Приложение к Распоряжению от 11.02.2011 г № 36-ПР Стандарт
Стандарт о командах проектов исполнительных органов государственной власти астраханской области
1.Общие положения
1.1.Настоящий Стандарт о командах проектов исполнительных органов государственной власти Астраханской области (далее - команды проектов) регламентирует порядок создания и организации деятельности указанных команд проектов.
1.2.В исполнительных органах государственной власти Астраханской области на каждый проект, прошедший предварительную оценку и экспертизу в порядке, установленном Правительством Астраханской области, в зависимости от его сложности создается команда проекта или назначается менеджер проекта.
1.3.Команды проектов являются временными организационными образованиями, создаваемыми в исполнительных органах государственной власти Астраханской области на период реализации проектов.
1.4.Команды проектов предназначены для разработки и успешной реализации конкретных проектов.
1.5.Команды проектов в своей деятельности руководствуются действующими федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Астраханской области, корпоративным стандартом управления проектами исполнительных органов государственной власти Астраханской области, а также настоящим Стандартом.
1.6.Команды проектов в своей деятельности подотчетны образовавшему их исполнительному органу государственной власти Астраханской области и координируются их проектными офисами.
1.7.Структура, численный и персональный состав команд проектов определяются исполнительными органами государственной власти Астраханской области с учетом сложности проектов.
2.Порядок формирования
2.1.Создание команд проектов и прекращение их деятельности осуществляется решением соответствующих исполнительных органов государственной власти Астраханской области, являющихся государственными заказчиками или исполнителями проектов на этапе инициации проектов и принятия решения об их реализации.
Команды проектов, реализация которых осуществляется несколькими исполнительными органами государственной власти Астраханской области (межведомственные команды проектов), создаются и ликвидируются:
- совместным решением исполнительных органов государственной власти Астраханской области, участвующих в реализации проекта;
- решением Правительства Астраханской области (по сложным проектам в соответствии с их классификацией по категориям сложности).
2.2.Для работы в составе команд проектов привлекаются специалисты исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области, иных органов и организаций, в том числе на конкурсной основе, обладающие необходимыми знаниями и навыками в области управления проектами.
2.3.Привлечение специалистов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области в состав команд проектов осуществляется в следующих формах:
- возложение новых обязанностей с изменением прежних, выполняемых по занимаемой должности, с соответствующим изменением должностного регламента в случае создания в структуре исполнительного органа государственной власти Астраханской области временного подразделения с функциями команд проектов в результате проведения внутренней реорганизации;
- полное или частичное освобождение от выполнения своих служебных обязанностей по занимаемой должности с возложением отдельных функций команд проектов с соответствующим изменением должностного регламента без создания в структуре исполнительного органа государственной власти Астраханской области временного подразделения с функциями команд проектов, требующего проведения внутренней реорганизации;
- возложение дополнительных обязанностей с соответствующим изменением должностного регламента и дополнительной оплатой труда с использованием установленных форм и размеров материального стимулирования;
- заключение гражданско-правового договора на выполнение работ в неслужебное время с соответствующей оплатой труда;
- создание государственного учреждения с соответствующими функциями команд проектов;
- передача по договору соответствующих функций проектного менеджмента организациям, специализирующимся на оказании услуг по управлению проектами (аутсорсинг).
2.4.Привлечение специалистов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области в состав команд проектов в формах, предусматривающих создание в структуре исполнительного органа государственной власти Астраханской области соответствующего временного подразделения с функциями команд проектов в результате проведения внутренней реорганизации, создание государственного учреждения с соответствующими функциями команд проектов, передачу по договору соответствующих функций проектного менеджмента организациям, специализирующимся на оказании услуг по управлению проектами (аутсорсинг), осуществляется исполнительными органами государственной власти Астраханской области в установленном законодательством порядке после анализа имеющихся функций, исполнение которых возможно перевести на управление проектными методами.
2.5.Привлечение специалистов иных органов и организаций в состав команд проектов осуществляется в форме найма по гражданско-правовому договору на работу в исполнительные органы государственной власти Астраханской области.
2.6.Набор специалистов в команды проектов осуществляется после принятия решения о начале проектов, определения рисков и объема предстоящих работ.
2.7.Набор специалистов в команды проектов и их создание осуществляется с учетом сложности и вида проектов, объема предстоящих работ, изучения имеющегося пула кадровых ресурсов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области, а также рынка специалистов в области управления проектами в несколько этапов:
- определение требуемых направлений деятельности команды проекта, количества и квалификации специалистов;
- направление заявок на привлечение специалистов в состав команды проекта с кратким описанием содержания проекта и обобщение информации о кандидатах;
- отбор кандидатов по формальным признакам и критериям (Screening: по знаниям и опыту в области управления проектами, по отношению к работе, по уровню самообучаемости, по способности работать в команде и т.п.);
- ранжирование кандидатов, прошедших формальный отбор, по степени их соответствия предстоящей работе с использованием установленных параметров для оценки этой степени (Weighting);
- определение персонального состава кандидатов;
- проведение собеседования с кандидатами и получение их согласия работать в проекте;
- определение направлений (роли) и формы организации деятельности (привлечения) в составе команды проекта кандидатов;
- согласование кандидатур с руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области, иных органов и организаций;
- определение условий стимулирования деятельности кандидатов;
- формирование структуры команды проекта и распределение функциональных обязанностей среди ее членов;
- материальное и техническое обеспечение деятельности команды проекта;
- подготовка решения о создании команды проекта;
- подготовка решения о формах и размерах стимулирования специалистов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области;
- заключение гражданско-правовых договоров со специалистами, привлекаемыми в состав команды проекта на данных условиях оплаты труда.
2.8.Специалисты исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области, иных органов и организаций могут включаться в состав нескольких команд проектов.
2.9.Включение специалистов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области, иных органов и организаций в состав команд проектов осуществляется на основании их письменного согласия (заявления).
2.10.Решением о создании команды проекта утверждаются:
- срок деятельности команды;
- руководитель проекта (главный менеджер проекта или менеджер проекта);
- персональный состав команды проекта с указанием обязанностей ее членов, формы организации деятельности (привлечения);
- структура команды проекта.
2.11.Для эффективной работы команд проектов осуществляется определение роли каждого ее участника и закрепление за каждым из них отдельных направлений деятельности (функциональных обязанностей). При этом обеспечивается взаимозаменяемость участников команды проекта.
В состав команд проектов входят:
- руководитель проекта, осуществляющий руководство командой проекта, всеми подчиненными ему сотрудниками, управление ресурсами проекта и взаимодействие с органами власти;
- ведущий менеджер проекта, осуществляющий анализ, планирование, согласование всех работ по проекту и общий контроль за их проведением (заместитель менеджера проекта);
- менеджер проекта по финансам (ресурсам);
- менеджер проекта по инвестициям;
- менеджер проекта по поставкам (снабжению);
- менеджер проекта по производству;
- менеджер проекта по качеству;
- менеджер проекта по маркетингу (продаже);
- менеджер проекта по иному отдельному направлению;
- специалист проекта по мониторингу и информационному обеспечению;
- специалист-юрист проекта;
- специалист проекта по рекламе и взаимодействию со СМИ (PR-специалист).
Менеджеры и специалисты по направлениям деятельности назначаются по необходимости в зависимости от сложности реализуемых проектов.
2.12.Руководитель проекта назначается из числа специалистов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области с полным освобождением от выполнения своих служебных обязанностей по занимаемой должности или специалистов организаций по гражданско-правовому договору, обладающих необходимыми знаниями, опытом и соответствующей квалификацией (сертификатом) в области управления проектами.
2.13.В целях управления несколькими проектами в исполнительных органах государственной власти Астраханской области в состав команд проектов при необходимости назначаются:
- топ-менеджер проектов, осуществляющий руководство всеми командами проектов и управление всеми проектами, реализуемыми исполнительным органом государственной власти Астраханской области, ресурсами, выделенными на их финансирование;
- менеджер портфеля проектов, осуществляющий управление всеми проектами, входящими в портфель проектов, в том числе всеми ресурсами в рамках данного портфеля.
2.14.В целях координации работы нескольких исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области и обеспечения контроля за управлением межведомственными проектами из числа руководителей и их заместителей могут назначаться кураторы проектов.
3.Условия и порядок прекращения деятельности
3.1.Деятельность команд проектов прекращается в случаях:
- завершения или приостановления проектов, для реализации которых они создавались;
- изменения цели проектов, для реализации которых они создавались;
- неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на них задач и функций.
3.2.В решении о прекращении деятельности команд проектов определяются порядок и сроки проводимых мероприятий.
3.3.Прекращение осуществления командами проектов своих полномочий влечет за собой прекращение финансирования их деятельности в рамках соответствующих проектов.
4.Основные задачи и функции
4.1.Основной задачей команд проектов является достижение целей реализуемых проектов.
4.2.Основными функциями команд проектов являются:
- планирование проектов;
- исполнение проектов;
- информирование о ходе и результатах исполнения проектов;
- завершение проектов.
5.Организация деятельности
5.1.Команды проектов организуют свою деятельность в соответствии с регламентом работы, который утверждается соответствующим исполнительным органом государственной власти Астраханской области.
5.2.Деятельность команд проектов осуществляется на основе планов и других документов, разрабатываемых в процессе подготовки и реализации проектов, а также отдельных индивидуальных планов специалистов команд проектов.
5.3.Порядок представления информации и отчетности командами проектов о своей работе определяется стандартом организации мониторинга и контроля проектов, который утверждается Правительством Астраханской области.
5.4.Решения руководителя проекта оформляются в виде приказа соответствующего исполнительного органа государственной власти Астраханской области.
По вопросам, выходящим за компетенцию руководителя проекта, им готовится служебная записка на соответствующего руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области либо проект решения в соответствии с установленным порядком делопроизводства.
5.5.Взаимодействие команд проектов с другими исполнительными органами государственной власти и государственными учреждениями осуществляется в соответствии с установленным порядком.
5.6.В целях повышения эффективности работы команд проектов осуществляется их развитие, направленное на повышение квалификации специалистов по направлениям деятельности и совершенствование взаимодействия. Организация, определение форм и методов развития команд проектов осуществляется соответствующими исполнительными органами государственной власти Астраханской области.
5.7.Оплата труда специалистов исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области, а также иные расходы, связанные с обеспечением деятельности команд проектов, осуществляются в пределах объема бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание соответствующих исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Астраханской области. В случае недостаточности бюджетных ассигнований на содержание исполнительного органа государственной власти и государственного учреждения Астраханской области расходы на обеспечение деятельности команд проектов финансируются в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных на реализацию соответствующих проектов.
6.Полномочия руководителя проекта
Руководитель проекта:
- отвечает за успешную реализацию проекта, достижение установленных проектом целей и выполнение возложенных на команду проекта задач;
- определяет функциональные обязанности специалистов команды проекта по направлениям деятельности и осуществляет непосредственное руководство их деятельностью;
- привлекает в установленном порядке по отдельным направлениям работы по проекту других специалистов, а также экспертов в соответствующей области;
- лично докладывает руководителю соответствующего исполнительного органа государственной власти Астраханской области о ходе реализации проекта;
- участвует в совещаниях исполнительных органов государственной власти Астраханской области по вопросам реализации проекта;
- проводит рабочие встречи и осуществляет взаимодействие в установленной сфере деятельности с исполнительными органами государственной власти Астраханской области и другими организациями;
- готовит и направляет запросы за подписью руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти Астраханской области;
- использует системы связи и коммуникации исполнительных органов государственной власти Астраханской области в целях реализации проекта;
- в пределах полномочий, установленных должностным регламентом, трудовым договором (гражданско-правовым договором), принимает решение о распределении ресурсов проекта, в том числе финансовых, распоряжается установленным фондом оплаты труда команды проекта.