Приложение к Постановлению от 08.11.2010 г № 8712 Административный регламент
Административный регламент администрации города Астрахани по исполнению муниципальной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию города Астрахани, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции - "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию города Астрахани, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок" (далее - муниципальная функция).
Административный Регламент администрации города Астрахани по исполнению муниципальной функции (далее - административный Регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур при исполнении муниципальной функции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Административный Регламент размещается в сети Интернет на официальном сайте администрации города Астрахани www.astrgorod.ru (далее - официальный сайт администрации города Астрахани) в государственных информационных системах http://www.gosuslugi.astrobl.ru, http://www.gosuslugi.ru (далее - региональный, федеральный порталы).
1.2.Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 1993, N 237; 2008, N 207; 2009, N 7 Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, N 1, N 1, ст. 2, N 4, ст. 445);
- Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"; ("Собрание законодательства РФ", 06.10.2003, N 40, ст. 3822, 2004, N 25, ст. 2484, 2004, N 33, ст. 3368, 2005, N 1 (часть 1), ст. 9, 2005, N 1 (часть 1), ст. 12, 2005, N 1 (часть 1), ст. 17, 2005, N 1 (часть 1), ст. 25, 2005, N 1 (часть 1), ст. 37, 2005, N 17, ст. 1480, 2005, N 27, ст. 2708, 2005, N 30 (ч. 1), ст. 3104, 2005, N 30 (ч. 1), ст. 3104, 2005, N 30 (ч. 1), ст. 3108, 2005, N 42, ст. 4216, 2006, N 1, ст. 9, 2006, N 1, ст. 10, 2006, N 1, ст. 17, 2006, N 6, ст. 636, 2006, N 8, ст. 852, 2006, N 23, ст. 2380, 2006, N 30, ст. 3296, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3427, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3452, 2006, N 43, ст. 4412, 2006, N 49 (1 ч.), ст. 5088, 2006, N 50, ст. 5279, 2007, N 1 (1 ч.), ст. 21, 2007, N 10, ст. 1151, 2007, N 18, ст. 2117, 2007, N 21, ст. 2455, 2007, N 25, ст. 2977, 2007, N 26, ст. 3074, 2007, N 30, ст. 3801, 2007, N 43, ст. 5084, 2007, N 45, ст. 5430, 2007, N 46, ст. 5553, 2007, N 46, ст. 5556, 2008, N 24, ст. 2790, 2008, N 30 (ч. 2), ст. 3616, 2008, N 48, ст. 5517, 2008, N 49, ст. 5744, 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6229, 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6236, 2009, N 19, ст. 2280, 2009, N 48, ст. 5711, 2009, N 48, ст. 5733, 2009, N 52 (1 ч.), ст. 6441, 2010, N 15, ст. 1736, 2010, N 31, ст. 4160, 2010, N 31, ст. 4206;
- Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Уставом муниципального образования "Город Астрахань" ("Горожанин", 2004, N 47, 2005, N 13, 2006, N 21, 2007, N 6, 2007 N 16, 2008, N 52, 2009, N 13, 2009, N 28, 2010, N 1, 2010, N 14 (1076), 2010, N 27, 2010, N 35 (1097);
- Постановлением мэра города Астрахани от 11.09.2006 N 1663-м "Об утверждении Регламента администрации города Астрахани" (опубликован не был);
- Постановлением мэра города Астрахани от 04.03.2010 N 1257-м "О Порядке разработки административных регламентов исполнения муниципальных функций" ("Горожанин" (Плюс четыре) 2010, N 13);
- Решением Городской Думы муниципального образования "Город Астрахань" от 28.06.2007 N 75" Об утверждении Положения об администрации города Астрахани" ("Горожанин", N 8, 14.07.2006);
- Постановлением мэра города Астрахани от 18.09.2007 N 4000-м "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в администрации города Астрахани" (документ опубликован не был);
1.3.Исполнение муниципальной функции осуществляется отделом по обращениям граждан управления по связям с общественностью администрации города Астрахани (далее - отдел).
Ответственными за исполнение муниципальной функции являются уполномоченные должностные лица отдела (далее - должностные лица).
1.4.Получателями муниципальной функции являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства (далее - заявители). От имени заявителя могут выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с органами местного самоуправления (далее - заявители).
1.5.Результатом исполнения муниципальной функции является разрешение по существу всех поставленных в индивидуальных и коллективных, письменных и устных обращениях заявителей вопросов, принятие необходимых мер и направление письменного ответа в установленный срок либо с согласия заявителя устного ответа на обращение в ходе личного приема, либо перенаправление обращения в другое компетентное структурное подразделение или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов с уведомлением заявителя о переадресации обращения.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции.
2.1.1.Местонахождение отдела по обращениям граждан:
Адрес: 414000, г. Астрахань, ул. Чернышевского, 4, каб. 11, 12, 13.
Телефоны: (8512) 22-09-21, 22-53-29; факс (8512) 22-57-37.
Адрес электронной почты администрации города: munic@astranet.ru.
Адрес электронной почты отдела: otpisem@30gorod.ru.
График работы отдела: понедельник - пятница с 8.30 до 17.30,
перерыв - с 13.00 до 14.00, выходные дни - суббота и воскресенье.
Адрес официального сайта администрации города Астрахани в сети Интернет: www.astrgorod.ru
2.1.2.На официальном сайте администрации города Астрахани размещается следующая информация:
- место нахождения отдела;
- номера телефонов для справок, адреса электронной почты;
- перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами в рамках исполнения муниципальной функции;
- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение муниципальной функции.
2.1.3.Порядок получения информации заявителями по вопросам исполнения муниципальной функции.
Информирование об исполнении муниципальной функции осуществляется должностными лицами.
Должностные лица отдела осуществляют информирование по следующим направлениям:
- о местонахождении и графике работы отдела;
- о справочных телефонах отдела;
- об адресе официального сайта администрации города в сети Интернет, адресе электронной почты отдела;
- о возможности исполнения муниципальной функции в электронном виде через интернет-приемную администрации города Астрахани;
- о порядке получения информации заявителями по вопросам исполнения муниципальной функции, в том числе о ходе исполнения муниципальной функции;
- о порядке, форме и месте размещения указанной в абзацах с четвертого по восьмой настоящего подпункта информации.
Основные требования при информировании заявителей:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации.
Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 10 минут.
2.1.4.Информирование заявителей об исполнении муниципальной функции осуществляется в форме:
- непосредственного общения заявителя (при личном обращении либо по телефону) с должностными лицами, ответственными за консультацию, по направлениям, предусмотренным подпунктом 2.1.3 пункта 2.1 административного Регламента;
- письменного информирования заявителей (почтой, посредством факсимильной связи либо по электронной почте, указанной в обращении);
- информационных материалов, которые размещаются в сети Интернет на официальном сайте администрации города Астрахани и региональном и федеральном порталах;
- информационных материалов, которые размещаются на информационных стендах в помещении отдела.
2.1.5.Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с заявителями:
- при ответе на телефонные звонки должностное лицо представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование отдела, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;
- при личном обращении заявителей должностное лицо должно представиться, указать фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;
- в конце консультирования (по телефону или лично) должностное лицо, осуществляющее консультирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые следует принять заявителю (кто именно, когда и что должен сделать);
- письменный ответ на обращения, в том числе в электронном виде, дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица отдела, исполнившего ответ на обращение.
2.1.6.На информационных стендах отдела размещаются следующие информационные материалы:
- сведения о перечне исполняемых муниципальных функций;
- образцы заполнения документов;
- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур (приложение 1 к административному Регламенту);
- адрес, номера телефонов и факса, график работы отдела, адрес электронной почты администрации города и отдела, адреса регионального и федерального порталов.
- график личного приема заявителей должностными лицами;
- перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции;
- административный Регламент;
- необходимая оперативная информация об исполнении муниципальной функции.
При изменении условий и порядка исполнения муниципальной функции информация об изменениях должна быть выделена цветом и пометкой "Важно".
Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется оборудовать информационные стенды карманами формата А4, в которых размещать информационные листки.
Текст материалов, размещаемых на стендах, должен быть напечатан удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделены.
2.2.Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции.
2.2.1.Заявители могут обращаться в отдел лично, а также направлять в отдел как индивидуальные, так и коллективные обращения.
В соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в отдел поступают следующие виды обращений граждан (далее - обращение):
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
При этом к обращениям могут быть приложены копии документов, подтверждающие доводы, изложенные в обращениях заявителей.
Заявитель вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2.5 административного Регламента.
Письменные обращения заявителей могут содержать жалобы на действия (бездействие) должностных лиц отдела в ходе исполнения муниципальных функций, предоставления муниципальных услуг в установленной сфере деятельности, в том числе в ходе исполнения муниципальной функции, предусмотренной настоящим административным Регламентом.
2.2.2.Общие требования к оформлению документов, представляемых для исполнения муниципальной функции:
Письменное обращение заявителя составляется в произвольной форме рукописным или машинописным способом и в обязательном порядке должно содержать:
- наименование органа местного самоуправления либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
- почтовый адрес заявителя, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;
- суть предложения, заявления, жалобы;
- личную подпись заявителя;
- дату написания.
Образец оформления письменного обращения приведен в приложении 2 к административному Регламенту.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению документы и материалы (подлинники либо их копии).
Обращение, поступившее в отдел (в виде электронных документов), должно соответствовать требованиям, установленным настоящим подпунктом административного Регламента, за исключением личной подписи заявителя, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном административным Регламентом. Адрес электронной почты заявителя и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.
Документы и материалы, прилагаемые к обращению в виде электронных документов, должны быть отсканированы в общедоступном графическом формате (pdf, gif, tiff).
2.2.3.Порядок обращения в отдел при подаче документов.
Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем, его законным представителем, поступить по почте, посредством факсимильной связи, по электронной почте, через интернет-приемную администрации города Астрахани, по телеграфу, на личном приеме.
Прием заявителей для подачи обращений осуществляется в соответствии с графиком работы отдела.
Устные обращения заявителей могут также поступать при проведении "прямых эфиров" руководителей на радио и телевидении, по телефону "горячей линии", которые рассматриваются в порядке, установленном настоящим административным Регламентом.
Для приема обращений граждан в виде электронных документов через интернет-приемную администрации города Астрахани применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями.
2.3.Сроки исполнения муниципальной функции.
2.3.1.Исполнение муниципальной функции осуществляется отделом в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
Срок исполнения муниципальной функции складывается из следующих сроков:
прием и первичная обработка поступивших обращений (в течение 1 дня);
регистрация поступивших обращений в течение 3-х дней, а в случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями);
рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направления ответа (в течение 30 дней со дня регистрации обращения, а в случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения);
личный прием заявителей, в том числе:
организация личного приема заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города и заместителями мэра города (в течение 30 дней со дня регистрации обращения заявителя с просьбой о личном приеме);
проведение личного приема заявителей мэром города Астрахани (в течение тридцати минут).
2.3.2.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения (приложение 3 к административному Регламенту).
2.3.3.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение 7 дней со дня его регистрации в отделе обращение подлежит направлению в соответствующий орган в соответствии с его компетенцией.
2.4.Основание для продления срока рассмотрения обращения.
В случае направления в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, руководитель соответствующего структурного подразделения продлевает срок рассмотрения письменных обращений, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.
2.5.Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции. Заявитель вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением следующих случаев:
- в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
- в обращении обжалуется судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральными законами тайну;
- в ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно направить обращение в администрацию города либо соответствующему должностному лицу.
2.6.Требования к местам исполнения муниципальной функции:
- места, в которых исполняется муниципальная функция, оборудуются средствами пожаротушения и оказания первой медицинской помощи;
- здания и помещения, в которых исполняется муниципальная функция, содержат секторы для информирования, ожидания и для приема заявителей;
- секторы для информирования заявителей оборудуются информационными стендами, организованными в соответствии с требованиями подпункта 2.1.6 пункта 2.1 административного Регламента;
- сектор ожидания оборудуется местами для сидения, а также столами (стойками) для возможности оформления документов с наличием в указанных местах бумаги, ручек для записи информации, образцов заявлений;
- сектор ожидания должен иметь свободный доступ к туалету в рабочее время, в период с октября по май в местах ожидания размещаются специальные напольные вешалки для одежды;
- сектор для проведения личного приема оборудуется системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения.
2.7.Требования к исполнению муниципальной функции.
Муниципальная функция исполняется бесплатно.
3.Административные процедуры
3.1.Последовательность административных процедур, выполняемых при исполнении муниципальной функции, показана на блок-схеме в приложении 1 к административному Регламенту.
3.2.Исполнение муниципальной функции по обеспечению своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- прием и первичная обработка поступивших обращений;
- регистрация поступивших обращений;
- рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направление ответа заявителю.
3.3.Исполнение муниципальной функции по организации приема заявителей включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- организация личного приема заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями мэра города;
- проведение личного приема заявителей мэром города Астрахани.
3.4.Прием и первичная обработка поступивших обращений.
3.4.1.Основанием для начала административного действия по приему и первичной обработке поступивших обращений является поступление в администрацию города письменного либо устного обращения, а также поступление обращения заявителя с сопроводительным документом из других органов для рассмотрения.
3.4.2.Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем, его представителем, поступить по почте, посредством факсимильной связи, через официальный сайт администрации города Астрахани, через региональный или федеральный порталы, по телеграфу, на личном приеме.
3.4.3.Прием обращений, доставленных непосредственно заявителем или его представителем, должностными лицами отдела, ответственными за регистрацию письменных обращений.
Прием обращений, доставленных непосредственно заявителем или его представителем, поступивших по почте, посредством факсимильной связи, по телеграфу, осуществляется должностным лицом отдела, ответственным за регистрацию письменных обращений. На копии или втором экземпляре письменного обращения ставится отметка о принятии с указанием даты, росписи лица, принявшего заявление, номера телефона и штамп отдела.
3.4.4.Письменные обращения в виде электронных документов, направленные по электронной почте отдела, через официальный сайт администрации города Астрахани, через региональный или федеральный порталы, принимаются должностным лицом отдела, ответственным за прием электронных сообщений, переносятся на бумажный носитель с проставлением на них даты поступления и передаются в течение одного рабочего дня должностному лицу отдела, осуществляющему регистрацию обращений. При этом заявителю по адресу электронной почты, указанному им в обращении, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано с указанием даты регистрации и будет рассмотрено в 30-дневный срок со дня его регистрации, за исключением случаев, установленных пунктом 2.5 административного Регламента.
3.4.5.Обращения, поступившие в виде электронного сообщения через интернет-приемную на официальный сайт органов местного самоуправления города Астрахани, принимаются должностными лицами отдела.
3.4.6.Письменные обращения, полученные на личном приеме мэра города Астрахани, вице-мэров города, заместителей мэра города, а также устные обращения, занесенные на личном приеме в карточку личного приема гражданина (приложение 4 к административному Регламенту), регистрируются должностными лицами отдела.
3.4.7.Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений является передача их должностному лицу, ответственному за регистрацию обращений.
3.4.8.Срок административного действия - не более одного дня.
3.5.Регистрация поступивших обращений.
3.5.1.Все поступившие в отдел обращения, независимо от способа их доставки, подлежат обязательной регистрации в отделе в течение трех дней с момента поступления в автоматизированном режиме в базе данных "Кодекс: письма и обращения граждан" (далее - база данных).
3.5.2.Регистрации подлежат все поступившие в администрацию города обращения, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений.
3.5.3.Регистрация обращений заявителей осуществляется должностными лицами отдела.
3.5.4.Должностное лицо отдела, ответственное за регистрацию и обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письменного обращения либо карточки личного приема гражданина проставляет регистрационный штамп отдела с указанием присвоенного обращению регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- при регистрации указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес, количество листов в обращении, данные о наличии приложений. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ;
- в регистрационно-контрольной карточке автоматизированной базы данных указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес, количество листов в обращении, данные о наличии приложений. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ;
- при оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области, Городской Думы МО "Город Астрахань", из государственных органов, средств массовой информации, общественных организаций и др., напечатанные на бланке и имеющие подпись, первыми пишутся фамилия, имя, отчество заявителя с указанием его почтового адреса, при этом в автоматизированной базе данных в поле "Куда адресовал заявитель" окна "Корректировка реквизитов обращений" указывает организацию, направившую обращение, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- знакомится с содержанием обращения, определяет его тематику, выявляет поставленные заявителем вопросы и отмечает в базе данных:
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- в регистрационно-контрольной карточке базы данных вводит фамилию должностного лица, кому направляется обращение на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей, составляет и вводит аннотацию обращения. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;
- осуществляет ввод в регистрационно-контрольную карточку базы данных необходимых примечаний.
В случае, предусмотренном абзацем третьим пункта 2.5 административного регламента, должностное лицо, ответственное за регистрацию обращений, подшивает данное обращение в дело. На рассмотрение данное обращение не передается и ответ заявителю не дается.
В случае, предусмотренном в абзаце шестом пункта 2.5 административного регламента, обращение не рассматривается, ответ на обращение не дается. При этом, если фамилия и почтовый адрес заявителя поддается прочтению, должностное лицо отдела, ответственное за регистрацию обращений, в течение семи дней со дня регистрации обращения в общем отделе сообщает заявителю об этом.
3.5.5.Результатом выполнения административного действия по регистрации поступивших письменных обращений заявителей является регистрация обращения в базе данных и подготовка обращения заявителя к передаче на резолюцию уполномоченному должностному лицу.
3.5.6.Срок административного действия по регистрации не может превышать трех дней со дня поступления обращения.
3.6.Рассмотрение письменного обращения принятие по нему решения и направление ответа.
3.6.1.Основанием для начала административной процедуры является регистрация письменного обращения.
3.6.2.Должностное лицо отдела, регистрирующее входящую корреспонденцию, в день регистрации направляет письменное обращение на рассмотрение должностному лицу, а далее на основании резолюции должностного лица непосредственно в соответствующие структурные подразделения для рассмотрения и подготовки ответа заявителям.
3.6.3.Обращение заявителя, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц отдела не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа заявителю. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд согласно разделу 5 административного Регламента.
3.6.4.В случаях, когда обращение заявителя направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям администрации города Астрахани, ответственным исполнителем является должностное лицо структурного подразделения администрации города Астрахани, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право сбора соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа заявителю.
Подготовка проекта ответа осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, после чего передается на подпись руководителю структурного подразделения. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ.
Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
3.6.5.Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки, рассматриваются незамедлительно.
3.6.6.В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в срок до 3-х дней с даты его регистрации возвращает его в отдел для внесения соответствующих изменений в базе данных и передачи обращения по принадлежности.
3.6.7.В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, ответственный исполнитель структурного подразделения запрашивает необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.
При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы работники соответствующих структурных подразделений.
Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается руководителем структурных подразделений, ответственных за исполнение.
При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются служебной запиской на имя руководителя структурного подразделения, ответственного за исполнение.
3.6.8.При рассмотрении обращения, отнесенного к предложениям, исполнитель определяет, какие конкретные предложения содержатся в обращении. В отношении каждого предложения производится оценка возможности его принятия.
При проведении данной оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящегося к компетенции структурного подразделения;
- материальные и денежные затраты на реализацию предложения;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса, которого касается предложение.
С учетом результатов анализа предложения в отношении отмеченных обстоятельств по согласованию с руководителем структурного подразделения принимается решение о принятии или непринятии предложения.
Принятые предложения учитываются в ходе проводимых в установленном порядке работ по совершенствованию регулирования вопросов, затронутых предложением.
О результатах рассмотрения предложения сообщается гражданину. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.
3.6.9.При рассмотрении обращения, отнесенного к заявлениям, ответственный исполнитель выделяет действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает, проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения.
Если установлено, что имеются достаточные основания для совершения действия, указанного в заявлении, принимаются меры для удовлетворения заявления: результаты проведенного анализа докладываются руководителю структурного подразделения, который дает соответствующие поручения по совершению испрашиваемого действия, в результате исполнения которого заявителю направляется соответствующий ответ.
В случае, если в заявлении содержится сообщение о недостатках в деятельности структурного подразделения, проверяется обоснованность этой критики.
3.6.10.При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, ответственный исполнитель анализирует обоснованность каждого из мотивов, приведенных в жалобе, то есть проверяет, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника(ов) структурного подразделения положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.
Если в результате проведенного анализа факты, приведенные в жалобе, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, подтверждаются, жалоба признается обоснованной.
В случае признания жалобы обоснованной результаты рассмотрения и предложения по устранению причин допущенных нарушений докладываются руководителю ответственного структурного подразделения.
Если жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по восстановлению нарушенных прав обратившегося заявителя и ему сообщается о результатах.
Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
3.6.11.В случае, предусмотренном абзацем четвертым пункта 2.5 административного регламента, должностное лицо, определенное в качестве ответственного исполнителя, в течение 7 дней со дня регистрации обращения в отделе возвращает обращение заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле.
3.6.12.В случае, предусмотренном абзацем пятым пункта 2.5 административного Регламента, обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом заявителю, направившему обращение, ответственным исполнителем обращения сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
3.6.13.В случае, предусмотренном абзацем седьмым пункта 2.5 административного регламента, руководитель ответственного структурного подразделения вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, при этом ответственный исполнитель направляет заявителю уведомление о прекращении с ним переписки.
3.6.14.При наличии оснований, предусмотренных абзацем восьмым пункта 2.5 административного регламента, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральными законами тайну.
3.6.15.Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.
Ответы на обращения заявителей подписываются руководителем ответственного структурного подразделения.
Исполнитель и руководитель ответственного структурного подразделения, подписавший ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.
Вносить какие-либо изменения в содержание подписанного ответа без разрешения руководителя структурного подразделения запрещается.
После завершения рассмотрения письменного обращения структурным подразделением и оформления ответа подлинник обращения, копия ответа или проект ответа (в зависимости от резолюции) на обращение и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются в отдел, где ответственным за административное действие должностным лицом проверяется правильность оформления ответа и краткое содержание ответа заносится в базу данных.
В зависимости от резолюции проект ответа передается на подпись или списание "в дело" мэру городу, вице-мэрам, заместителям мэра города, руководителем отдела.
Оформленные надлежащим образом ответы на обращения, принятые непосредственно от заявителя либо полученные по почте, исполнитель направляет заявителю по каналам почтовой связи, а в случае личной явки заявителя выдает ответ на руки заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Отправку ответов заявителям почтовой связью осуществляет должностное лицо ответственного структурного подразделения. Перед отправкой проверяет наличие подписей, приложений.
В случае, если обращение было получено через официальный сайт администрации города Астрахани, ответ также направляется и на электронный адрес, указанный в обращении, исполнителем структурного подразделения, готовившим ответ.
3.6.16.Обращения граждан, ответы и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в структурном подразделении, определенном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации города Астрахани.
Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом в текущем архиве в течение пяти лет.
По истечении сроков хранения в архиве соответствующие обращения и материалы их рассмотрения, в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации города Астрахани, уничтожаются в установленном порядке.
3.6.17.Результатом выполнения административного действия является принятие решения по результатам рассмотрения письменного обращения и направление ответа заявителю.
3.6.18.Срок административного действия - не более тридцати дней со дня регистрации обращения.
3.7.Личный прием заявителей.
3.7.1.Организация личного приема заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями мэра города.
Основанием для действий по организации личного приема является устное (по телефонам отдела либо при непосредственном обращении в отдел или письменное (направленное по почте, через официальный сайт администрации города Астрахани, посредством факсимильной связи, через региональный или федеральный портал, врученное непосредственно заявителем) обращение заявителя в отдел с просьбой о личном приеме мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями города.
В случае, если заявитель обращается с просьбой на личный прием впервые, рекомендуется обратиться в письменной форме.
Личный прием заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями мэра города осуществляется в соответствии с графиком приема граждан, ежегодно утверждаемым распоряжением мэра города.
Утвержденный график приема заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями мэра города размещается на официальном сайте администрации города и на информационном стенде отдела.
Дата приема заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями города не должна быть назначена позднее 30 дней с даты регистрации в отделе обращения заявителя с просьбой о личном приеме.
Организацию приема заявителей мэром города Астрахани вице-мэрами города, заместителями мэра города осуществляет должностное лицо отдела, ответственное за организацию приема заявителей.
Предварительная запись на прием заявителей к мэру города Астрахани, вице-мэрам города, заместителям мэра города производится должностным лицом отдела, ответственным за организацию приема заявителей, в рабочем порядке на основании обращений заявителей, а также по поручению руководителя отдела, на каждый прием записывается не более 10 человек.
Должностное лицо отдела, ответственное за выполнение административного действия, проверяет у заявителя документ, удостоверяющий личность, заносит все необходимые сведения в регистрационно-контрольную карточку личного приема гражданина (далее - карточка) (приложение 4 к административному Регламенту).
Дата и время приема заявителей определяются в соответствии с утвержденным графиком приема и с учетом фактического рабочего плана мэра города Астрахани, вице-мэров города, заместителей мэра города.
В случае необходимости руководитель дает поручение должностным лицам структурных подразделений о подготовке материалов по рассматриваемому вопросу к дате приема.
За день до приема вице-мэров, заместителей мэра карточки и имеющаяся переписка передаются в соответствующие приемные.
После приема карточки передаются в отдел для отправки на исполнение. Контроль за исполнением поручений с личного приема граждан осуществляется отделом.
Информация о времени и месте их приема доводится до сведения заявителей должностным лицом, ответственным за организацию личного приема устно (по телефону или лично), а в случае невозможности устного информирования - письменно (по почте).
В случае, если обращение с просьбой о записи на прием пришло через официальный сайт администрации города, то информирование о дате и месте личного приема осуществляется должностным лицом, ответственным за организацию приема заявителей, одним из вышеуказанных доступных способов (устно либо письменно), а также путем направления письма в виде электронного документа в адрес электронной почты заявителя должностным лицом, ответственным за организацию личного приема.
Результатом административного действия по организации личного приема является назначение даты и времени личного приема заявителя мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями мэра города.
Срок административного действия по организации личного приема заявителей составляет не более тридцати дней со дня регистрации в отделе обращения заявителя с просьбой о личном приеме.
3.7.2.Проведение личного приема мэром города Астрахани.
Основанием для начала административного действия по проведению личного приема является назначение даты и времени личного приема заявителя мэром города.
Заявители приглашаются на прием в порядке очередности, с учетом категории льгот и состояния здоровья заявителя, даты и времени обращения заявителя. Время ожидания в очереди не должно превышать 30 минут.
Подготовка документов для приема заявителей мэром города Астрахани возлагается на руководителя отдела. При необходимости по инициативе (руководителя отдела) к этой работе могут привлекаться работники других структурных подразделений, к ведению которых относится решение вопросов, содержащихся в обращении.
На приеме мэра города присутствует начальник отдела.
Во время личного приема мэром города Астрахани не допускается рассмотрение служебных вопросов. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях должностным лицом, обеспечивающим исполнение муниципальной функции, одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения заявителей.
Во время личного приема заявитель вправе обратится с обращением письменно или устно.
В случае, если интересующие заявителя факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточку личного приема граждан. В остальных случаях заявителю дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.
Во время личного приема заявитель имеет возможность сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, которое в установленном порядке также подлежит регистрации в отделе и рассмотрению в порядке, предусмотренном административным регламентом.
Содержание поручений структурным подразделениям по обращению заявителя на личном приеме заносится в карточку личного приема граждан.
После приема карточки передаются в отдел для последующей регистрации и отправки на исполнение. Контроль за исполнением поручений с личного приема граждан осуществляется отделом.
Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема заявителю дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточку личного приема гражданина.
По окончании приема мэр доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
Срок выполнения административного действия составляет не более 30 минут.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий при исполнении муниципальной функции осуществляется руководителем отдела.
Ответственность должностных лиц отдела закрепляется в их должностных инструкциях:
- за прием поступивших письменных обращений ответственность несет должностное лицо отдела, ответственное за прием документов;
- за регистрацию поступивших письменных обращений ответственность несет должностное лицо отдела, ответственное за регистрацию документов;
- за рассмотрение письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа ответственность несет должностное лицо отдела, ответственное за исполнение муниципальной функции, руководитель отдела;
- за направление обращения на рассмотрение в соответствии с поручением руководителей администрации города для принятия по нему решения и направления ответа заявителю ответственность несет должностное лицо отдела, ответственное за исполнение муниципальной функции;
- за организацию личного приема заявителей мэром города Астрахани, вице-мэрами города, заместителями мэра ответственность руководителем отдела несет должностное лицо отдела, ответственное за организацию личного приема заявителей;
- за проведение личного приема заявителей мэром города Астрахани ответственность несет непосредственно руководитель отдела.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами отдела положений административного Регламента.
4.2.Контроль полноты и качества исполнения муниципальной функции осуществляется руководителем отдела и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц отдела.
Периодичность проведения проверок полноты и качества исполнения муниципальной функции осуществляется на основании внутренних инструкций или по поручению начальника управления по связям с общественностью.
4.3.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4.Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения муниципальной функции
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.
5.2.Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной (в том числе электронной) форме на имя курирующего вице-мэра.
- по адресу: 414000, г. Астрахань, ул. Чернышевского, дом 4, отдел по обращениям граждан управления по связям с общественностью администрации города,
- по телефону/факсу: (8512) 22-57-37, 22-09-21, 22-53-29,
- по электронной почте администрации города: munic@astranet.ru,
- через официальный сайт администрации города Астрахани,
- по электронной почте отдела: otpisem@30gorod.ru,
- через интернет-приемную администрации города.
5.3.Заявитель в своей письменной жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в который направляет письменную жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица отдела, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей. Прием заявителей по жалобам в отделе осуществляют руководитель отдела и должностные лица отдела.
Прием заявителей иными должностными лицами проводится в соответствии с графиком работы отдела, предусмотренным подпунктом 2.1.1 пункта 2.1 административного Регламента.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Жалоба может быть подана через официальный сайт администрации города Астрахани. Требования, предъявляемые к жалобе в электронной форме, аналогичны требованиям к жалобе в письменной форме.
5.4.Письменная жалоба и жалоба в электронном виде должны быть рассмотрены (отдела, комитета, управления и т.п.) в течение 30 дней со дня их регистрации в (отделом, комитетом, управлением и т.п.). В исключительных случаях, когда для проверки и решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление руководителем (отдела, комитета, управления и т.п.) сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.
5.5.Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции, действия или бездействие должностных лиц, участвующих в исполнении муниципальной функции, в судебном порядке.
Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
5.6.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы.
Вице-мэр города
А.Б.ВЫБОРНОВ