ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
21.01.2004 N 21
Утратило силу – Постановление
Губернатора Астраханской области
от 31.03.2020 г. № 50
Об утверждении регламента
подготовки и проведения
протокольных мероприятий
с участием Губернатора
Астраханской области
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить регламент подготовки и проведения протокольных
мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (прилагается).
2. Признать утратившим силу постановление Главы Администрации
Астраханской области от 11.09.2002 N 447 "Об утверждении регламента
подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы
Администрации области".
3. Департаменту по делам печати, телерадиовещания и средств
массовых коммуникаций Астраханской области (Блиер М.Б.) опубликовать
данное постановление в средствах массовой информации.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Губернатор Астраханской области А.П. Гужвин
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Губернатора
Астраханской области
от 21.01.2004 N 21
РЕГЛАМЕНТ
подготовки и проведения протокольных мероприятий
с участием Губернатора Астраханской области
1. Общие положения
Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с
участием Губернатора Астраханской области (далее - регламент)
устанавливает совокупность требований и правил, определяющих порядок
деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора
Астраханской области (далее - аппарат Губернатора), органов
исполнительной власти Астраханской области, других организаций и
учреждений (далее - организатор) по обеспечению протокольных
мероприятий в соответствии с общепринятыми правилами государственного,
дипломатического и делового протокола, с учетом традиций и
условностей, соблюдаемых в Астраханской области.
Проведение протокольных мероприятий предусматривает также вопросы
этикета и церемониала в организации встреч, приемов и визитов с
участием Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор).
К протокольным мероприятиям относятся:
- официальные визиты зарубежных и российских делегаций в
Астраханскую область;
- официальные визиты делегаций области за рубеж и в субъекты
Российской Федерации;
- проведение переговоров, встреч, бесед Губернатора с зарубежными
и российскими делегациями;
- проведение встреч, бесед Губернатора с руководителями органов
исполнительной власти области, территориальных органов федеральных
органов исполнительной власти и органов местного самоуправления,
предприятий, учреждений и организаций области, а также с депутатами,
представителями политических партий и общественных объединений;
- заседания и совещания при Губернаторе;
- проведение встреч (проводов) делегаций высшего и высокого
уровня;
- проведение Губернаторского приема;
- мероприятия, проводимые в связи с государственными и
профессиональными праздниками;
- награждения (поздравления) предприятий, организаций и отдельных
лиц;
- возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы.
Предварительная информация о проведении протокольных мероприятий
до 20 числа предшествующего месяца направляется в отдел протокола
Губернатора Астраханской области (далее - отдел протокола Губернатора)
для включения в месячный план работы Губернатора.
Заявки на проведение мероприятий вместе с необходимой информацией
за неделю до их проведения представляются заинтересованными органами и
организациями в отдел протокола Губернатора, который готовит
соответствующие предложения Губернатору. Если материалы к мероприятию
не будут представлены ответственными за его проведение до 14.00 часов
предшествующего дня, рассматривается вопрос об отмене этого
мероприятия.
Для проведения мероприятия с участием Губернатора в отдел
протокола Губернатора представляются следующие материалы:
- порядок (сценарный план) и регламент проведения мероприятия;
- информационные материалы о проводимом мероприятии или
справочные материалы к совещанию;
- список участников мероприятия;
- список выступающих (с указанием полного наименования
должностей, фамилий, имен и отчеств выступающих);
- материалы к выступлению Губернатора;
- проект итогового документа совещания.
Каждый документ визируется организатором и должен иметь в нижнем
правом углу фамилию и телефон исполнителя. Документы представляются в
напечатанном виде (шрифт Times New Roman, размер 16), материалы к
выступлению Губернатора (шрифт Arial, размер 18, п/ж, 1,5 интервал) в
подписанной папке "Материалы к мероприятию (или совещанию)".
При принятии решения о проведении мероприятия отдел протокола
Губернатора осуществляет необходимую подготовку в соответствии с
настоящим регламентом и координирует деятельность всех
заинтересованных лиц, органов и организаций.
Участие средств массовой информации в протокольных мероприятиях
согласовывается с руководителем аппарата Губернатора.
Материально-техническое обеспечение протокольных мероприятий
осуществляет управление делами Губернатора области.
2. Организация и проведение встреч, бесед и переговоров Губернатора
Астраханской области с зарубежными и российскими делегациями
Организация и проведение встреч и бесед Губернатора с зарубежными
и российскими делегациями, а также переговоров в узком и расширенном
составе осуществляется в соответствии с утверждаемыми Губернатором
церемониалами.
Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения,
мнениями, информацией, договоренности о сотрудничестве и последующих
действиях. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей
взаимный интерес.
Все визиты официальных делегаций и делегаций деловых кругов,
прибывающих в область, классифицируются как:
- визиты высшего уровня (официальные делегации возглавляются
первыми лицами государств - субъектов международного права);
- визиты высокого уровня (делегации возглавляются руководителями
органов государственной власти Российской Федерации, высшими
должностными лицами административно-территориальных образований
зарубежных стран, Чрезвычайными и Полномочными Послами иностранных
государств в Российской Федерации, главами представительств
международных интеграционных группировок и организаций в России,
высшими должностными лицами транснациональных корпораций, крупнейших
международных компаний и фондов);
- рабочие визиты официальных делегаций и делегаций деловых
кругов.
Встреча зарубежных делегаций, прибывающих в область по
приглашению Губернатора, осуществляется по программе, разработанной
департаментом международной и внешнеэкономической деятельности
Астраханской области (далее - Департамент) и утвержденной
Губернатором.
Предварительная программа визита готовится Департаментом не менее
чем за неделю до начала визита, согласовывается с заинтересованными
организациями, структурными подразделениями аппарата Губернатора и
органами исполнительной власти области и представляется в отдел
протокола Губернатора для утверждения Губернатором.
В соответствии с утвержденной программой визита Департамент по
согласованию с заинтересованными организациями, структурными
подразделениями аппарата Губернатора и органами исполнительной власти
области разрабатывает план мероприятий по подготовке и проведению
визита. После утверждения Губернатором план мероприятий рассылается
Департаментом всем задействованным в обеспечении визита не менее чем
за 3 дня до начала мероприятий.
Визиты российских делегаций планируются организаторами по такой
же схеме.
Встречи с руководителями делегаций проводятся в комнате
переговоров Губернатора. Процедура встреч регламентируется
церемониалом, утверждаемым Губернатором.
На столе переговоров в рамках официальных международных встреч
устанавливаются флаги страны гостя, Российской Федерации и
Астраханской области. Собеседники располагаются со стороны флага
своего государства.
Для проведения приема руководителей делегации в отдел протокола
Губернатора организаторы представляют следующие документы:
- состав делегации;
- состав руководителей делегации, прибывающей на встречу с
Губернатором области (как правило, не более 3 человек), включая
переводчика;
- биографические данные о руководителях и отдельных членах
делегации, представляющие интерес в переговорах;
- постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;
- информация о предшествующих визитах, достигнутых ранее
договоренностях и их реализации;
- информационный обзор об экономической и геополитической
ситуации в регионе, откуда прибыла делегация;
- проекты документов, если достигнута предварительная
договоренность о необходимости подписания совместных договоров,
соглашений, заявлений;
- состав участников со стороны Астраханской области.
Кроме перечисленных выше документов на встречу в расширенном
составе готовятся материалы для выступления Губернатора.
К назначенному времени ответственный за прием делегации у
Губернатора (определяется организатором) прибывает вместе с гостями к
кабинету Губернатора, где их встречает начальник отдела протокола
Губернатора, провожает в комнату переговоров и определяет порядок
размещения гостей и участников переговоров.
Представители средств массовой информации, как правило, проводят
протокольную съемку мероприятия не более 5 минут и покидают комнату
переговоров.
Участникам приема предлагаются кофе или чай и прохладительные
напитки.
После окончания приема возможен обмен сувенирами, однако этот
вопрос должен быть заранее оговорен организаторами с протокольными
службами гостей и Губернатора. При обмене подарками и сувенирами
должен быть соблюден принцип паритетности в их количестве и цене. Все
сувениры должны иметь региональную специфику в соответствии с
Положением о памятном и ценном подарках Губернатора Астраханской
области, утверждаемым постановлением Губернатора.
По итогам приема организатор и переводчик (если он принимал
участие во встрече) составляют отчет, который представляется в течение
3 дней в секретариат Губернатора области.
Встречи и беседы делегаций в расширенном составе проводятся, как
правило, в малом зале Администрации области в соответствии с
представленным выше порядком. Кроме этого, организатор мероприятия
определяет совместно с отделом протокола Губернатора порядок
размещения участников встречи, изготавливает и устанавливает на столе
именные карточки в соответствии с утвержденной схемой размещения
участников. На столах устанавливаются прохладительные напитки. Чай и
кофе не подаются.
Если планируется подписание совместных итоговых документов,
организатор приема осуществляет совместно с отделом протокола
Губернатора комплекс мероприятий по подписанию документов в
соответствии с утверждаемым Губернатором церемониалом.
По итогам встречи в расширенном составе ее организаторы и
переводчик (если он принимал участие во встрече) составляют отчет,
представляемый в течение 3 дней в секретариат Губернатора области.
3. Организация и проведение встреч и бесед
Губернатора Астраханской области
Организационное и протокольное обеспечение официальных встреч и
бесед Губернатора с руководителями органов исполнительной власти
области, территориальных органов федеральных органов исполнительной
власти и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и
организаций области, а также с депутатами, представителями
политических партий и общественных объединений возлагается на отдел
протокола Губернатора.
Заявки на включение в план работы Губернатора встреч и бесед с
Губернатором заблаговременно направляются в отдел протокола
Губернатора в соответствии с настоящим регламентом.
Встречи и беседы проводятся в рабочем кабинете или в кабинете
переговоров Губернатора. Поручения и указания Губернатора фиксируются
его помощником, оформляются в письменном виде и контролируются теми
лицами, на которых эту обязанность возложит Губернатор.
4. Организация и проведение приемов Губернатора
Астраханской области
Заявка на включение в план работы Губернатора Губернаторского
приема заблаговременно направляется организатором в отдел протокола
Губернатора.
Решение о проведении Губернаторского приема принимает Губернатор.
Губернаторские приемы проводятся Губернатором в честь глав или членов
правительств, деятелей науки, культуры, искусства или прибывшей в
область делегации, ознаменования событий и памятных дат,
профессиональных праздников, по другим основаниям.
Материалы к церемонии проведения Губернаторского приема (порядок
ведения, сценарный план, приветственное слово Губернатора и др.)
организатор представляет в отдел протокола Губернатора в порядке,
указанном в настоящем регламенте.
Губернаторский прием проводится организатором совместно с отделом
протокола Губернатора в соответствии с утверждаемым Губернатором
церемониалом.
5. Организация и проведение визитов Губернатора
Астраханской области
Официальные визиты Губернатора планируются Департаментом. Решение
об осуществлении визита принимает Губернатор.
После принятия решения Департамент согласовывает с принимающей
стороной сроки и основные элементы программы визита.
Прорабатываются вопросы времени и места прибытия делегации,
сценарий церемонии официальной встречи (проводов) и предполагаемый
состав участников. Определяются места проживания официальной
делегации, время и места проведения переговоров, встреч и бесед,
перевода, протокольных мероприятий (завтраки, обеды, посещение
демонстрационных объектов, публичные выступления, записи в книге
почетных гостей, культурная программа) и процедурные вопросы посещения
памятных мест, возложения венков, букетов и корзин с цветами, обмена
подарками и сувенирами.
Заранее рассматриваются финансовые условия размещения,
обслуживания и транспортного обеспечения делегации.
В состав официальных и сопровождающих Губернатора лиц, как
правило,входят:
- один из заместителей Главы Администрации области, курирующий
основные вопросы визита;
- начальник Департамента (или его заместитель);
- специалисты органов исполнительной власти Астраханской области;
- начальники структурных подразделений аппарата Губернатора и
руководители органов исполнительной власти области, включение которых
в состав делегации зависит от повестки дня переговоров.
Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лиц
готовятся Департаментом.
После утверждения состава делегации Губернатором Департамент
разрабатывает документы организационного характера, включая подробные
справочные материалы о городах, в которых будет проходить визит, обо
всех упомянутых в программе объектах посещения; вносит предложения о
памятных подарках для вручения от имени Губернатора; занимается
оформлением въездных виз для членов делегации.
Не менее чем за сутки до начала визита все материалы,
подготовленные Департаментом и организаторами, представляются в отдел
протокола Губернатора. После их обработки материалы к визиту
передаются на ознакомление Губернатору.
6. Организация и проведение заседаний и совещаний
при Губернаторе Астраханской области
Порядок организации и проведения совещаний и заседаний
совещательных органов при Губернаторе области устанавливается
Регламентом работы Губернатора Астраханской области.
Структурные подразделения аппарата Губернатора, органы
исполнительной власти области, территориальные органы федеральных
органов исполнительной власти, организации, учреждения, ежемесячно в
срок до 20 числа представляют в отдел протокола Губернатора план
наиболее значимых мероприятий, в которых предполагается участие
Губернатора. После анализа представленной информации отдел протокола
Губернатора включает их в месячный план мероприятий, который
утверждается Губернатором.
Месячный план конкретизируется в недельных планах работы
Губернатора, которые составляются отделом протокола Губернатора с
учетом корректив, вносимых организаторами, не позднее чем за неделю до
проведения мероприятия.
Включение заседаний в ежедневный план работы Губернатора
производится лишь после представления в отдел протокола Губернатора
всех материалов к совещанию, в котором предполагается участие
Губернатора.
Порядок проведения совещаний определяется непосредственно
Губернатором.
После проведения совещания, в том числе и выездного заседания,
при необходимости в трехдневный срок организаторами составляется и
оформляется протокол заседания, который представляется для
корректировки в отдел протокола Губернатора и утверждается
Губернатором. Протокол или выписки из него с конкретными решениями или
поручениями и сроками выполнения рассылаются организаторами указанным
в нем исполнителям. Подлинник протокола остается для хранения и
организации контроля исполнения в отделе протокола Губернатора.
Если протокол не составляется, но в ходе заседания Губернатором
были даны конкретные поручения или указания, они оформляются в
письменном виде организаторами, представляются в секретариат
Губернатора области и после утверждения Губернатором направляются
конкретным исполнителям.
Выяснение решений или поручений, принятых на совещаниях,
контролируется ответственным лицом, указанным в протоколе совещания.