Приложение к Постановлению от 28.04.2010 г № 368 Административный регламент
Административный регламент администрации мо "Харабалинский район" по исполнению муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальном зале архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" 1. общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги - "Обслуживание пользователей в читальном зале архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" (далее - муниципальная услуга).
Административный регламент администрации МО "Харабалинский район" по предоставлению муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальном зале архивного отдела администрации муниципального образования "Харабалинский район" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.
Административный регламент размещается на официальном сайте администрации МО "Харабалинский район": http://www.harabaly.ru, а также в федеральной государственной информационной системе "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" и в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
1.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Астраханской области, нормативными правовыми актами МО "Харабалинский район":
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст. 445, "Парламентская газета", N 4, 23-29.01.2009);
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822; 2004, N 25, ст. 2484; N 33, с. 3368; 2005, N 1 (ч. 1) ст. 9; N 1 (ч. 1), ст. 12; N 1 (ч. 1), ст. 25; N 1 (ч. 1), ст. 37; N 17, ст. 1480; N 27, ст. 2708; N 30, ст. 3104; N 30 (ч. 1), ст. 3108; N 42, ст. 4216; 2006, N 1, ст. 9; N 1, ст. 10, N 1, ст. 17; N 6, ст. 636; N 8, ст. 852; N 23, ст. 2380; N 30, ст. 3296; N 31 (ч. 1), ст. 3427; N 31 (ч. 1), 3452; N 43, ст. 4412; N 49 (ч. 1), ст. 5088; 2007, N 10, ст. 1151; N 21, ст. 2455; N 25, ст. 2977; N 26, 3074; N 30, ст. 3801; N 43, ст. 5084; N 45, ст. 5430; N 46, ст. 5556; 2008, N 24, ст. 2790; N 30 (ч. 2), ст. 3616; N 48, ст. 5517; N 49, ст. 5744; N 52 (ч. 2), ст. 6229; N 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, N 19, ст. 2280; N 48, ст. 5711; N 48, ст. 5733; 352 (ч. 1), ст. 6441);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925);
- Приказом Росархива от 6 июля 1998 года N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 37-38, 28.12.1998, "Российская газета", N 247, 29.12.1998);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- Уставом муниципального образования "Харабалинский район", принятым Решением Совета МО "Харабалинский район" от 27.01.2010 N 21 ("Харабалинские вести" от 17.03.2010 N 27(10762).
1.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации МО "Харабалинский район" (далее - архивный отдел).
Ответственными исполнителями муниципальной услуги являются уполномоченные должностные лица архивного отдела (далее - должностное лицо).
1.4.Получателями муниципальной услуги являются государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.5.Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача пользователю запрашиваемых документов для работы в читальном зале архивного отдела либо копий документов, возвращение выданных во временное пользование дел в архивохранилище.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.
2.1.1.Информация о местонахождении администрации МО "Харабалинский район":
Адрес: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Б.Хмельницкого, 17.
Телефон приемной администрации: 8 (85148) 5-19-60.
Адрес официального сайта администрации: http://www.harabaly.ru
График работы: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00;
выходные - суббота, воскресенье.
2.1.1.2.Информация о местонахождении архивного отдела администрации МО "Харабалинский район":
Адрес: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Ленина, д. 14.
Телефон архивного отдела: 8(85148) 5-16-95.
Адрес электронной почты: adm@harabaly.ru
График работы: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00;
выходные - суббота, воскресенье.
График приема юридических и физических лиц специалистами архивного отдела по вопросам предоставления муниципальной услуги:
понедельник, вторник, пятница - с 08.00 до 12.00;
среда, четверг - с 08.00 до 17.00;
обеденный перерыв - с 12.00 до 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
2.1.2.Информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги можно получить у должностного лица архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, в том числе по телефону, а также на сайте администрации.
2.1.3.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги.
Должностные лица архивного отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, осуществляют информирование по следующим направлениям:
- о местонахождении и графике работы администрации, о способах получения информации о месте нахождения и графике работы архивного отдела;
- о справочных телефонах архивного отдела;
- об адресе официального сайта администрации в сети Интернет, адресе электронной почты администрации;
- о порядке получения информации заинтересованными лицами по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги;
- о порядке, форме и месте размещения указанной в абзацах с четвертого по седьмой настоящего подпункта информации.
Основными требованиями к консультации заявителей являются:
- актуальность;
- своевременность;
- четкость в изложении материала;
- полнота консультирования;
- наглядность форм подачи материала;
- удобство и доступность.
Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 30 минут.
2.1.4.Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в форме:
- непосредственного общения заявителей (при личном обращении либо по телефону) с должностными лицами архивного отдела, ответственными за консультацию, по направлениям, предусмотренным подпунктом 2.1.3 административного регламента;
- информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте администрации в сети Интернет и на информационных стендах, размещенных при входе в помещение архивного отдела.
2.1.5.Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с заявителями:
- при ответе на телефонные звонки должностное лицо представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование администрации, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;
- при личном обращении заявителей должностное лицо должно представиться, указать фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;
- в конце консультирования (по телефону или лично) должностное лицо, осуществляющее консультирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые следует принять заявителю (кто именно, когда и что должен сделать);
- ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, исполнившего ответ на обращение. Ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
2.1.6.На информационных стендах в архивном отделе размещаются следующие информационные материалы:
- сведения о перечне исполняемых муниципальных услуг;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;
- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур (приложение N 1 к административному регламенту);
- перечень документов, которые заявитель должен представить для предоставления муниципальной услуги;
- образцы заполнения документов;
- адреса, номера телефонов и факса, график работы архивного отдела;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- административный регламент;
- необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги.
При изменении условий и порядка предоставления муниципальной услуги информация об изменениях должна быть выделена цветом и пометкой "ВАЖНО".
Информационные стенды, содержащие информацию о процедуре предоставления муниципальной услуги, размещаются при входе в помещение архивного отдела.
Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется оборудовать информационные стенды карманами формата А4, в которых размещать информационные листки.
Текст материалов, размещаемых на стендах, должен быть напечатан удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделены.
2.2.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (далее - документы):
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций.
Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление.
Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, можно получить у должностного лица архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, а также на официальном сайте администрации: http://www.harabaly.ru.
Заявитель может предоставить дополнительную информацию в печатной, электронной или в рукописной форме - адрес фактического места жительства, контактные телефоны и иную информацию, необходимую для получения муниципальной услуги.
2.3.Общие требования к оформлению документов, представляемых для предоставления муниципальной услуги, порядок их приема:
2.3.1.Официальное письмо должно содержать:
- наименование органа местного самоуправления либо фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица;
- полное наименование юридического лица-заявителя;
- юридический или фактический адрес юридического лица;
- дату и регистрационный номер;
- фамилию, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);
- фамилию, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;
- цель работы, для научных работ - тему и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения.
Личное заявление (приложение N 4 к Административному регламенту) должно содержать:
- наименование органа местного самоуправления либо фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица;
- фамилию, имя, отчество физического лица;
- фактический адрес проживания физического лица;
- паспортные данные физического лица;
- цель работы (документы какого органа или организации необходимо просмотреть и по какому вопросу), для исследований - тему и хронологические рамки исследования;
- дату;
- личную подпись.
Заказ на копирование архивных документов должен содержать:
- фамилию, имя и отчество пользователя,
- адрес и номер телефона,
- основание для предоставления услуги (официальное письмо, личное заявление пользователя, договор),
- темы,
- количество кадров, листов, формат, тираж, поисковые данные документов;
- вид копирования (ксерокопирование, сканирование, фотокопирование).
2.3.2.Требования к форме письма или заявления:
- заявление и документы предоставляются на русском языке либо имеют нотариально заверенный перевод на русский язык;
- заявление заполняется заявителем рукописным или машинописным способом;
- в случае если заявление заполнено машинописным способом, заявитель дополнительно в нижней части заявления разборчиво от руки указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью) и дату подачи заявления;
- в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений;
- тексты на документах, полученных посредством светокопирования, должны быть разборчивы.
2.3.3.Документы, указанные в подпункте 2.3.1, направляются в архивный отдел администрации по адресу: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Ленина д. 14, посредством личного обращения заявителя либо направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении), по электронной почте.
В случае направления документов по почте копии документов должны быть нотариально заверены. Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.
Датой обращения и представления документов является день регистрации документов должностным лицом, ответственным за прием документов.
Предоставляются оригиналы документов либо их заверенные копии. В случае предоставления копий документов должностное лицо архивного отдела, ответственное за прием документов, самостоятельно заверяет представленные копии при наличии оригиналов документов.
Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы архивного отдела, непосредственно предоставляющего муниципальные услугу.
2.4.Условия предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в случае принятия должностным лицом решения о допуске пользователей для работы в читальных залах, о предоставлении пользователям и копировании научно-справочного аппарата и архивных документов.
Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.
Все пользователи при посещении читальных залов предъявляют документы, удостоверяющие личность.
Сотрудники представительных и исполнительных органов государственной власти Астраханской области, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий, допускаются в читальные залы после предъявления служебного удостоверения, выданного соответствующим органом.
Учащиеся 10 - 11 классов допускаются к работе в читальных залах в сопровождении педагогов на основании официального письма, оформленного на педагога.
Лица, не достигшие 16 лет, признанные судом недееспособными, к работе в читальных залах не допускаются.
Максимальное количество единиц хранения, которое может быть единовременно предоставлено пользователю, составляет 5 единиц хранения досоветского периода и 10 единиц хранения советского и постсоветского периодов, не превышающих в объеме 3000 листов. Если объем заказанных дел превышает 3000 листов, уменьшается количество предоставляемых единиц хранения. Одновременно у пользователя могут находиться не более 15 дел и 5 описей.
Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии дел фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается Главой муниципального образования "Харабалинский район" в индивидуальном порядке.
Фотодокументы предоставляются пользователям в виде негативов и (или) позитивов.
2.5.Сроки предоставления муниципальной услуги:
2.5.1.Общий срок предоставления муниципальной услуги.
Предоставление архивных документов во временное пользование осуществляется в течение десяти рабочих дней.
Разрешение на допуск пользователя в читальные залы дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий один год со дня оформления.
Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги) предоставляется пользователям в день обращения на срок не более пяти рабочих дней.
Архивные документы могут быть предоставлены пользователю сроком до одного месяца, особо ценные документы - сроком до пяти рабочих дней, уникальные документы - на один рабочий день по специальному разрешению Главы администрации района.
При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к начальнику архивного отдела. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке, но не может превышать двух недель.
2.5.2.Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- прием и регистрация заявлений от пользователей (в течение трех дней со дня поступления заявления);
- подготовка и предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов (в течение трех рабочих дней с момента оформления требования);
- копирование научно-справочного аппарата и архивных документов (в течение десяти рабочих дней с момента оформления заказа);
- контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище (по окончании срока использования).
2.5.3.Время ожидания в очереди для получения разрешения не должно превышать 20 минут.
2.6.Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
- проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения пользователя;
- ограничения на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;
- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание;
- при возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов;
- если запрашиваемый формат и объем копируемых документов не соответствует имеющимся техническим возможностям архивного отдела.
Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:
- микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними,
- дел фонда пользования особо ценных архивно-следственных дел.
Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников.
Использование документов органов представительной и исполнительной власти разрешается только с предоставлением пользователем письменного разрешения соответствующего органа.
Копирование научно-технической документации производится только по разрешению разработчиков проекта или темы, или их правопреемника.
2.7.Требования к местам предоставления муниципальной услуги:
- места, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны иметь средства пожаротушения и оказания первой медицинской помощи;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны содержать информационные стенды, организованные в соответствии с требованиями подпункта 2.1.6 пункта 2.1 Административного регламента;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны содержать места для ожидания приема заявителями, которые должны быть оборудованы местами для сидения, а также столами (стойками) для возможности оформления документов с наличием в указанных местах бумаги и ручек для записи информации.
2.8.Требования к предоставлению муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
Предоставление пользователю архивных документов производится по заполненным Заказам (требованиям) на выдачу документов (Приложение N 2 к Административному регламенту).
Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника архивного отдела.
Подготовленные для пользователя документы могут быть возвращены в архивохранилище и предоставлены повторно не ранее чем через два месяца после возвращения в случае:
- непосещения пользователем читального зала в течение двух недель со дня подготовки ему документов.
Для доступа к архивным документам, содержащим персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия пользователя.
Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.
Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.
Возможности использования в читальных залах персональной компьютерной техники, принадлежащей пользователям:
- функционирующей автономно без подключения к сети допускается по согласованию с начальником архивного отдела или лицом, его замещающим;
- с подключением к сети допускается на основании личного заявления пользователя, в котором указываются цель, виды работ и наименование техники.
Использование цифровой и аналоговой аппаратуры, принадлежащей пользователям, для самостоятельной фото-, видеосъемки и копирования документов (в том числе с приглашением для этой работы специалистов) допускается:
- на основании ходатайства органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий и средств массовой информации для подготовки сюжетов о документах архивных фондов муниципального образования, и личного заявления пользователя услуги (Приложение N 8 к Административному регламенту).
Не допускается использование пользователями сканирующих устройств, планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов для фото- и видеосъемки.
При самостоятельном проведении копирования архивных документов с помощью цифровой аппаратуры пользователь передает архивному отделу копии архивных документов для формирования Фонда пользования и (или) использования по собственному усмотрению.
Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги:
Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- прием и регистрация заявлений от пользователей;
- подготовка и предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов;
- копирование научно-справочного аппарата и архивных документов;
- контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище.
Последовательность административных процедур, выполняемых при предоставлении муниципальной услуги, показана на блок-схеме в приложении N 1 к Административному регламенту.
3.1.1.Прием и регистрация заявлений от пользователей.
Основанием для начала административного действия по приему и регистрации заявления для предоставления муниципальной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:
- принимает заявление;
- регистрирует заявление;
- направляет документы на рассмотрение начальника архивного отдела;
- выдает пользователю для заполнения анкету (приложение N 5 к Административному регламенту) после получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал;
- регистрирует пользователя в журнале учета разовых посещений или заводит личное дело пользователя, ведущего научную работу, исследование, куда подшивает письмо организации или личное заявление, заполненную пользователем анкету, Требования, Заказы;
- регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел;
- консультирует о составе и содержании документов архивохранилищ архивного отдела и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
- знакомит пользователя с режимом работы читального зала, путеводителем по фондам архивохранилищ (при наличии), описями дел;
- выдает бланки Требований и объясняет порядок их заполнения.
Срок исполнения данного административного действия - в течение трех дней со дня поступления заявления.
Результатом исполнения административного действия является допуск пользователя к работе в читальном зале архивного отдела.
3.1.2.Подготовка и предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов.
Основанием для начала административного действия служит изучение пользователем НСА к архивным документов и заполнение им Требования на выдачу документов.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- осуществляет подготовку и выемку архивных документов;
- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- проводит полистную проверку архивных дел - в установленных случаях;
- при наличии больших исправлений заменяет обложку и титульный лист изымаемых дел с сохранением при необходимости старой обложки;
- при подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром;
- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов из хранилища;
- направляет в читальный зал исполненный заказ (требование) пользователя вместе с выданными архивными документами;
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- в ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования (приложение N 6 к Административному регламенту) просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки);
- принимает от пользователя все дела после каждого посещения читального зала пользователем, проверяя фактическое наличие дел и проводя полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе Требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске;
- составляет акт при обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений.
Срок исполнения данного административного действия - в течение трех рабочих дней с момента оформления требования.
Результатом исполнения административного действия является выдача дел в читальный зал.
3.1.3.Копирование научно-справочного аппарата и архивных документов.
Основанием для начала административного действия служит получение Заказа на копирование документов (приложение N 3 к Административному регламенту).
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- осуществляет копирование архивных документов (ксерокопирование, изготовление фотокопий и электронных копий);
- после копирования производит соответствующую регистрацию копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям;
- подшивает в личное дело пользователя Заказ на копирование документов;
- при необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляет штамп "Копия" и поисковые данные архивного документа с указанием места его хранения;
- оформляет разрешение на вынос копий документов за пределы архивного отдела (приложение N 7 к Административному регламенту).
Срок исполнения данного административного действия - в течение десяти рабочих дней с момента оформления заказа.
Результатом исполнения административного действия является выдача копий пользователю.
3.1.4.Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище.
Основанием для начала административного действия служит регистрация выдачи документов из хранилища для работы в читальном зале.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;
- если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняет его причины и принимает меры к возврату архивных документов;
- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;
- при задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимает меры для их немедленного возврата в архивохранилище;
- в установленном порядке осуществляет полистную проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;
- делает отметку о возвращении архивных документов в книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников;
- составляет акт в произвольной форме в случае, если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, и представляет его на рассмотрение Главы администрации МО "Харабалинский район";
- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), должностное лицо архивного отдела обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архивного отдела, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Срок исполнения данного административного действия - по окончании срока использования.
Результатом исполнения административного действия является возвращение выданных во временное пользование дел в архивохранилище.
IV.Контроль за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль осуществляется начальником архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами архивного отдела положений настоящего Административного регламента.
Ответственность должностных лиц архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
4.2.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется руководителем аппарата администрации и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
Проверка полноты и качества исполнения муниципальной функции осуществляется на основании распоряжения Главы администрации.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.2.Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной (в том числе электронной) форме:
- по адресу: 416010; Астраханская область, г. Харабали, ул. Б. Хмельницкого, 17;
- по телефону/факсу: 8 (85148) 5-11-38;
- по электронной почте: http://www.harabaly.ru
5.3.Заявитель в своей письменной жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет письменную жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
Требования к жалобе, поданной по электронной почте, аналогичны требованиям, предъявляемым к жалобе, поданной в письменной форме.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей. Прием заявителей в администрации муниципального образования осуществляет Глава администрации района или его заместители.
Прием заявителей Главой администрации района или его заместителями проводится по предварительной записи, которая осуществляется в соответствии с графиком работы администрации, предусмотренным пунктом 2.1 настоящего административного регламента.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4.Письменная жалоба и жалоба по электронной почте должны быть рассмотрены администрацией в течение 30 дней со дня их регистрации в администрации. В исключительных случаях, когда для проверки решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление Главой администрации района сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.
5.5.Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
5.6.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы.