Приложение к Постановлению от 08.05.2009 г № 205-П Порядок
Порядок внедрения единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти астраханской области
1.Общие положения и понятия
В настоящем Порядке используются следующие положения и понятия:
- система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Астраханской области (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая автоматизированный процесс документооборота и делопроизводства в администрации Губернатора Астраханской области, исполнительных органах государственной власти Астраханской области;
- автоматизированное рабочее место СЭД (АРМ СЭД) - программно-технический комплекс, предназначенный для подключения к СЭД;
- координатор СЭД - структурное подразделение или организация, осуществляющие координацию работ по развитию СЭД в части издания нормативных правовых актов Астраханской области и контроля их исполнения. Координатором СЭД является администрация Губернатора Астраханской области;
- группа технической поддержки СЭД - структурное подразделение или организация, осуществляющие техническое сопровождение СЭД, не требующее корректировок программного кода и структуры базы данных. Функции группы технической поддержки возлагаются на государственное учреждение Астраханской области "Центр информационной компетенции";
- заказчик СЭД - структурное подразделение или организация, осуществляющие заключение государственного контракта на работы по внедрению СЭД в исполнительных органах государственной власти Астраханской области. Заказчиком СЭД на этапе пилотной эксплуатации является агентство по печати и информационным коммуникациям Астраханской области, в дальнейшем - исполнительный орган государственной власти Астраханской области, инициирующий проведение работ по модернизации СЭД;
- исполнитель работ по СЭД - организация, осуществляющая работы по дополнительной настройке, развитию или модернизации СЭД. Данная организация должна обладать сертификатом разработчика платформы СЭД "Directum", на базе которого разработана СЭД. Исполнитель работ по СЭД определяется в соответствии с действующим законодательством о размещении государственного заказа. Исполнителем работ по СЭД на этапе пилотной эксплуатации является Астраханский филиал ОАО "АйСиЭл КПО ВС";
- администратор СЭД - структурное подразделение или организация, назначенные ответственным за администрирование и поддержку серверов СЭД. Функции администратора СЭД возлагаются на государственное учреждение Астраханской области "Центр информационной компетенции";
- пользователь СЭД - исполнительный орган государственной власти Астраханской области, государственное учреждение Астраханской области или орган местного самоуправления Астраханской области, подключенные к СЭД;
- оператор СЭД - сотрудник пользователя СЭД, уполномоченный на выполнение функций в СЭД;
- локальный администратор пользователя СЭД - специалист или специалисты пользователя СЭД, назначенные ответственными за техническое сопровождение и поддержку АРМ СЭД пользователя.
2.Основные этапы внедрения СЭД
2.1.Первое полугодие 2009 года - пилотная эксплуатация СЭД в исполнительных органах государственной власти Астраханской области. Ответственные: заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД, подразделения координатора СЭД.
2.2.Апрель - май 2009 года - модернизация программной платформы СЭД. Переход на версию Enterprise (без ограничений по численности рабочих мест). Ответственные: координатор СЭД, заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД.
2.3.Апрель - май 2009 года - установка дополнительных пользовательских версий на рабочих местах руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области. Расширение числа АРМ СЭД, подключенных к СЭД. Ответственные: координатор СЭД, заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД, пользователи СЭД, администратор СЭД.
2.4.II квартал 2009 года - разработка группой технической поддержки совместно с рабочей группой по регламентированию процессов создания, внедрения, модернизации и эксплуатации информационных систем и типовых автоматизированных рабочих мест сотрудников исполнительных органов государственной власти Астраханской области, проектов регламентов, определяющих конфигурацию АРМ СЭД и основные правила работы в СЭД. Контроль соблюдения разработанных регламентов возлагается на координатора СЭД совместно с группой технической поддержки СЭД. Ответственные: координатор СЭД, группа технической поддержки СЭД, пользователи СЭД.
2.5.В течение 2009 года - расширение числа автоматизированных рабочих мест, подключение к СЭД заместителей руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области, руководителей структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Астраханской области. Ответственные: координатор СЭД, группа технической поддержки СЭД, пользователи СЭД, администратор СЭД.
2.6.III, IV кварталы 2009 года - внедрение технологии электронной цифровой подписи. Ответственные: координатор СЭД, заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД, пользователи СЭД, администратор СЭД.
2.7.С IV квартала 2009 года - внедрение модулей: "Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Астраханской области", "Подготовка и согласование проектов правовых актов Правительства Астраханской области", "Исходящая корреспонденция", "Протоколы заседаний Правительства Астраханской области", "Протоколы еженедельных совещаний Губернатора Астраханской области", "Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области", "Договоры и соглашения", "Архив". Ответственные: координатор СЭД, исполнитель работ по СЭД, администратор СЭД.
3.Регистрация и учет входящих и исходящих документов
3.1.Регистрация документов, поступающих на имя Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области, их сканирование и направление электронной версии в соответствующий секретариат осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.
3.2.Введение резолюций руководства (контролера и других исполнителей), текста резолюции, даты резолюции, плановой даты исполнения, отметки о необходимости возврата документа, формирование задачи и направление по маршруту электронной версии документа осуществляются в секретариатах Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области.
3.3.Проверка правильности ввода резолюций, введение информации о местонахождении документа осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.
3.4.Введение информации об исполнении на этапе пилотной эксплуатации СЭД осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области, в дальнейшем - исполнителями (сотрудниками секретариатов руководителей, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации Губернатора Астраханской области).
3.5.Снятие с контроля исполненных документов и ввод информации о списании их в дело осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора области.
3.6.На основании данных о прохождении документов управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области ежемесячно готовится информация об исполнении поручений по служебной корреспонденции.
3.7.Регистрация исходящих инициативных документов и документов-ответов на входящую служебную корреспонденцию от имени Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.
На пилотной стадии эксплуатации СЭД электронный документооборот сопровождается документами на бумажном носителе.
4.Регистрация и учет