образования «Харабалинский район» по исполнению муниципальной услуги «Выдача документов во временное пользование из фондов, находящихся на хранении в архивном отделе администрации муниципального образования «Харабалинский район» 1. общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги - "Выдача документов во временное пользование из фондов, находящихся на хранении в архивном отделе администрации муниципального образования "Харабалинский район" (далее - муниципальная услуга).
Административный регламент администрации муниципального образования "Харабалинский район" (далее - администрация) по предоставлению муниципальной услуги "Выдача документов во временное пользование из фондов, находящихся на хранении в архивном отделе администрации муниципального образования "Харабалинский район" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.
Административный регламент размещается на официальном сайте администрации муниципального образования "Харабалинский район": http://www.harabaly.ru, а также в федеральной государственной информационной системе "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" и в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
1.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Астраханской области, нормативными правовыми актами муниципального образования "Харабалинский район":
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст. 445, "Парламентская газета", N 4, 23-29.01.2009);
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822; 2004, N 25, ст. 2484; N 33, с. 3368; 2005, N 1 (ч. 1) ст. 9; N 1 (ч. 1), ст. 12; N 1 (ч. 1), ст. 25; N 1 (ч. 1), ст. 37; N 17, ст. 1480; N 27, ст. 2708; N 30, ст. 3104; N 30 (ч. 1), ст. 3108; N 42, ст. 4216; 2006, N 1, ст. 9; N 1, ст. 10, N 1, ст. 17; N 6, ст. 636; N 8, ст. 852; N 23, ст. 2380; N 30, ст. 3296; N 31 (ч. 1), ст. 3427; N 31 (ч. 1), 3452; N 43, ст. 4412; N 49 (ч. 1), ст. 5088; 2007, N 10, ст. 1151; N 21, ст. 2455; N 25, ст. 2977; N 26, 3074; N 30, ст. 3801; N 43, ст. 5084; N 45, ст. 5430; N 46, ст. 5556; 2008, N 24, ст. 2790; N 30 (ч. 2), ст. 3616; N 48, ст. 5517; N 49, ст. 5744; N 52 (ч. 2), ст. 6229; N 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, N 19, ст. 2280; N 48, ст. 5711; N 48, ст. 5733; 352 (ч. 1), ст. 6441);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);
- Приказом Росархива от 6 июля 1998 года N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 37-38, 28.12.1998,"Российская газета", N 247, 29.12.1998);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);
- Уставом муниципального образования "Харабалинский район" принятым Решением Совета МО "Харабалинский район" от 27.01.2010 N 21 ("Харабалинские вести" от 17.03.2010 N 27(10762).
1.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации МО "Харабалинский район" (далее - архивный отдел) во взаимодействии с аппаратом администрации МО "Харабалинский район".
Ответственными исполнителями муниципальной услуги являются уполномоченные должностные лица архивного отдела (далее - должностные лица).
1.4.Получателями муниципальной услуги являются:
- фондообразователи (юридические и физические лица) архивных фондов документов, находящихся на хранении в архивном отделе;
- судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы;
- организации, занимающиеся реставрацией архивных документов;
- структуры, занимающиеся выставочной деятельностью.
1.5.Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача получателю услуги документов во временное пользование из фондов, находящихся на хранении в архивном отделе аппарата администрации муниципального образования "Харабалинский район", заполнение соответствующих разделов в учетных документах архивного отдела и последующее возвращение документов в архивохранилище.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.
2.1.1.Информация о местонахождении администрации МО "Харабалинский район":
Адрес: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Б.Хмельницкого, 17.
Телефон приемной администрации: 8 (85148) 5-19-60.
Адрес электронной почты администрации: adm@harabaly.ru
Адрес официального сайта администрации: http://www.harabaly.ru
График работы: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00;
выходные - суббота, воскресенье.
Информация о местонахождения архивного отдела администрации МО "Харабалинский район":
Адрес: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Ленина, д. 14.
Телефон архивного отдела: 8(85148) 5-16-95
Адрес электронной почты: adm@harabaly.ru
График работы: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00;
выходные - суббота, воскресенье.
График приема юридических и физических лиц специалистами архивного отдела по вопросам предоставления услуги:
понедельник, вторник, пятница - с 08.00 до 12.00;
среда, четверг - с 08.00 до 17.00;
обеденный перерыв - с 12.00 до 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
2.1.2.Информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги можно получить у должностного лица архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, в том числе по телефону, а также на сайте администрации.
2.1.3.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги.
Должностные лица архивного отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, осуществляют информирование по следующим направлениям:
- о местонахождении и графике работы администрации, о способах получения информации о месте нахождения и графике работы архивного отдела;
- о справочных телефонах архивного отдела;
- об адресе официального сайта администрации в сети Интернет, адресе электронной почты администрации;
- о порядке получения информации заинтересованными лицами по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги;
- о порядке, форме и месте размещения указанной в абзацах с четвертого по седьмой настоящего подпункта информации.
Основными требованиями к консультации заявителей являются:
- актуальность;
- своевременность;
- четкость в изложении материала;
- полнота консультирования;
- наглядность форм подачи материала;
- удобство и доступность.
Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 30 минут.
2.1.4.Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в форме:
- непосредственного обращения заявителей (при личном обращении либо по телефону) с должностными лицами архивного отдела, ответственными за консультацию, по направлениям, предусмотренным пунктом 2.1.3 административного регламента;
- информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте администрации в сети Интернет и на информационных стендах, размещенных при входе в помещение архивного отдела.
2.1.5.Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с заявителями:
- при ответе на телефонные звонки должностное лицо представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;
- при личном обращении заявителей должностное лицо должно представиться, указать фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;
- в конце консультирования (по телефону или лично) должностное лицо, осуществляющее консультирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые следует принять заявителю (кто именно, когда и что должен сделать);
- ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, исполнившего ответ на обращение. Ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
2.1.6.На информационных стендах в архивном отделе размещаются следующие информационные материалы:
- сведения о перечне предоставляемых муниципальных услуг;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;
- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур (приложение N 1 к Административному регламенту);
- перечень документов, которые заявитель должен представить для предоставления муниципальной услуги;
- образцы заполнения документов;
- адреса, номера телефонов и факса, график работы, адрес электронной почты архивного отдела;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- административный регламент;
- необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги.
При изменении условий и порядка предоставления муниципальной услуги информация об изменениях должна быть выделена цветом и пометкой "ВАЖНО".
Информационные стенды, содержащие информацию о процедуре предоставления муниципальной услуги, размещаются при входе в помещение архивного отдела.
Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется оборудовать информационные стенды карманами формата А4, в которых размещать информационные листки.
Текст материалов, размещаемых на стендах, должен быть напечатан удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделены.
2.2.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (далее - документы):
2.2.1.Для фондообразователей архивного отдела - юридических лиц; судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:
- заказ-требование о выдаче архивных документов во временное пользование, с гарантией обеспечения их сохранности, целостности, подлинности и др. (приложение N 2 к Административному регламенту);
- договор о копировании (при необходимости);
- документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги и его право на получение архивных документов.
2.2.2.Для фондообразователей - физических лиц:
- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование, с гарантией обеспечения их сохранности, целостности, подлинности и др.;
- документ, удостоверяющий личность получателя услуги и его право на получение архивных документов.
2.2.3.Для организаций, занимающихся реставрацией архивных документов или выставочной деятельностью:
- письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;
- гарантийное письмо;
- договор о проведении реставрационных работ архивных документов или выставки;
- договор о копировании (при необходимости);
- документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги и его право на получение архивных документов.
Заявитель может представить дополнительную необходимую информацию для предоставления муниципальной услуги в произвольном формате в печатной или рукописной форме.
2.3.Общие требования к оформлению документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, порядок их приема:
2.3.1.Запрос/заявление должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления либо фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) - для физических лиц, индивидуальных предпринимателей;
- наименование, организационно-правовую форму - для юридических лиц;
- почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
- при наличии контактный телефон;
- изложение существа запроса, обращения;
- подпись, дату;
- иные сведения, являющиеся основанием для осуществления исполнения запроса.
2.3.2.Требования к форме заявления:
- заявление и документы предоставляются на русском языке либо заверенный перевод на русский язык;
- заявление заполняется заявителем рукописным или машинописным способом;
- в случае если заявление заполнено машинописным способом, заявитель дополнительно в нижней части заявления разборчиво от руки указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью) и дату подачи заявления;
- в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений;
- тексты на документах, полученных посредством копирования, должны быть разборчивы.
2.3.3.Документы, указанные в подпункте 2.2, направляются в администрацию по адресу: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Б. Хмельницкого, д. 17, посредством личного обращения заявителя либо направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении), по электронной почте.
В случае направления документов по почте копии документов должны быть нотариально заверены. Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.
Датой обращения и представления документов является день регистрации документов должностным лицом, ответственным за прием документов.
Предоставляются оригиналы документов либо их заверенные копии. В случае предоставления копий документов должностное лицо архивного отдела, ответственное за прием документов, самостоятельно заверяет представленные копии при наличии оригиналов документов.
Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы архивного отдела, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу.
2.4.Условия предоставления услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в случае поступления в адрес архивного отдела заполненного соответствующим образом запроса-требования. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в заявлении наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения Главы администрации муниципального образования. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
Заказ (требование) на выдачу дел во временное пользование подлежит обязательной регистрации в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архивного отдела аппарата администрации муниципального образования "Харабалинский район".
Выдача архивных документов из архивохранилища архивного отдела осуществляется с письменного разрешения Главы администрации района и руководства архивного отдела.
Архивные документы во временное пользование выдаются на срок:
- фондообразователям - до трех месяцев;
- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев;
- для экспонирования - на срок, определенный договором о проведении выставки;
- для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки - в соответствии с планами работы архивного отдела и договорами на проведение соответствующих работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.
Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения Главы администрации района.
2.5.Сроки предоставления муниципальной услуги:
2.5.1.Общий срок предоставления муниципальной услуги.
Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течение одного месяца со дня получения запроса - требования.
2.5.2.Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- прием Заказа (требования) о выдаче архивных документов во временное пользование и его регистрация в Книге учета входящих документов архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" (в течение трех рабочих дней со дня поступления Заказа (требования);
- рассмотрение Заказа (требования) о предоставлении муниципальной услуги Главой администрации района и наложение соответствующей резолюции (в течение трех рабочих дней со дня регистрации Заказа (требования);
- передача Заказа (требования) на исполнение в архивный отдел (в день наложения резолюции);
- уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги (в течение трех дней со дня поступления Заказа (требования) в архивный отдел);
- подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (полистная проверка наличия и состояния архивных дел, выемка архивных документов) (в течение трех недель со дня регистрации обращения или в сроки, согласованные с ним);
- оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование и листа использования документов (в день приема-передачи документов);
- выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю муниципальной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" (в течение одного дня);
- прием архивных документов от получателя муниципальной услуги (сверка с учетными документами, проверка физического состояния документов) (в течение одного дня);
- возвращение архивных документов в архивохранилище (в день возвращения документов).
2.5.3.Время ожидания в очереди для получения разрешения не должно превышать двадцати минут.
2.6.Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- заявитель не относится ни к одной из категорий получателей услуги, указанных в пункте 1.4 настоящего регламента;
- неудовлетворительное физическое состояние документов, требуемых для выдачи во временное пользование;
- проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя муниципальной услуги;
- уже имеющиеся нарушения получателем муниципальной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины при предыдущем получении услуги;
- невозвращение получателем муниципальной услуги архивных документов, выданных во временное пользование;
- хищение или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа);
- архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, в том числе документы по личному составу;
- заявитель представил неполный комплект документов;
- заявитель сообщил недостоверные сведения о себе или организации;
- отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике.
Ограничения по предоставлению муниципальной услуги:
- выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;
- объем архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса.
2.7.Требования к местам предоставления муниципальной услуги:
- места, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны иметь средства пожаротушения и оказания первой медицинской помощи;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны содержать информационные стенды, организованные в соответствии с требованиями подпункта 2.1.6 пункта 2.1 административного регламента;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны содержать места для ожидания приема заявителями, которые должны быть оборудованы местами для сидения, а также столами (стойками) для возможности оформления документов с наличием в указанных местах бумаги и ручек для записи информации.
2.8.Требования к предоставлению муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
Транспортировка архивных документов (производится за счет получателей муниципальной услуги, с соблюдением требований, обеспечивающих охрану, физическую сохранность, защиту архивных документов от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности).
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- прием Заказа (требования) о выдаче архивных документов во временное пользование;
- регистрация Заказа (требования) в Книге учета входящих документов архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район";
- рассмотрение Заказа (требования) о предоставлении муниципальной услуги Главой администрации района и наложение соответствующей резолюции;
- передача Заказа (требования) на исполнение в архивный отдел и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги;
- подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (полистная проверка наличия и состояния архивных дел, выемка архивных документов);
- оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение N 4 к Административному регламенту);
- выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю муниципальной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" (приложение N 3 к Административному регламенту;
- прием архивных документов от получателя муниципальной услуги (сверка с учетными документами, проверка физического состояния документов);
- возвращение архивных документов в архивохранилище.
3.1.1.Прием Заказа (требования) о выдаче архивных документов во временное пользование и его регистрация в Книге учета входящих документов архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район".
Основанием для начала административного действия по приему и регистрации Заказа (требования) для предоставления муниципальной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает Заказ (требование), выполняя при этом следующие действия:
- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);
- принимает Заказ (требование);
- проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 2.2 административного регламента;
- проверяет соответствие сведений, содержащихся в Заказе требованиям, установленным в подпункте 2.3.1 пункта 2.3 административного регламента;
- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя (при личном обращении);
- регистрирует Заказ (требование) в Книге учета входящих документов архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район".
Срок исполнения данного административного действия - в течение трех рабочих дней со дня поступления Заказа (требования).
Результатом исполнения административного действия является Регистрация Заказа (требования) в Книге учета входящих документов архивного отдела.
3.1.2.Рассмотрение Заказа (требования) о предоставлении муниципальной услуги Главой администрации района, наложение соответствующей резолюции, передача Заказа (требования) на исполнение в архивный отдел и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги.
Основанием для начала административного действия служит Регистрация Заказа (требования) в Книге учета входящих документов архивного отдела.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за исполнение муниципальной функции:
- направляет документы на визирование Главе администрации района;
- после рассмотрения Заказа (требования) Главой администрации района и наложения соответствующей резолюции должностное лицо, ответственное за исполнение муниципальной функции:
а) в случае предоставлении муниципальной услуги:
- уведомляет пользователя о предоставлении услуги;
- консультирует заявителя по вопросам подготовки документов к выдаче во временное пользование;
б) в случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, установленных пунктом 2.6 Административного регламента, в течение одного дня - готовит документы об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа.
Срок исполнения данного административного действия - в течение трех дней со дня поступления Заказа (требования) в архивный отдел.
Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (невыдаче) документов во временное пользование.
3.1.3.Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование, оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование и листа использования документов.
Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- проверяет юридические (паспортные) данные заявителя;
- проверяет статус заявителя путем сопоставления документов, подтверждающих статус заявителя, и категорий получателей услуги согласно п. 1.4 административного регламента.
Проводит подготовку дел к выдаче во временное пользование:
- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- заменяет при наличии многочисленных исправлений обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки;
- проводит (в установленных случаях) полистную проверку архивных дел;
- проставляет штамп с архивным шифром на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа;
- составляет лист использования документов (приложение N 5 к Административному регламенту) и оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение N 4 к Административному регламенту).
Срок исполнения данного административного действия составляет:
подготовка архивных документов к выдаче - в течение трех недель со дня регистрации обращения или в сроки, согласованные с ним;
оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование и листа использования документов - в день приема-передачи документов.
Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование из архивохранилищ архивного отдела.
3.1.4.Выдача архивных документов во временное пользование и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район".
Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и завершение работ по подбору и подготовке требуемых документов к выдаче.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;
- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов из хранилища;
- направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;
- осуществляет фактическую передачу документов получателю муниципальной услуги;
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Срок исполнения данного административного действия в течение одного дня.
Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" во временное пользование.
3.1.5.Прием архивных документов от получателя муниципальной услуги и возвращение их в архивохранилище.
Основанием для начала административного действия служат: фактический возврат архивных документов пользователем услуги, выверка книг выдачи архивных документов, истечение срока выдачи документов во временное пользование.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;
- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;
- в установленном порядке осуществляет сверку возвращаемых документов с учетными документами архива, их полистную проверку, проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;
- ставит отметку о проведенной полистной проверке в листе-заверителе дела;
- делает отметку о возвращении архивных документов в Книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников или фондообразователя;
- возвращает архивные документы в архивохранилище;
- при выявлении повреждения возвращаемых архивных документов составляет акт в произвольной форме, который подписывает работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляет акт на рассмотрение Главы администрации района;
- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), должностные лица, отвечающие за предоставление муниципальной услуги, обращаются с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архивного отдела, в трехдневный срок информируют специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимают другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Срок исполнения данного административного действия - в течение одного дня.
Результатом исполнения административной процедуры является заполнение соответствующих разделов в Книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование и др. установленных формах и возвращение документов на место в архивохранилище.
IV.Контроль за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль осуществляется начальником архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами архивного отдела положений настоящего Административного регламента.
Ответственность должностных лиц архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
4.2.Контроль за полнотой и качеством предоставление муниципальной услуги осуществляется руководителем аппарата администрации и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
Проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании распоряжения Главы администрации района.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.2.Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной (в том числе электронной) форме:
- по адресу: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Б. Хмельницкого, 17;
- по телефону/факсу: 8 (85148) 5-11-38;
- по электронной почте: http://www.harabaly.ru
5.3.Заявитель в своей письменной жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет письменную жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
Требования к жалобе, поданной по электронной почте, аналогичны требованиям, предъявляемым к жалобе, поданной в письменной форме.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей. Прием заявителей в администрации осуществляет Глава администрации района и лицо, его заменяющее.
Прием заявителей Главой администрации района или его заместителем проводится по предварительной записи, которая осуществляется в соответствии с графиком работы администрации, предусмотренным пунктом 2.1 административного регламента.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4.Письменная жалоба и жалоба по электронной почте должны быть рассмотрены администрацией в течение 30 дней со дня их регистрации в администрации. В исключительных случаях, когда для проверки решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление Главой администрации района сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.
5.5.Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
5.6.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы