Постановление Главы Администрации Астраханской области от 30.06.1998 № 272
Об утверждении инструкции по делопроизводству
Утратилo силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 09.12.2003 г. N 570 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 30.06.98 N 272Об утверждении инструкции поделопроизводству В целях упорядочения работы с документами, совершенствованияделопроизводства в Администрации области и в связи с введением ГОСТа6.30-97 на организационно-распорядительную документациюПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппаратеАдминистрации области (прилагается). Ввести ее в действие с 1 июля1998 года. 2. Распоряжение Администрации области N 600-р от 13.05.92 "Обутверждении инструкции по делопроизводству" считать утратившим силу.Глава Администрации области А.П. Гужвин Утверждено постановлением Главы Администрации области от 30.06.98 N 272 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет единую системуделопроизводства и организации работы с документами в аппаратеАдминистрации области в процессе осуществления возложенных на негофункций по обеспечению деятельности Главы Администрации области. Инструкция определяет основные правила подготовки, прохождения иконтроля исполнения документов несекретного характера. Инструкция разработана в соответствии с положениямиГосударственной системы документационного обеспечения управления(ГСДОУ), ГОСТа 6.30-97 на организационно-распорядительную документациюи с учетом опыта организации делопроизводства в Администрации области. 1.2. Правила и порядок работы с документами, установленныенастоящей инструкцией, обязательны для всех государственных служащихАдминистрации области (далее именуются - работники). Работники аппарата Администрации области ответственны завыполнение требований инструкции, сохранность служебных документов, инеразглашение содержащейся в них информации. 1.3. Ответственность за организацию и правильное ведениеделопроизводства в аппарате Администрации области возлагается на общийотдел Администрации области. В каждом, структурном подразделении аппарата ответственным заделопроизводство является руководитель. Ведение делопроизводства вподразделении осуществляет определенный руководителем работник. 1.4. Передача документов (копии документов) представителямсредств массовой информации осуществляется только пресс-секретаремГлавы Администрации области. В иных случаях в связи со служебной необходимостью передачадокументов (копий документов) работникам других организацийдопускается с разрешения руководителя секретариата Главы Администрацииобласти и заведующего общим отделом. 1.5. В случае утраты документов руководитель структурногоподразделения, помощник заместителя Главы Администрации областиобязаны проинформировать заведующего общим отделом Администрацииобласти и провести служебное расследование. Результаты расследования исоответствующие предложения представляются первому заместителю ГлавыАдминистрации области, ведущему вопросы аппарата Администрацииобласти. 1.6. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены соструктурой Администрации области, регламентом работы, инструкцией поделопроизводству, положением о структурном подразделении исоответствующими должностными инструкциями. 1.7. Положения инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство, так и на организацию работы с документами,создаваемыми средствами вычислительной техники. Компьютерныетехнологии обработки документов должны отвечать требованиям даннойинструкции. 1.8. Порядок работы с секретными документами и с документами сгрифом "Для служебного пользования" установлен специальнымиинструкциями. 2. Документация Администрации области 2.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системойвзаимосвязанных управленческих документов, составляющих еедокументационную базу. В соответствии с действующим законодательством, Уставом области вАдминистрации области издаются и оформляются следующие документы: постановления Главы Администрации области распоряжения Главы Администрации области приказы первого заместителя Главы Администрации области повопросам руководства аппаратом приказы управляющего делами. 2.2. Постановлениями Главы Администрации области оформляютсярешения Главы Администрации области нормативного характера, то естьпредписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, атакже решения о назначении или освобождении от занимаемой должностируководителей структурных подразделений Администрации области. В форме распоряжений Главы Администрации области принимаютсярешения Главы Администрации области по оперативным, организационным,кадровым вопросам и награждения. 3. Общие требования к составлению и оформлению документов 3.1. При оформлении и составлении служебных документов должнысоблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов. Подготовка служебных документов должна производиться в точномсоответствии с требованиями основных положений государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа 6.30-97. 3.2. Обязательными реквизитами всех документов Администрацииобласти являются наименование вида документа, заголовок к тексту, датадокумента, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело. 3.3. В Администрации области постановления, распоряжения, приказыи служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу6.30-97 (требования к бланкам см. ниже). (Приложения 1-7). 3.4. Вид документа. Наименование должно быть на каждом виде документа, кроме письма,оно обуславливает особенности изложения содержания и построениятекста, помогает определить назначение документа (постановление,распоряжение, приказ, акт, инструкция) и т.д. 3.5. Заголовок документа. Заголовок составляется к любому документу Формата. А4 (210х297мм) независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точнопередавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется,отвечая на вопрос "О чем". Если в документе отражено нескольковопросов, заголовок может Формироваться обобщенно. Например: "Опрогнозе социально-экономического развития области на 1998 год". Заголовок не проставляется на. документах, текст которыхпечатается на формате А5, а также на извещениях, телефонограммах,телеграммах. 3.6. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельныеположения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа, элементы:наименование, вид документа, заголовок, подписи лиц, ответственных заих содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текстаделается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листовприложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характеране названы, то их наименования необходимо перечислить после текста суказанием количества листов каждого приложения и количестваэкземпляров, например: Приложения : 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах(постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения даютсяв тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листаприложения делается отметка с указанием названия распорядительногодокумента, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документуна них проставляется порядковый номер. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 3.7. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; дляпротокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытий; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказаявляется дата их подписания руководителем. Если авторами документа являются несколько организаций, то датойдокумента является наиболее поздняя дата подписания. Датой вступления в силу распорядительного документа считаетсядата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января1998 года следует оформлять 05.01.98 При подготовке нормативных и финансовых документов допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1марта 1998 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки орегистрации). 3.8. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения иоценки проекта документа. Согласование проектов документов проводитсяпри необходимости оценки целесообразности документа, егообоснованности и соответствия действующему законодательству и правовымактам. Согласование может проводиться как в Администрации области, ееструктурных подразделениях, так и вне ее. Внутреннее согласование проекта распорядительного документаоформляется в виде визы. 3.8.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и датусогласования. При необходимости могут быть указаны должностьвизирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия),например: Начальник департамента здравоохранения Администрации области В.А.Юшков 03.04.98 3.8.2. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается напоследнем листе документа ниже реквизита "подпись". Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах,остающихся в Администрации области ее структурных подразделениях. 3.8.3. Внешнее согласование Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования,справкой согласования или представлением протокола обсуждения проектадокумента на заседании коллегиального органа. Гриф согласованиявключает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатаетсяпрописными буквами), полное наименование должности и названиеучреждения, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которымдокумент согласовывается, дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Главы Администрации области (личная подпись) А.Я.Черныш Если согласование производится коллегиальным органом илипосредством письма, то гриф согласования оформляется следующимобразом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии департамента культуры, искусства и кино Администрации области от 23.02.97 N 1или СОГЛАСОВАНО Письмо Государственной архивной службы России 18.05.97 N 02-4/59 3.8.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" илина отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагиваетинтересы нескольких организаций, то согласование может быть наотдельном "листе согласования". На документе делается запись "Листсогласования прилагается". 3.9. Подписание документа. Подпись - обязательный реквизит документа. В Администрацииобласти согласно действующему законодательству подлинникипостановлений и распоряжений подписывает Глава Администрации области,а в его отсутствие - заместитель, исполняющий его обязанности. 3.9.1. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные иисполнительные органы власти и управления подписывает только ГлаваАдминистрации области, в его отсутствие - заместитель Главы,исполняющий обязанности Главы Администрации области. Заместители Главы Администрации подписывают документы,направляемые в вышестоящие органы, министерства и ведомства, такжеподведомственным и другим организациям в соответствии с ихкомпетенцией. 3.9.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочногоили аналитического характера могут подписываться исполнителем, еслиразрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 3.9.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформленне на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Председатель комитета экономики и инвестиционной политики Администрации области личная подпись Т.Н.Максимоваили Председатель комитета Т.Н.Максимова При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управленияделами) Управляющий делами личная подпись В.И. Шаныгин Главный бухгалтер личная подпись Г.В. Гордеева 3.9.4. При подписании документа несколькими лицами равныхдолжностей их подписи располагают на одном уровне, например: Глава Администрации Председатель Астраханского Астраханской области областного Представительного Собрания (личная подпись) А.П.Гужвин (личная подпись) П.П.Анисимов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например: Председатель комиссии личная подпись Н.П. Веселов Члены комиссии личная подпись С.М. Куликов личная подпись К.Н. Артемьев личная подпись С.Н. Матвеев 3.9.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должностьлица, подписавшего документ и его фамилию. Не допускается ставитьпредлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту переднаименованием должности. 3.10. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после егоподписания, санкционирующий распространение действия документа наопределенный круг учреждений, должностных лиц. 3.10.1. Утверждение производится двумя способами: гримомутверждения или изданием соответствующего распорядительного документа(постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковуююридическую силу. 3.10.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическуюсилу только с момента его утверждения. 3.10.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом,то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ(без кавычек), наименование должности, личная подпись, инициалы ифамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения. Грифутверждения располагается в правом верхнем углу первого листадокумента. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами: УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Главы Администрации области (личная подпись) Э.М.Володин 18.03.97 3.10.4. Если документ утверждается распорядительным документом,то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО(без кавычек), названия распорядительного документа в именительномпадеже, его даты и номера: УТВЕРЖДЕНО Постановление Главы Администрации области от N 3.11. Адресование документа. 3.11.1. В качестве адресата могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные и физические лица. Адресатпечатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации иее структурного подразделения указывают в именительном падеже,например: Министерство юстиции Российской Федерации Управление систематизации законодательства 3.11.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают вдательном падеже, например: Департамент общего и профессионального образования Администрации области Начальнику департамента ШИТОВУ В.А.или Начальнику департамента общего и профессионального образования Администрации области ШИТОВУ В.А. 3.11.3. Если документ отправляют в несколько однородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений однойорганизации, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления городов и районов области 3.11.4. В состав реквизита "Адресат" при необходимости можетвходить почтовый адрес. Элементы адреса указывают впоследовательности, установленной почтовыми правилами. Документ недолжен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым,третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количествеадресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляетсяна документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянныхкорреспондентам. 3.11.5. Если письмо адресуется организации, указывают еенаименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7"а" При адресовании документа физическому лицу указывают почтовыйадрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 414040, г.Астрахань, ул.С.Здоровцева, д.10, кв.15 ПЕТРОВУ И.А. 3.12. Текст документа. 3.1.1. Текст документа должен быть кратким, четким, недопускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двухосновных частей. В первой части излагается причина (основание)составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения,решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений ГлавыАдминистрации области, приказов может содержать одну распорядительнуючасть без преамбулы. 3.12.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д.,содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы.Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания. 3.12.3. При необходимости разделения текста на составные части(разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела долженсостоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пунктынумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пунктадолжен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемыхточками, например: 1.1.3, 5.4.3. В качестве образца может служитьнумерация настоящей Инструкции, допускается также сквозная нумерациясоставных частей текста арабскими цифрами. 3.12.4. Текст документа должен излагаться литературным языком.Особенностью языка служебного документа является: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении. Употребление в распорядительных документах глаголовнеопределенной формы, например : "утвердить", "назначить" "обязать","рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации, авторадокумента, дату документа, регистрационный номер документа, заголовокк тексту. 3.12.5. В распорядительных документах (приказ, распоряжение,постановление и т.д.), а также документах, адресованных руководствуорганизации, изложение текста должно идти от первого лицаединственного числа ("постановляю", "прошу", "приказываю"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, ихструктурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащихописание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют формуизложения текста от третьего лица единственного или множественногочисла ("отдел осуществляет функции", в состав управления входят:"комиссия установила"...). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым","прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("Администрация области невозражает", "управление считает возможным"...). 3.13. Резолюция. 3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа.Резолюция пишется на документе Главой Администрации области, егозаместителями, руководителями структурных подразделений Администрацииобласти и включает фамилии исполнителей, содержание поручений, срокисполнения, подпись и дату, например: Родненко И.В. Прошу подготовить проект постановления к 05.05.98 (личная подпись) 10.04.98 3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листадокумента на свободном месте между адресатом и текстом документа илина специальных карточках-поручениях. Резолюция по выполнению правительственных постановлений,распоряжений, указов Президента РФ пишется только на специальныхкарточках-поручениях. 3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указываетсяответственный исполнитель, если нет таких указаний, то должностноелицо, названное в резолюции первым, является ответственным. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений Главы Администрации области 4.1. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрацииобласти вносятся и готовятся соответствующими структурнымиподразделениями Администрации области, приемными заместителей ГлавыАдминистрации области. Проекты постановлений, распоряжений по кадровым вопросам,награждению готовятся управлением госслужбы и кадровой политики приГлаве Администрации области на основании соответствующих представлены. 4.2. Ответственность за качество проектов постановлений ираспоряжений Главы Администрации области, их согласование сзаинтересованными сторонами несут руководители структурныхподразделений Администрации области, которые вносят эти документы,помощники заместителей Главы Администрации области, курирующих данныеструктурные подразделения. 4.3. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрацииобласти должны проходить согласование с подразделениями Администрацииобласти, которым в проекте предусматриваются задания, а также сдругими заинтересованными подразделениями. В подразделенияхАдминистрации области проекты согласовываются (рассматриваются) неболее чем в 3-дневный срок. Согласование проектов постановлений, распоряжений ГлавыАдминистрации области оформляется визой, включающей личную подписьвизирующего (с расшифровкой Фамилии) и дату. Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к нимвизируются исполнителем, руководителем подразделения Администрацииобласти, внесшим проект. Визы руководителей подразделений Администрации областипроставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра(подлинника) проекта документа в нижней его части и в карточкесогласования проекта постановления, распоряжения (приложение 8). 4.4. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрацииобласти должны проходить юридическую экспертизу вгосударственно-правовом управлении, визироваться начальником этогоуправления или его заместителем. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания по проектуизлагаются в письменном виде и приобщаются к проекту постановления,распоряжения. Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию.Повторное визирование не требуется, если при доработке в проектдокумента внесены уточнения, не изменившие его содержания. Приложения к постановлениям и распоряжениям визируютсяруководителем подразделения, готовившего проект документа,государственно-правовым управлением, руководителем секретариата ГлавыАдминистрации области, редактором. 4.5. После юридической экспертизы проект постановления,распоряжения редактируется в протокольном секторе общего отдела,визируется редактором, затем сдается в соответствующую приемную,визируется заместителем Главы Администрации области, курирующим даннуюотрасль. Документы по вопросам финансирования затем передаютсяпомощником в приемную первого заместителя Главы Администрации области,курирующего вопросы Финансов и инвестиционной политики. Документы по вопросам кадровой политики, структурныхподразделений Администрации области, его аппарата визируются первыйзаместителем Главы Администрации области ведающим вопросами аппарата.Подготовленный (согласованный) документ передается в секретариат.Главы Администрации области, визируется руководителем секретариата ипередается на подпись Главе Администрации области. 4.6. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрацииобласти печатаются на бланках установленной формы. 4.7. Документы, подготовленные с нарушением установленныхтребовании и не прошедшие необходимого согласования, могут бытьвозвращены руководителем секретариата Главы Администрации областидолжностным лицам, внесшим данные проекты. 4.8. Постановления и распоряжения подписываются ГлавойАдминистрации области, а в его отсутствие - заместителем, исполняющимобязанности Главы Администрации области (отсутствием ГлавыАдминистрации области считается его нахождение за пределами области). 4.9. Доработка проектов постановлений, распоряжений, неподписанных Главой Администрации, возлагается на подразделение,готовившее данный проект. 4.10. Подписанные Главой Администрации области постановления ираспоряжения передаются руководителем секретариата Главы Администрациив общий отдел Администрации области для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания их ГлавойАдминистрации области. Регистрация ведется протокольным секторомобщего отдела отдельно с начала и до конца года Постановлениямприсваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям -порядковые регистрационные номера с буквой "р", например: 532-р. 4.11. Принятые постановления, изданные распоряжения, выписки изних общим отделом направляются адресатам согласно указателю рассылки,составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднеетрех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток. Размноженные экземпляры принятых постановлений и распоряженийГлавы Администрации области удостоверяются печатью протокольногосектора общего отдела Администрации области. 5. Подготовка и оформление проектов законов Астраханской области и постановлений Астраханского областного Представительного Собрания 5.1. Координацию работ, связанных с подготовкой проектовнормативно-правовых актов в порядке реализации законодательнойинициативы Главы Администрации области, осуществляетгосударственно-правовое управление Администрации области. 5.2. Подготовка проектов документов, вносимых ГлавойАдминистрации области на рассмотрение ОПС в порядке законодательнойинициативы, осуществляется структурными подразделениями Администрацииобласти, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 5.3. Все проекты документов, вносимых на рассмотрение областногоПредставительного Собрания, после соответствующего согласованиянаправляются разработчиком в государственно-правовое управлениеАдминистрации области для прохождения юридической экспертизы и (или)подвергаются правовому редактированию, а затем передаются нарассмотрение и подписание Главе Администрации области. Послеподписания документы передаются в государственно-правовое управление инаправляются в областное Представительное Собрание. 5.4. Необходимым условием для внесения проекта закона области вСобрание является представление вместе с проектом следующихдокументов: а) обоснование необходимости его принятия, его места в системедействующего Федерального и областного законодательства, а такжепрогноз социально-экономических и иных последствий его принятия; б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правогорегулирования; в) перечень нормативных и иных правовых актов, отмены, измененияили дополнения которых потребует принятие данного закона; г) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятиекоторых необходимо для реализации данного закона; д) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проектазакона, реализация которого потребует дополнительных материальных ииных затрат). При внесении проекта нормативного правового акта (кроме закона) вСобрание, условие представления документов, указанных в настоящемпункте, обязательным не является. Необходимость и объем дополнительнойинформации, представляемой с проектом, определяется комиссией,ответственной за его подготовку. После завершения подготовки проектаЗакона области или нового нормативного правового акта, он вносится нарассмотрение Собрания. 5.5. К проектам законов и иных нормативных правовых актов должныприлагаться: - сопроводительное письмо в двух экземплярах с четкимнаименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Собрания, на одном изкоторых необходима виза начальника подразделения, разработавшегопроект; - карточка согласования установленного образца с визамизаинтересованных лиц. 5.6. Проекты законов области и иных нормативно-правовых актов,исходящие от государственных и общественных организаций, не обладающихправом законодательной инициативы, или от граждан, могут быть внесенына рассмотрение областного Представительного Собрания черезгосударственные органы, а также лицами, обладающими правомзаконодательной инициативы. Данные документы, которые поступают вАдминистрацию области, подлежат регистрации в государственно-правовомуправлении и передаются в секретариат Главы Администрации области. Глава Администрации области после ознакомления с документаминаправляет их в государственно-правовое управление Администрацииобласти с соответствующей резолюцией. При необходимости доработкипроектов документов они направляются в соответствующиеадминистративные органы и структурные подразделения Администрацииобласти, иные заинтересованные организации для возможного внесенияпредложений и замечаний. Сроки прохождения документа устанавливаются иконтролируются государственно-правовым управлением Администрацииобласти. 5.7. Проекты нормативных правовых актов комплексногомежотраслевого характера и других важнейших актов могут подвергаться ииной специализированной экспертизе. 5.8. В подготовке проектов законов и иных нормативных правовыхактов государственной власти Астраханской области, затрагивающих праваи интересы конкретных районов, городов и иных населенных пунктовобласти, могут участвовать соответствующие органы местногосамоуправления. 5.9. В случае необходимости разработчик по согласованию сгосударственно-правовым управлением Администрации области осуществляетподготовку нормативных правовых актов во взаимодействии ссоответствующими Федеральными органами государственной власти и ихподразделениями на территории области. 5.10. Нормативно-правовые акты Астраханской области готовятся сцелью: - нормативного регулирования различных сторон экономической исоциальной жизни области; - реализации Федеральных законов и иных правовых актовфедеральных органов государственной власти; - устранения противоречий и недостатков в деятельностиорганизаций, учреждений и предприятий; - содействия гражданам в реализации их прав и законных интересов; - определения статуса государственных органов и общественныхобъединений. 5.11. Разработанный проект нормативного правового акта долженсоответствовать объему и характеру компетенции инициатора, Конституциии законодательству РФ, актам Федеральных органов исполнительнойвласти, законодательству Астраханской области, отвечать правиламзаконодательной техники: а) правильный выбор формы акта; б) логическая его структура; в) строгое использование юридических понятий, терминов; г) наличие обязательных реквизитов акта. 5.12. Законы области, принятые Собранием и поступающие на подписьГлаве Администрации области, направляются в государственно-правовоеуправление для подготовки заключения либо о возможности подписания,либо мотивированном отклонении, затем передаются Главе Администрацииобласти. Отклоненный закон возвращается в областное ПредставительноеСобрание для повторного рассмотрения в соответствии с регламентом ОПС. Подписанный Главой Администрации области закон в установленномпорядке в недельный срок направляется государственно-правовымуправлением Администрации области на официальное опубликование. 6. Подготовка и оформление служебных писем, договоров, телеграмм 6.1. Служебные письма в Администрации области готовятсяработниками структурных подразделений Администрации область,оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Главы Администрации областиоформляются на гербовом бланке Главы Администрации области (приложение1), международные - на гербовом бланке губернатора Астраханскойобласти (приложение 2). Служебные письма за подписью первых заместителей ГлавыАдминистрации области оформляются на гербовых должностных бланках(приложение 5). Служебные письма за подписью заместителей ГлавыАдминистрации области оформляются на гербовом бланке Астраханскойобласти (приложение 6). Служебные письма за подписью руководителей структурныхподразделений по вопросам, входящим в их компетенцию оформляются набланках структурных подразделений. 6.1.1. Служебные письма за подписью Главы Администрации области,направляемые Президенту РФ, в Правительство РФ оформляются ввычислительном центре комитета по информатике Администрации области. Служебные письма готовятся исполнителем в двух экземплярах,должны быть завизированы руководителем соответствующего структурногоподразделения Администрации области, курирующим заместителем ГлавыАдминистрации области, руководителем секретариата Главы Администрацииобласти. В левом нижнем углу служебного письма указывается Фамилия,телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения),например: Петров Петров Николай Иванович 22-34-16 или 22-34-16 Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариатГлавы Администрации области. 6.1.2. Подписанным служебным письмам присваиваетсярегистрационный номер в секторе приема и распределения корреспонденцииобщего отдела Администрации области. Первый экземпляр письманаправляется адресату, второй экземпляр - в секретариат ГлавыАдминистрации области. 6.1.3. Договоры (соглашения) Администрации области оформляются начистых белых листах бумаги формата А4 (210х297 мм). При оформлениииспользуются реквизиты: вид документа, номер, дата, наименование,текст, подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон,договоры, соглашения от имени Администрации области подписываютсяГлавой Администрации области, а в его отсутствие - исполняющимобязанности Главы Администрации области. После подписания договоры (соглашения) регистрируются всекретариате Главы Администрации области. Один экземпляр изподписанных договоров, соглашений остается в секретариате ГлавыАдминистрации области с последующей передачей их в архив. 6.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходимасрочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, безпереноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк запятая - зпт двоеточие - двтч кавычки - квч. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как N (номер),минус (-), +( плюс), % (процент) и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги в двух экземплярахс указанием телеграфного адреса. В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город,номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование учреждения,фамилия получателя. Текст телеграммы не должен превышать двухмашинописных страниц, визируется руководителем структурногоподразделения, в котором была составлена телеграмма. Тексты телеграммы подписываются Главой Администрации области иего заместителями, заверяются печатью сектора приема и распределениякорреспонденции (канцелярии) общего отдела Администрации области ипередаются в почтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остаетсяв секторе приема и распределения корреспонденции (канцелярии) общегоотдела Администрации области. 6.5. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждениявопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов,совещаниях, конференциях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Ввводной части заполняются следующие реквизиты: председатель,присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит изразделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого разделастроится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. В зависимости от поставленной задачи протокол может быть краткими полным с изложением текстов выступлений. Документ, утверждаемыйколлегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решенийколлегиальных органов определяется положением об этих коллегиальныхорганах. 7. Организация документооборота 7.1. Порядок приема поступающей корреспонденции. 7.1.1. Корреспонденция, поступившая в Администрацию области,принимается и учитывается централизованно в секторе приема ираспределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела Администрацииобласти. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также ввыходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными ипередается в канцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных вразносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленногописьма ставится дата и подпись работника, принявшего документ. 7.1.2. При поступлении корреспонденции проверяется правильностьее доставки, соответствие содержимого указанному на конверте,целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кромеконвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии общего отдела. 7.1.3. При обнаружении повреждения, отсутствии в конвертедокумента или приложений к нему, а также в случае несоответствияномера на конверте номеру вложенного документа его отправителюнаправляется соответствующее письмо. 7.1.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в томслучае, когда только по ним можно установить адрес отправителя иливремя отправки и получения документов по почтовому штемпелю. 7.1.5. При получении доплатной корреспонденции конвертысохраняются для представления в качестве оправдательных документов красходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается попринадлежности. 7.1.6. Все входящие документы сортируются: - служебные документы - по приемным Главы Администрации, егозаместителей, руководителя секретариата Главы Администрации области иструктурным подразделениям; - письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их вуправление по работе с обращениями граждан Администрации области. 7.2. Порядок регистрации поступающих документов. 7.2.1. Поступившие в Администрацию области документы подлежатрегистрации в лень их поступления. По отдельным вопросам документы нерегистрируются (приложение 9). 7.2. На каждом поступившем документе проставляетсярегистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключениемпоздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и другихдокументов, необходимость регистрации которых определяется общимотделом. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углупервого листа документа. Проставленная дата поступления документа неявляется его регистрацией. Поступившие в администрацию области письма и телеграммыучреждений, организаций и предприятий (служебные документы)регистрируются централизованно в секторе приема и распределениякорреспонденции (канцелярии) общего отдела на ПЭВМ. На регистрационном штампе служебного документа ставитсяпорядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной ипорядкового номера в пределах года. 7.2.3. Регистрационные карточки выдаются с принтера ПЭВМ в 2экземплярах (приложение 10). В дальнейшем на регистрационных карточках в приемных и канцелярииотмечается весь ход рассмотрения документов. 7.2.4. Первый экземпляр регистрационной карточки на служебныедокументы помещается в справочную картотеку по порядку регистрационныхномеров, второй экземпляр вместе с письмом (телеграммой) пере даетсяна исполнение. 7.2.5. На письмах, заявлениях, жалобах в правом нижнем углупервого листа сектором приема и распределения корреспонденции(канцелярией) проставляется штамп и дата поступления, а регистрация ихпроизводится в управлении по работе с обращениями гражданАдминистрации области. 7.2.6. Распорядительные документы вышестоящих органов (законы,указы, постановления, распоряжения и др. документы правовогохарактера) регистрируются в общем отделе также на ПЭВМ с распечаткойкарточек в трех экземплярах. Третий экземпляр карточки передается в контрольную инспекцию. Наэтих документах проставляется штамп с указанием даты поступления ивходящего номера. 7.2.7. После регистрации документы из канцелярии передаются вприемные руководящих работников Администрации области с учетомраспределения между ними обязанностей Постановления, распоряжения,поручения Правительства, докладываются Главе Администрации, а в егоотсутствие - заместителю, исполняющему обязанности Главы Администрацииобласти. 7.2.8. Доставка (разноска) входящих, исходящих документовосуществляется работниками сектора по приему и распределениюкорреспонденции общего отдела. Все данные о движении документоввносятся в базу данных ПЭВМ в секторе приема, к распределениякорреспонденции (канцелярии) общего отдела. 7.2.9. Передача документов из одной приемной в другуюосуществляется с обязательной отметкой об этом в канцелярии на ПЭВМ ина регистрационных карточках в приемных. 7.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениямиаппарата осуществляется без учета в секторе приема и распределениякорреспонденции общего отдела. Передача и регистрация документовосуществляется специалистами I и II категории приемных заместителеГлавы Администрации области и работниками структурных подразделений,ответственными за ведение делопроизводства. 7.2.11. Указания по исполнению документов даются руководящимиработниками в форме резолюции. Резолюция проставляется на лицевойстороне первого листа документа на свободном от текста месте, междуадресатом и текстом или на специальных карточках-поручениях. 7.2.12. Резолюции по выполнению правительственных постановлений ираспоряжений проставляются на специальных карточках-поручениях ипереносятся в регистрационные карточки. Проставление резолюции науказанных документах не допускается. 7.2.13. Прохождение документов в аппарате Администрации областиудостоверяется соответствующими отметками. Отметка о контроледокумента проставляется по форме "к" или "контроль" и помещается налевом поле первого листа документа. 7.3. Порядок рассмотрения документов. 7.3.1. Корреспонденция, поступившая в Администрацию области,должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнительобязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить из нихдокументы наиболее срочного исполнения. 7.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппаратаАдминистрации области, не должны пересылаться на исполнение вподведомственные организации. 7.3.3. Если документ направляется на исполнение вподведомственную организацию, то об этом необходимо поставить визвестность заявителя или учреждение, откуда, он поступил. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первойстраницы ставится штамп "подлежит возврату". 7.3.4. Запрещается направлять в организации, предприятия,учреждения, не являющиеся структурными подразделениями Администрацииобласти или органами Федеральной власти, подлинники документов,поступившие из директивных органов и подлежащие возврату в эти органы. 7.3.5. В случае, если исполнителями документов является нескольколиц, то ответственным считается работник, который указан первым враспорядительном документе или резолюции руководства. 7.3.6. Отметка об исполнении и направлении документа в делопомещается на нижнем поле первого листа этого документа и содержитследующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствуетдокумент, свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату,подпись руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует отом, что работа над документом завершена. 7.4. Порядок регистрации и отправки документов. 7.4.1. Корреспонденция, отправляемая из Администрации области,подлежит регистрации. Ответы на служебные документы регистрируютсяспециалистами I и II категории приемных. 7.4.2. Исходящим номером ответного документа является индексприемной руководящего работника Администрации области, номер дела пономенклатуре и входящий номер документа-запроса. 7.4.3. Исходящий номер инициативного документа состоят из индексаприемной, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределахгода. Исходящие документы регистрируются на карточках и на ПЭВМ. 7.4.4. Исходящая корреспонденция отправляется сектором приема ираспределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела в день ееполучения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки.Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. При получении документов для отправки работник канцеляриипроверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, окоторых указано в основном или сопроводительном документе. 7.4.5. При отправке корреспонденции через почту составляетсяреестр по форме, утвержденной органами связи. Учет объема исходящейкорреспонденции производится на основании реестров, разносной книги ипоказателей маркировальной машины. 7.4.6. Доставка корреспонденции в черте города Астраханиосуществляется курьером, который вручает документы местным адресатампод расписку в журнале или реестре, а в отсутствие курьера или приотдаленности места нахождения адресата, исходящие документыотправляются через почтовую связь. В исключительных случаях допускается вызов в Администрациюобласти работников подведомственных организаций для вручения срочнойкорреспонденции. 8. Порядок работы с обращениями граждан 8.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 8.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются вканцелярии Администрации области и в расконвертированном видепередаются в приемную управления по работе с обращениями граждан. 8.1.2. Граждане, пришедшие в Администрацию области с письмами,сдают их лично в приемную управления по работе с обращениями граждан.Работники приемной проверяют наличие приложений, уточняют в случаенеразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят визвестность граждан, что Администрация области за приложенные кобращениям документы ответственности не несет. Как правило, на копияхобращений граждан роспись должностного лица, принявшего письмо, неставится, а указываются дата приема, номер телефона для уточненияпрохождения письма. 8.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственноруководству или в структурные подразделения Администрации области безрегистрации, должны быть переданы в управление по работе с обращениямиграждан. 8.1.4. Поступившие в управление письма граждан регистрируются вдень их поступления. При регистрации на письменных обращениях гражданв правом нижнем углу ставится штамп Администрации, куда вписываетсявходящий номер и дата регистрации письма. 8.1.5. Регистрация писем граждан производится вавтоматизированном режиме ЭВМ с последующей распечаткойрегистрационно-контрольной карточки, содержащей фамилию и инициалыобратившихся, домашний адрес с указанием района, если письмопереслано, индекс сопроводительного письма, вид обращений (письмо,письмо с приема, личный прием), льготной категории граждан, краткуюинформацию о поставленных в письме вопросах. 8.1.6. На регистрационно-контрольной карточке письма,поставленного на контроль в вышестоящих органах законодательной иисполнительной власти, ставится штамп "контроль". 8.1.7. При поступлении повторных обращений в любом верхнем углу врегистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указываетсяпризнак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. 8.1.8. Служебные письма, т.е. документы на официальном бланке илиимеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанныеодним из его руководителей, подлежат регистрации в приемной управленияпо работе с обращениями граждан, в случае если содержат просьбу,ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. Вданном случае, как и при регистрации обращений депутатов, врегистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - депутата(руководителя) и гражданина, по поводу которого обращаются. 8.1.9. Анонимным письмом считается письменное обращениегражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установитьличность обратившегося. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат,а списываются "в дело". Если анонимные письма содержат конкретную иважную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам иструктурам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого вписьме. 8.2. Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан. 8.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрениеруководителю управления по работе с обращениями граждан, в случаенеобходимости докладываются руководству Администрации области. 8.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, даетсяв форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются:фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении,содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, датаподписания и, в необходимых случаях, сроки исполнения. 8.2.3. В случае доклада руководству Администрации области проектрезолюции должен быть подготовлен либо руководителем управления и егозаместителями, либо помощниками Главы Администрации и заместителейГлавы Администрации области. 8.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц,ответственных за исполнение поручения, контроль за срокамирассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляетисполнитель, указанный в резолюции первым. 8.2.5. Обращения граждан должны направляться в соответствующиеучреждения и организации не позднее чем в 5-дневный срок со днярегистрации в приемной управления по работе с обращениями граждан. 8.2.6. Весь ход рассмотрения письма с записью порученийруководства заносится в ПЭВМ. 8.2.7. Не разрешается передавать письма из одного структурногоподразделения в другое, минуя приемную управления по работе собращениями граждан. 8.2.8. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со днярегистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучениярассматриваются в срок 15 дней. 8.2.9. При невозможности рассмотрения письма в указанные срокинеобходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срокарассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной насегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованиемневозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а такжепредложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срокрассмотрения может должностное лицо, которое его установило. 8.2.10. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки ипод роспись передаются в сектор приема и распределения корреспонденцииобщего отдела Администрации области (канцелярию) для отправкиисполнителям. 8.2.11. На. письмах с резолюцией "информировать Администрациюобласти" ставится штамп "подлежит возврату". 8.2.12. Не возвращаются в приемную управления по работе собращениями граждан письма с резолюциями: "информируйте заявителя","для сведения"," направляется по принадлежности". 8.2.13. Ответы из организаций и структурных подразделенийАдминистрации области по исполнению поручений поступают в приемнуюуправления по работе с обращениями граждан, В правом нижнем углуписьма делается пометка о дате поступления ответа, проставляетсярегистрационный номер обращения. 8.2.14. Ответы на обращения в обязательном порядке с письмом,регистрационно-контрольной карточкой, материалами передаютсядолжностному лицу, давшему поручение. 8.2.15. Исполненными считаются письма граждан, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторамданы исчерпывающие ответы. 8.2.16. Снять документы с контроля могут: должностное лицо,давшее контрольное поручение по письму, руководитель управления поработе с обращениями граждан. 8.2.17. Списанные "в дело" письма заносятся в ПЭВМ спроставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения,помещаются в папку "дело", на которой пишется номер письма, фамилия,инициалы автора, дата поступления и закрытия. 8.2.18. Обращения граждан хранятся в приемной управления втечение 5 лет, а затем подлежат уничтожению, на что составляетсясоответствующий акт работниками приемной управления, утверждаемыйруководителем управления. 8.2.19. В случае, если ответ на обращение граждан носитобещательный характер с указанием конкретных сроков исполнения, данноеобращение ставится на дополнительный контроль, о чем исполнителюнаправляется уведомление "о постановке на дополнительный контроль". 8.2.20. Организация, давшая обещательный ответ, обязана датьокончательный ответ согласно оговоренным срокам Администрации областии заявителю. 8.2.21. Контрольными функциями за исполнением обращений наделеныприемные руководства Администрации области и управления по работе собращениями граждан. 8.2.22. Контроль осуществляется с помощью выходных форм,заложенных в компьютерной программе. 8.2.23. Два раза в месяц исполнителям направляются напоминания онеобходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, срокирассмотрения которых истекли. 8.3. Организация личного приема. 8.3.1. Прием граждан в Администрации области ведут: ГлаваАдминистрации области, заместители Главы Администрации области,руководитель и главные специалисты управления по работе с обращениямиграждан, согласно утверждаемому Главой Администрации области графикуприема. 8.3.2. Работники приемной осуществляют запись граждан на прием круководителю посредством оформления регистрационно-контрольнойкарточки. 8.3.3. Регистрационно-контрольные карточки за день до приемапередаются помощнику заместителя Главы Администрации области дляпредварительного ознакомления. 8.3.4. Контроль за прохождением личного приема возлагается напомощника руководителя, ведущего прием. 8.3.5. После приема карточка приема с резолюцией передается вуправление по работе с обращениями граждан, все последующеепрохождение устных обращений заносится в ПЭВМ и рассматривается вустановленном порядке. 9. Организация контроля за исполнением служебных документов 9.1. Контроль за исполнением служебных документов устанавливаетсяв целях обеспечения качественного и своевременного их выполнения. 9.2. Обязательному контролю подлежат: - нормативные акты Федеральных органов власти (указы ираспоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения ПравительстваРФ, Федеральные законы РФ, постановления Федерального Собрания); - нормативные акты Главы Администрации области (постановления ираспоряжения Главы Администрации области); - письма и телеграммы центральных организаций и ведомств, вкоторых предусмотрено представление ответа; - письма органов местного самоуправления, управлений отделов идругих организаций, содержащие просьбы по разным вопросам. 9.3. Контроль за исполнением служебных документов осуществляютпомощники Главы Администрации области и его заместителей и контрольнаяинспекция Главы Администрации области. 9.4. Сроки рассмотрения служебных документов. Все служебные документы должны исполняться в сроки, указанные вэтих документах или в резолюции руководства. В тех случаях, когда срокисполнения не определен, документ должен быть исполнен в течениеодного месяца со дня поступления его в Администрацию области.Поручения, содержащие в тексте или в резолюции руководства указание"срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительногоизучения поставленных вопросов - в течение десяти дней. В 10-дневныйсрок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание"оперативно". Сроки исполнения всех служебных документов исчисляются вкалендарных днях со дня поступления их в Администрацию области.Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнениявсех поручений, сообщения результатов заинтересованным организациям илицам. 9.5. Организация контроля за исполнением нормативных актовфедеральных органов власти (указы и распоряжения Президента РФ,постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные законы РФ ипостановления Федерального Собрания). 9.5.1. Учет нормативных актов Федеральных органов власти (далееименуются - нормативные акты), непосредственный контроль за ихисполнением (сбор информационных материалов, их анализ, докладруководству) возлагаются на помощников Главы Администрации области иего заместителей, в секретариате Главы Администрации области - настаршего референта. 9.5.2. Контроль за исполнением нормативных актов возлагается наконтрольную инспекцию Главы Администрации области. 9.5.3. Персональную ответственность за исполнение нормативныхактов и поручений, содержащихся в них, несут заместители ГлавыАдминистрации области. 9.5.4. Содержание резолюции Главы Администрации области поисполнению нормативных актов заносится в учетно-регистрационнуюкарточку, первый экземпляр которой помещается в контрольную картотеку,второй - направляется исполнителю (в приемную) и третий - вконтрольную инспекцию Главы Администрации области. 9.5.5. Второй экземпляр учетно-регистрационной карточки вместе снормативными актами передаются исполнителю под роспись на первомэкземпляре. 9.5.6. Исполненные нормативные акты направляются в контрольнуюинспекцию Главы Администрации области под роспись на втором экземпляреучетно-регистрационной карточки для проверки сроков и качестваисполнения. После чего нормативные акты передаются в сектор приема ираспределения корреспонденции общего отдела Администрации области подроспись на третьем экземпляре учетно-регистрационной карточки. 9.5.7. Все нормативные акты вместе с первыми экземплярамиучетно-регистрационных карточек хранятся в секторе приема ираспределения корреспонденции и по истечении календарного года впереплетенном виде сдаются на хранение в архив Администрации области. 9.5.8. Срок исполнения нормативных актов, если он не указан вних, устанавливается в один месяц. Поручения Президента иПравительства Российской Федерации исполняются в указанные в нихсроки. 9.5.9. При необходимости продления срока исполнения нормативныхактов должностное лицо, которому поручено исполнение, до истечениясрока представляет на имя Главы Администрации области или на имяодного из его заместителей, курирующих данный вопрос, докладнуюзаписку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. 9.5.10. Если поручение Главы Администрации области по исполнениюнормативных актов дано нескольким должностным лицам, то его исполнениекоординирует должностное лицо, указанное в поручении первым. 9.5.11. Информация о выполнении поручений, указанных внормативных актах, отправляется в центральные органы не позднее чем за5 дней до истечения срока исполнения. В случае несвоевременногопредставления ответа в указанный срок контрольная инспекциядокладывает об этом Главе Администрации области, а в его отсутствие -исполняющему обязанности Главы Администрации области. 9.6. Организация контроля за исполнением распорядительныхдокументов Главы Администрации области. Контроль за исполнением включает: постановку на контроль,своевременное доведение документа, до исполнителя, предварительнуюпроверку ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнениядокументов, информирование заместителя Главы Администрации области,снятие с контроля. 9.6.1. Распорядительные документы Главы Администрации области, несодержащие конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся наконтроль по указанию Главы Администрации области, его заместителей иначальника, контрольной инспекции Главы Администрации области. 9.6.2. Подлежат контролю распорядительные документы ГлавыАдминистрации области, содержащие конкретные поручения и срокиисполнения (за исключением рекомендательных). Если срок исполнения неуказан, поручение должно исполняться в течение месяца. В отдельныхслучаях сроки исполнения поручений могут быть продлены ГлавойАдминистрации области или его заместителями на основаниипредставленной информации с указанием объективных причин изменениясрока. 9.6.3. Контрольная инспекция Главы Администрации областиосуществляет предупредительный контроль за сроками исполненияраспорядительных документов Главы Администрации области путем сбораписьменных и устных информации об исполнении, а в отдельных случаях -путем проверок тактического исполнения на местах. 9.6.4. Контрольная инспекция Главы Администрации областиежемесячно по состоянию на 5 число после отчетного периодапредставляет Главе Администрации области и его заместителям обобщенныеданные о ходе и результатах исполнения изданных распорядительныхдокументов Главы Администрации области. 9.6.5. Распорядительные документы Главы Администрации областипосле их тактического исполнения в установленные сроки объемеснимаются с контроля. Снятие с контроля распорядительных документов Главы Администрацииобласти осуществляется по представлению заместителя ГлавыАдминистрации области, на которого возложен контроль за исполнениемдокумента, соответствующих информации и справок проверок. На основаниипредставленных материалов издается постановление (при снятиипостановлений) или распоряжение (при снятии распоряжений) о снятии сконтроля. Если по истечении срока исполнения документ остаетсянеисполненным по объективным причинам, структурному подразделению,подготовившему его, необходимо в течение месяца внести проектпостановления или распоряжения с его продлении или отмене. 10. Организационное, документационное обеспечение заседаний и совещаний в Администрации области 10.1. Организационное, документационное обеспечение подготовки ипроведения заседаний, совещаний, встреч (далее - мероприятий) сучастием Главы Администрации области осуществляют: секретариат ГлавыАдминистрации области, управление делами, общий отдел, структурноеподразделение Администрации области, ответственное за содержательнуючасть мероприятия. Мероприятия проводятся в соответствии сраспоряжениями, поручениями Главы Администрации области, планамимероприятий. 10.1.1. Секретариат Главы Администрации области обеспечивает: взаимодействие структурных подразделений Администрации области вчасти организационного обеспечения подготовки и проведениямероприятия; координацию работы подразделений Администрации области,ответственных за содержательную часть мероприятий, по срокамподготовки документов, Формированию папки для Главы Администрацииобласти, подготовки списка приглашенных, оповещение участниковмероприятия. 10.1.2. Подразделения Администрации области, курирующийзаместитель Главы Администрации области, ответственные засодержательную часть мероприятия, обеспечивают: качественную подготовку документов и материалов к мероприятию,списка приглашенных, порядка ведения мероприятия, а также необходимоеих согласование; представление в секретариат Главы Администрации области непозднее чем за три дня до назначенной даты проведения мероприятийдокументов и списков участников мероприятия; своевременное приглашение участников мероприятия; подготовку при необходимости протокола (решения) проведенногомероприятия; контроль, за выполнением поручений, данных по результатампроведения мероприятия. 10.1.3. Общий отдел Администрации области осуществляетдокументационное и техническое обслуживание мероприятий в части: тиражирования документов по заявкам ответственного структурногоподразделения, организации регистрации участников мероприятия; выполнения оперативных машинописных и копировально-множительныхработ во время проведения мероприятия (совместно с комитетом поинформатике); стенографирование и звукозапись мероприятий (по заявкамсоответствующих структурных подразделений). 10.1.4. Управление делами осуществляет подготовку местапроведения мероприятия, выполнение типографских работ, выделение позаявкам ответственного структурного подразделения канцелярскихпринадлежностей, организацию питания и размещения участниковмероприятий в гостиницах, обеспечение их транспортом и билетами наобратный проезд. 10.1.5. Информирование средств массовой информации о мероприятияхс участием Главы Администрации области осуществляется пресс-секретаремГлавы Администрации области. 10.2. Организационно-техническое обеспечение проведения заседанийкабинета при Главе Администрации области осуществляется общим отделомАдминистрации области и включает: составление повестки дня заседания, рассылку повестки днязаседания в приемные заместителей Главы Администрации области, вструктурные подразделения Администрации области, внесшие вопросы назаседание кабинета, пресс-секретарю Главы Администрации области; формирование материалов по повестке дня для членов кабинета,приглашение членов кабинета, глав органов местного самоуправлениягородов и районов области; подготовку зала заседаний (совместно с управлением делами),ведение и оформление протокола заседаний кабинета. 10.2.1. Структурные подразделения Администрации области, внесшиевопросы на заседание кабинета при Главе Администрации области,представляют необходимые материалы (проект постановления ГлавыАдминистрации области, справку по вопросу, выносимому на обсуждение,список приглашенных) не позднее недельного срока до заседаниякабинета, осуществляют приглашение заинтересованных лиц пообсуждаемому вопросу, доработку проекта постановления ГлавыАдминистрации области после заседания кабинета в течение 10 дней. 10.3. Организационно-техническое обеспечение совещаний,заседаний, проводимых заместителями Главы Администрации области,осуществляют работники соответствующих приемных. 11. Изготовление и использование бланков документов и печатей 11.1. В Администрации области устанавливаются следующие видыбланков: гербовые: "Глава Администрации Астраханской области" "Губернатор Астраханской области" "Первый заместитель Главы Администрации Астраханской области" "Администрация Астраханской области" (с реквизитами, безреквизитов) "Постановление Главы Администрации Астраханской области" "Распоряжение Главы Администрации Астраханской области" негербовые бланки структурных подразделений аппаратаАдминистрации области. 11.2. Бланки документов, применяемые в Администрации области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующегоразрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 11.3. Гербовые бланки в Администрации области являютсяполиграфической продукцией, бланками строгой отчетности и подлежатучету в общем отделе Администрации области. 11.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствиис ГОСТ 6.30-97 по заказам общего отдела Администрации области. 11.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге форматаА4 (210х297 мм) или формата А5 (148х210) на основе продольного иуглового расположения реквизитов (приложения 1-7). Бланки документовдолжны иметь поля не менее (мм): 20 - левое 10 - правое 20 - верхнее 10 - нижнее 11.6. Гербовые бланки в Администрации области подлежат учету.Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков врегистрационно-учетной форме (журнале) в общем отделе, секретариатеГлавы Администрации области, приемных заместителей Главы Администрацииобласти. 11.7. Гербовые бланки хранят в сейфах. 11.8. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту сотметкой в журнале. 11.9. Контроль за изготовлением, использованием и хранениемгербовых бланков возлагается на общий отдел Администрации области.Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранениебланков, определяются приказом первого заместителя Главы Администрацииобласти. 11.10. Бланки структурного подразделения аппарата Администрацииобласти изготавливаются в том случае, если руководитель подразделенияимеет право подписи. Допускается изготовление бланков структурныхподразделений аппарата с помощью средств вычислительной техникинепосредственно при изготовлении конкретного документа. 11.11. Изготовление бланков структурных подразделений аппаратаАдминистрации области осуществляется по согласованию с общим отделомАдминистрации области. 11.12. Руководители структурных подразделений аппаратаАдминистрации области несут ответственность за обеспечение сохранностибланков и правильность их использования. 11.13. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в Администрации области используютсягербовые и другие печати. Гербовая печать Администрации области ставится на наиболее важныхдокументах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы)(приложение 11). Гербовой печатью Администрации области заверяютсяподписи Главы Администрации области и его заместителей, управляющегоделами Администрации области. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие штампы. 11.14. На копиях постановлений, распоряжений Главы Администрацииобласти проставляется круглая (негербовая) печать протокольногосектора общего отдела Администрации области. На документах, справках по личному составу проставляется печатькруглая (негербовая) отдела кадров управления государственной службы икадровой политики при Главе Администрации области. Гербовая печать управления делами применяется при оформлениифинансовых документов, на командировочных удостоверениях, платежныхпоручениях. При отправке документов на пакетах проставляетсяспециальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать (негербовая)общего отдела Администрации области. 11.15. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте. При этом оттиск должен захватывать частьнаименования должности и подписи лица, подписавшего документ. 11.16. Изготовление гербовых и других печатей, штамповпроизводится на основании заказа управления делами Администрацииобласти после согласования образцов печатей с руководителемсекретариата Главы Администрации области. 11.17. Изготовленные печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале в общем отделе Администрации области, выдаватьсяработникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафахили сейфах. 11.18. Контроль за правильностью хранения и использованиягербовых печатей Администрации области осуществляет руководительсекретариата Главы Администрации области, негербовых печатей и штампов- заведующий общим отделом Администрации области. 12. Техническое обеспечение работы с документами 12.1. Печатание документов. 12.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюрообщего отдела, секретариате Главы Администрации области, приемныхзаместителей Главы Администрации области, а также непосредственно вподразделениях Администрации области с использованиемпрограммно-технических средств, компьютерной и машинописной техники,при соблюдении требований настоящей инструкции, основных требованийоформления служебных документов. 12.1.2. В машинописном бюро общего отдела печатаются документытолько служебного характера. Печатание под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений,распоряжений Главы Администрации области, документы к мероприятиям сучастием Главы Администрации области, а также другие документы,связанные с обеспечением деятельности Главы Администрации области. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойзаведующим общим отделом или его заместителем. Все документы, передаваемые для печатания, должны быть тщательноотредактированы и написаны чернилами. Исполнитель обязан проверитьрукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое иразборчивое написание фамилий, географических названий, наименованийорганизаций, предприятий, цифр, дат и т.д. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются. 12.1.3. Заказ на печатание документа оформляется на листке "заказв машинописное бюро", в котором заполняются все предусмотренные в немсведения (приложение 12). 12.1.4. Документы должны печататься без помарок с соблюдениемГОСТа 6.30-97 на организационно-распорядительную документацию (ОРД). 12.1.5. Текст документа печатается через полтора межстрочныхинтервала. Допускается печатание через один межстрочный интервалдокументов на бланке Формата А5. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографскимспособом, печатаются через два межстрочных интервала. 12.1.6. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,а также заголовки печатаются через один межстрочный интервал При этомсоставные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка оналичии приложения", "гриф согласования" следует отделять друг отдруга 1,5-2 межстрочными интервалами. 12.1.7. Название вида документа (акт, протокол, положение, устави т.д.) печатается прописными буквами. 12.1.8. Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста сдлиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границыправого поля. 12.1.9. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименованиеорганизации, структурного подразделения, указание должности с фамилиейи инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адресорганизации должны печататься с новой строки от первого положениятабулятора. Те же требования должны соблюдаться при печатаниидокумента частному лицу. 12.1.10. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефонапечатаются в левом нижнем углу последнего листа документа. Ниже этоготекста при необходимости указывается индекс машинистки (первые буквыее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и датапечатания, например: Кораблев Кораблев Иван Петрович 22-38-14 22-38-14 ал 5 07.06.98 или ал 5 07.06.98 Фамилия исполнителя (составителя) документа и номер егослужебного телефона обязательно указывается только в исходящихдокументах (письмах, справках, докладных записках заключениях). Всопроводительных письмах этот реквизит не указывается. 12.2. Копирование (тиражирование) документов. 12.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторекопировально-множительных работ общего отдела Администрации области. 12.2.2. На копирование сдаются только служебные документы сзаказом на бланке установленной формы (приложение 12), заполненномзаказчиком, и подписанные руководителем секретариата ГлавыАдминистрации области или заведующим общим отделом или егозаместителем. Размножение гербовых бланков Администрации области неразрешается. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений ПрезидентаРФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ производится толькопо заказам, подписанным руководителем секретариата Главы Администрацииобласти. Копирование постановлений и распоряжений Главы Администрацииобласти производится только по заказам, подписанным руководителемсекретариата Главы Администрации области, заведующим общим отделом. 12.2.3. документы передаются на копирование в несброшюрованномвиде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 12.2.4. В секторе копировально-множительных работ ведется учетвыполненных работ на основании заказов. 12.3. Прием и оперативная передача текстов служебных документовпо официальным каналам факсимильной связи. 12.3.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальныйномер Администрации области, установлен в секретариате ГлавыАдминистрации области. Документ, принятый по факсимильной связи, неимеет юридической силы. 12.3.2. При передаче и приеме текстов служебных документов потелефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц; - документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четкимшрифтом, служебные письма оформлены в соответствии с требованияминастоящей инструкции; - ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода,заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "дляслужебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журналеустановленной формы без проставления регистрационного штампа.Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям сотметкой о дате и времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале установленнойформы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатахпод расписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на имя Главы Администрации области передаются всектор приема и распределения корреспонденции общего отделаАдминистрации области. 12.3.3. Контроль за использованием факсимильной техникиосуществляет руководитель секретариата Главы Администрации области. 13. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов 13.1. Номенклатура дел секретариата Главы Администрации области,приемных заместителей и структурных подразделений аппаратаАдминистрации области разрабатывается работниками приемных, канцеляриии архива общего отдела Администрации области. 13.2. Номенклатура дел включает в себя виды документов,образующихся в деятельности приемных и структурных подразделенийАдминистрации области. Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется повопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием ихразновидности. После перечня дел оставляется несколько свободныхномеров для внесения в нее дополнений. 13.3. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядкеважности включенных в них документов. 13.4. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условногообозначения подразделений и порядкового номера дел по номенклатуре.Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет(переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем жеиндексом и номером в течение всего срока. 13.5. Номенклатура дел предусматривает формирование документовпостоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 13.6. На основании номенклатуры дел приемных и структурныхподразделений аппарата Администрации области составляется своднаяноменклатура, которая согласовывается общим отделом с архивным отделомАдминистрации области и утверждается руководителем секретариата ГлавыАдминистрации области не позднее 15 декабря текущего года. 13.7. Сводная номенклатура дел состоит из разделов односменных сназваниями приемных и структурных подразделений аппарата Администрацииобласти. Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваивается индекссоответствующего подразделения. 13.8. Исполненные документы группируются в дела в соответствии сноменклатурой дел (приложение 13). При оформлении дел необходимо: раздельно группировать дела постоянного и временного сроковхранения; проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре; группировать в деле документы одного года; проверять правильностьоформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат иномеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.д.; включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изыматьлишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность,т.е. документ - ответ помещать после документа-запроса. Приложенияприсоединять к документам, к которым они относятся (приложениябольшого объема могут выделяться в отдельные тома). 13.9. В каждый том (дело) рекомендуются подшивать не более 250листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу,формируется несколько томов под одним и тем же номером. В концекаждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела,внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях 14-16. 13.10. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями ГлавыАдминистрации составляются оглавления, в которых указываются номерарешений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия иномера листов. 13.11. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать вдела запрещается. 13.12. По окончании года в номенклатуре указывается количествосформированных дел: отдельно постоянного, долговременного икратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих наследующий год. 13.13. Дела хранятся в шкалах в вертикальном положении. Накорешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения всоответствии с утвержденной номенклатурой. 13.14. Работники аппарата Администрации области обязаныобеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся вдеятельности Администрации области документов. Выдача, дел из архиваАдминистрации области запрещается. 13.15. В исключительных случаях дела выдаются ответственнымработникам Администрации области для служебного пользования подрасписку. Отдельные документы из дел не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, новместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которойуказывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается подрасписку. Контроль за возвращением документа в дело возлагается на лицо,ответственное за делопроизводство. 13.16. По истечении одного года хранения дел в текущемделопроизводстве (кроме переходящих дел) документы вместе срегистрационными карточками к ним сдаются в архив Администрацииобласти. Приложение 1 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15. Тел. 22-85-19, факс 22-95-14 ____________ N ________________ На N __________ от ____________ Приложение 2 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15. Тел. 22-85-19, факс 22-95-14 ______________ N _______________ На N ____________ от ___________ Приложение 3 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________ N _____________ Приложение 4 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________ N _____________ Приложение 5 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ 414008, г. Астрахань, ул, Советская, 15. Тел. 22-81.15, факс 22-95-14 _____________ N _____________ На N ____________ от _________ Приложение 6 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15 Тел. 22-85-19, факс 22-95-14 Приложение 7 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Приложение 8 КАРТОЧКА К ПРОЕКТУ РАСПОРЯЖЕНИЯ (ПОСТАНОВЛЕНИЯ) ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 1. Проект внесен: _____________________________________________________________________________________________________________________ 2. Основание подготовки документа: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Проект визируют: ___________________________________________________________________________________________________________________ 4. Проект согласован: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Первый заместитель Главы Администрации Заместитель Главы Администрации Начальник государственно-правового управления Редактор общего отдела Руководитель секретариата Главы Администрации области Распоряжение (постановление) разослать: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Исполнитель: ____________________ Помощник заместителя Главы Администрации области "____"___________ 199__ г. _______________________ "____"___________ 199__ г. _______________________ Приложение 9 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЕКТОРОМ ПРИЕМА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА (КАНЦЕЛЯРИЕЙ) АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 1. Письма, присланные в копии для сведения. 2. Сводки и информации, присланные для сведения. 3. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки на выполнение различныхработ. 5. Учебные планы, программы. 6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференциии т.д. 7. Печатные издания (газеты, книги, журналы, бюллетени). 8. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты. 9. Нормы расхода материалов. 10. Бухгалтерские документы. 11. Научные отчеты. 12. Формы статистической отчетности. 13. Дайджест прессы, рекламные материалы. Приложение. Документы, перечисленные в пп. 4, 9, 10, 11, 12,подлежат специальному учету в соответствующих приемных и другихподразделениях. Приложение 10 КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА ПРИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКЕ СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ лицевая сторона ----------------------------------------------------------------¬ ¦ КАРТОЧКА УЧЕТА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА ¦ ¦ ¦ ¦ Номер УК: Дата поступ. ¦ ¦ N Докум.: Дата докум. ¦ ¦ Кол-во листов: ¦ ¦ Адресат: ¦ ¦ Корреспондент: ¦ ¦ ¦ ¦ Краткое содержание: ______________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ __________________________________________________________ ¦ ¦ Отп. на исп. Исполнитель ¦ ¦ Исполнитель: ¦ ¦ Резолюция: ¦ L---------------------------------------------------------------- оборотная сторон ----------------------------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ Отметка об исполнении документа: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дата заверш.: Номер дела: ¦ ¦ Номер папки: ¦ ¦ ¦ L---------------------------------------------------------------- Приложение 11 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ Договоры, соглашения и иные совместные документы, издаваемые отимени других и более органов (организаций) в т.ч. федерального уровня. Постановления, решения распоряжения Главы Администрации области,прежде всего, отправляемые в федеральные органы власти. Положения о департаментах, комитетах. Уставы предприятий, (объединений) государственных, а такжесмешанных форм собственности. Протоколы согласования погашения задолженности, планов поставок ит.д. Письма гарантийные по авансово-экономическим вопросам. Акты (приема законченных строительством объектов, выполненныхработ, экспертизы и т.п.). Договоры (о поставках, подрядах, научно-техническомсотрудничестве, производстве работ и т.п.). Задания (в т.ч. титульные списки на проектирование объектов,технических сооружений; капитальное и жилищное строительство и т.д. Доверенности (на получение материально-технических ценностей,видео дел в арбитраже, судах и т.д.). Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющихправо совершения финансово-хозяйственных операций. Штатные расписания и изменения к ним. Служебные удостоверения руководителям департаментов, комитетов идр. структурных подразделений Администрации области, а так жедолжностным лицам аппарата Администрации области. Документы о допуске должностных лиц к сведениям, составляющимгосударственную тайну. Приложение 12 ЗАКАЗ на печатание документов Наименование подразделения ______________________________________ Исполнитель (тел.) ______________________________________________ Наименование документа __________________________________________ стр. _______________ экз. ________________ дата ______________ время ______________ Подпись ___________________ Дата _____________________ Время ________________ Подпись исполнителя _____________________________________________ ЗАКАЗ на копировально-множительные работы ---------------------T------------T------------T----------------- Наименование ¦ Кол-во ¦ Кол-во ¦ Отметка документа ¦ стр. ¦ экз. ¦ отсрочн. ---------------------+------------+------------+----------------- _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Заказчик ________________________ подпись заказчика _________ (наимен. структ. подразд.) Дата заказа __________________________ Дата изготовления ____________________ Исполнитель __________________________ Роспись в получении __________________ Разрешаю _______________ Заключения и отзывы Администрации области на диссертации,направляемые в высшую аттестационную комиссию. Представления и ходатайства о награждении государственныминаградами Российской Федерации. Отчеты и протоколы о вручении государственных наград,направляемые в вышестоящие органы. Почетные грамоты и иные документы, выдаваемые службой наград (поуказанию Главы Администрации области и его заместителей). Задания на проектирование и строительство технических сооружений. Заявления на аккредитив, об отказе от акцепта. Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Письма гарантийные по финансово-хозяйственным вопросам. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.п.). Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки ит.п. Сметы расходов (на содержание аппарата Администрации, жилищноестроительство и капитальный ремонт и т.д.). Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использованиябюджетных ассигнований, на зарплату и т.д.). Приложение 13 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ------------------------------------------------------------------- Дата на Индекс Гриф 19__ год утверждения ------------------------------------------------------------------- Индекс Наименование структурных Кол-во Сроки Примеча- подразделений (или направ- хранения ние ление деятельности) и дел и статьи по перечню ------------------------------------------------------------------- 1 2 3 4 5 ------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------- Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел ----------------------------------------------------------------- По срокам хранения Всего В том числе переходящ. ----------------------------------------------------------------- Постоянно Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: ----------------------------------------------------------------- Подпись Гриф согласования с архивом общего отдела Приложение 14 Образец обложки дела Администрация Астраханской области (наименование организации) Фонд N _________ Дело N _________ (приемная Главы Администрации Индекс _________ области Гужвина А.П.) _____________________________ (название структурного подразделения) _____________________________ _____________________________ _____________________________ (заголовок дела) Том год ________________________ (на скольких листах) ________________________ (срок хранения) Приложение 15 Внутренняя опись документов, находящихся в деле N _____ ----------------------T--------------------------------T--------- Дата и номер доку- ¦ Наименование корреспондента,¦ Номера мента зарегистриро- ¦ дата, номер и краткое ¦ листов ванного канцелярией ¦ содержание документа ¦ ----------------------+--------------------------------+--------- Например: 02.08.95 N3-6165 Министерство труда N 7- ГМ от 24.07.95 г. О концепции и прогнозе демографического развития Рос. Фед. до 2015 года 20.12.95 N5-1-9260 Правительство РФ Об оказании помощи лицам с нарушением органов слуха и т.д. ----------------------------------------------------------------- Должность _____________ _________________ (подпись) (Ф.И.О.) _________ (дата) Приложение 16 Лист-заверитель дела N __________ В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ (цифрами и прописью) _______________________________ листов в т.ч.: литературные листы ___________ Архивариус Администрации области ______________ (подпись) "____"__________ 199_ г.