Постановление Губернатора Астраханской области от 09.12.2003 № 570
Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области
Утратилo силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 г. N 309 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 09.12.2003 N 570Об Инструкции поделопроизводству ваппарате ГубернатораАстраханской области В целях совершенствования документационного обеспечениядеятельности Губернатора и Администрации Астраханской области, всоответствии с постановлением Губернатора Астраханской области от16.09.2003 N 442 "О Регламенте Администрации Астраханской области" и всвязи с введением ГОСТа 6.30-2003 "Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов", принятого постановлением Госстандарта Россииот 03.03.2003 N 65-ст,ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппаратеГубернатора Астраханской области (прилагается). 2. Рекомендовать органам исполнительной власти областиразработать инструкции по делопроизводству в соответствии с ГОСТом6.30-2003 и регламентами Губернатора Астраханской области иАдминистрации Астраханской области. 3. Признать утратившим силу постановление Главы АдминистрацииАстраханской области от 30.06.98 N 272 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству". 4. Постановление вступает в силу со дня подписания.Губернатор области А.П. Гужвин УТВЕРЖДЕНА постановлением Губернатора Астраханской области от 09.12.2003 N 570 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате ГубернатораАстраханской области (далее - Инструкция) определяет единую системуделопроизводства и организации работы с документами в аппаратеГубернатора Астраханской области (далее - аппарат) в целяхсовершенствования документационного обеспечения деятельностиГубернатора области и Администрации области. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000N 68, ГОСТом 6.30-2003 "Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов", Уставом Астраханской области, законами Астраханскойобласти, с учетом опыта организации делопроизводства в аппарате. 1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, включаяподготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые спомощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые ваппарате, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применения современных технических средств в работе сдокументами, методическое руководство и контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами в аппарате осуществляютсяуправлением делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области(далее - управление делопроизводства аппарата). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы сдокументами в структурных подразделениях аппарата ГубернатораАстраханской области (далее - структурное подразделение) возлагаетсяна их руководителей. Ведение делопроизводства в структурномподразделении осуществляет определенный руководителем работник. 1.5. Правила и порядок работы с документами, установленныенастоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных служащихаппарата (далее - работники аппарата). Работники аппарата ответственны за выполнение требованийнастоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашениесодержащейся в них информации. 1.6. Передача документов (копий документов) представителямсредств массовой информации осуществляется только пресс-секретаремГубернатора области. В иных случаях в связи со служебной необходимостью передачадокументов (копий документов) органам государственной власти иорганизациям допускается с разрешения руководителя аппарата иначальника управления делопроизводства аппарата. 1.7. При работе с документами в аппарате не разрешается вносить вних исправления, делать пометки, за исключением случаев,предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.8. Работа с документами вне служебных помещений запрещается. 1.9. При увольнении или переходе на работу в другое структурноеподразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документыответственному за ведение делопроизводства. 1.10. В случае утраты документов руководитель структурногоподразделения, органа исполнительной власти Астраханской области,помощник заместителя Главы Администрации области, курирующего данноеструктурное подразделение или орган исполнительной власти, обязаныпроинформировать начальника управления делопроизводства и провестислужебное расследование. Результаты расследования и соответствующиепредложения представляются руководителю аппарата. 1.11. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены соструктурой аппарата, регламентами Губернатора Астраханской области иАдминистрации Астраханской области. Инструкцией по делопроизводству ваппарате, положением о структурном подразделении и соответствующимидолжностными инструкциями. 1.12. Порядок работы с секретными документами и документами сгрифом "Для служебного пользования" установлен специальнымиинструкциями. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 2.1. Деятельность Губернатора Астраханской области иАдминистрации Астраханской области (далее - Губернатора,Администрации) обеспечивается системой взаимосвязанных управленческихдокументов, составляющих ее документационную базу. В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления ираспоряжения Губернатора Астраханской области ( далее постановления ираспоряжения Губернатора). Администрация по вопросам своей компетенциипринимает постановления и распоряжения Администрации Астраханскойобласти (далее - постановления и распоряжения Администрации). 2.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора иАдминистрации нормативного характера, то есть предписания,рассчитанные на постоянные или многократные действия. Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении илиосвобождении от занимаемой должности руководителей структурныхподразделений, органов исполнительной власти Астраханской области(далее - органы исполнительной власти). В форме распоряжений принимаются решения Губернатора иАдминистрации по оперативным, организационным, кадровым вопросам инаграждению. 2.3. Руководитель аппарата издает приказы по аппарату, в томчисле о назначении на должность и освобождении от должности. 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При оформлении и составлении служебных документов должнысоблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов. Подготовка служебных документов должна производиться всоответствии с требованиями основных положений Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкциипо делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТа6.30-2003. При подготовке документов рекомендуется применять текстовойредактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтаTymes New Roman Cyr размером 14, 12 (для оформления табличныхматериалов) через одинарный интервал. 3.2. Обязательными реквизитами всех документов являются:наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа,номер, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа инаправлении его в дело. 3.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письмаоформляются на соответствующих гербовых бланках (требования к бланкам,пункты 12.1 - 12.6) (Приложения 1 - 11). 3.4. Вид документа. Наименование должно быть на каждом виде документа, кроме письма.Оно обуславливает особенности изложения содержания и построениятекста, помогает определить назначение документа (постановление,распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). 3.5. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм)независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точнопередавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем".Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок можетформулироваться обобщенно. Заголовок не проставляется на документах, текст которыхпечатается на формате А5, а также на извещениях, телефонограммах,телеграммах. 3.6. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; дляпротокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытия; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказаявляется дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя иболее органами государственной власти, должны иметь одну единую дату. Датой вступления в силу распорядительного документа считаетсядата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 января2003 года следует оформлять 05.01.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:01 марта 2003 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки орегистрации). 3.7. Адресование документа. 3.7.1. В качестве адресата могут быть органы государственнойвласти, организации, их структурные подразделения, должностные ифизические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают вименительном падеже, например: Министерство юстиции Российской Федерации Управление систематизации законодательства 3.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают вдательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалыуказывают перед фамилией, например: Департамент здравоохранения Астраханской области Начальнику департамента А.Е. Гаврилову или Начальнику департамента здравоохранения Астраханской области А.Е. Гаврилову 3.7.3. Если документ отправляют в несколько органовгосударственной власти, местного самоуправления, однородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений одного органагосударственной власти, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления городов и районов области 3.7.4. В состав реквизита "адресат" при необходимости можетвходить почтовый адрес. Элементы адреса указывают впоследовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия"перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большемколичестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес непроставляется на документах, направляемых в правительственныеучреждения, постоянным корреспондентам. 3.7.5. Если письмо адресуется организации, указывают еенаименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела" ул. Профсоюзная, д. 12, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию,инициалы, почтовый адрес получателя, например: Петрову И.А. ул. С. Здоровцева, д. 10, кв. 15 г. Астрахань, 414040 3.8. Текст документа. 3.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, недопускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двухосновных частей. В первой части излагается причина (основание)составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения,решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряженийГубернатора и Администрации, приказов может содержать однураспорядительную часть без преамбулы. 3.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д.,содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы.Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания. 3.8.3. При необходимости разделения текста на составные части(разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела долженсостоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пунктынумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пунктадолжен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемыхточками, например: 1.1.3, 5.4.3. В качестве образца может служитьнумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерациясоставных частей текста арабскими цифрами. 3.8.4. Особенностью языка служебного документа является: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении; употребление в распорядительных документах глаголовнеопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать","рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации, авторадокумента, дату документа, регистрационный номер документа, заголовокк тексту. 3.8.5. В постановлениях Губернатора текст излагается от первоголица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ). В постановлениях Администрации текст излагается от третьего лицаединственного числа (Администрация Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ). В совместных документах текст излагают от первого лицамножественного числа ("постановили", "решили", "приказываем"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности государственныхорганов власти, их структурных подразделений (положение, инструкция),а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),используют форму изложения текста от третьего лица единственного илимножественного числа ("отдел осуществляет функции", "в составуправления входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым","прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("АдминистрацияАстраханской области не возражает", "управление считает возможным"). 3.9. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельныеположения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты:наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных заих содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текстаделается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листовприложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характеране названы, то их наименования необходимо перечислить после текста суказанием количества листов каждого приложения и количестваэкземпляров, например: Приложения: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах(постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения даетсяв тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листаприложения делается отметка с указанием наименования распорядительногодокумента, его даты и регистрационного номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документуна них проставляется порядковый номер, например: Приложение N 2 к постановлению Губернатора Астраханской области от 05.06.2003 N 319 Приложение N3 к постановлению Администрации Астраханской области от 10.11.2003 N 3/7 Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 3.10. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения иоценки проекта документа. Согласование проектов документов проводитсяпри необходимости оценки целесообразности документа, егообоснованности и соответствия действующему законодательству и правовымактам. Согласование может проводиться как в аппарате, его структурныхподразделениях, так и вне его. Внутреннее согласование проекта распорядительного документаоформляется в виде визы. 3.10.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и датусогласования. При необходимости могут быть указаны должностьвизирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия),например:Начальник департаментакультуры Астраханскойобласти (личная подпись) Н.С. Терещенко03.10.2003 3.10.2. Виза проставляется в нижней части оборотной стороныпоследнего листа распорядительного документа. Служебные письма и другие отправляемые документы визируются накопиях, остающихся в аппарате, на лицевой стороне последнего листа. 3.10.3. Внешнее согласование. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования,справкой согласования или представлением протокола обсуждения проектадокумента на заседании коллегиального органа. Гриф согласованиявключает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатаетсяпрописными буквами), полное наименование должности и название органаисполнительной власти, организации, личную подпись, инициалы и фамилиюлица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например:СОГЛАСОВАНОЗаместитель ГлавыАдминистрацииАстраханской области(личная подпись) И.В.Родненко02.06.2003 Если согласование производится коллегиальным органом илипосредством письма, то гриф согласования оформляется следующимобразом:СОГЛАСОВАНОПротокол заседанияколлегии департаментакультуры Астраханскойобластиот 23.09.2003 N7илиСОГЛАСОВАНОПисьмо Государственнойархивной службы Россииот 18.05.2003 N 02-4/59 3.10.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись"или на отдельном листе согласования. Если содержание документазатрагивает интересы нескольких органов государственной власти,организаций, то согласование может быть на отдельном листесогласования, на документе делается запись "Лист согласованияприлагается". 3.11. Подписание документа. Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинникипостановлений и распоряжений подписывает Губернатор, в его отсутствие- первый заместитель Главы Администрации области или один иззаместителей, исполняющий обязанности Губернатора. 3.11.1. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральныеорганы государственной власти, подписывает Губернатор, в егоотсутствие - первый заместитель Главы Администрации или один иззаместителей, исполняющий обязанности Губернатора. Заместители Главы Администрации подписывают документы,направляемые в министерства и ведомства, а также в подведомственные идругие организации в соответствии с их компетенцией. 3.11.2. Доклады, докладные записки, справки, документысправочного или аналитического характера могут подписыватьсяисполнителем (руководителем структурного подразделения), еслиразрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 3.11.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформленне на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:Начальник департамента пофизической культуре и спортуАстраханской области (личная подпись) В.П. МакаровилиНачальник департамента (личная подпись) В.П. Макаров При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управленияделами)Управляющий делами (личная подпись) В.Е. ТурченковГлавный бухгалтер (личная подпись) Г.В. Гордеева 3.11.4. При подписании документа несколькими лицами равныхдолжностей их подписи располагают на одном уровне, например:Губернатор Председатель ГосударственнойАстраханской области Думы Астраханской области(личная подпись) А.П. Гужвин (личная подпись) П.П. Анисимов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:Председатель комиссии (личная подпись) Н.П. ВеселовЧлены комиссии: (личная подпись) С.М. Куликов (личная подпись) К.Н. Артемьев (личная подпись) С.Н. Матвеев 3.11.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должностьлица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставитьпредлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту переднаименованием должности. 3.12. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после егоподписания, санкционирующий распространение действия документа наопределенный круг государственных органов власти, организаций,должностных лиц. 3.12.1.Утверждение производится двумя способами: грифомутверждения или изданием соответствующего распорядительного документа(постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковуююридическую силу. 3.12.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическуюсилу только с момента его утверждения. 3.12.3.Если документ утверждается конкретным должностным лицом,то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ,наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица,утверждающего документ, дата утверждения. Гриф утверждениярасполагается в правом верхнем углу первого листа документа. СловаУТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами:УТВЕРЖДАЮПервый заместительГлавы АдминистрацииАстраханской области(личная подпись) А.А. Жилкин18.03.2002 3.12.4. Если документ утверждается распорядительным документом,то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия распорядительногодокумента в творительном падеже, его даты и номера, например:УТВЕРЖДЕНпостановлениемГубернатораАстраханской областиот 31.01.2003 N 40 3.13. Резолюция. 3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа.Резолюция проставляется на документе Губернатором, заместителями ГлавыАдминистрации, руководителями органов исполнительной власти и включаетфамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения,подпись и дату, например: Родненко И.В. Прошу подготовить проект постановления к 05.05.2003. (личная подпись) А.П.Гужвин 10.04.2003 3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листадокумента на свободном месте между адресатом и текстом документа илина специальных карточках-поручениях. Резолюция по выполнению указов Президента Российской Федерации,постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерацииставится только на специальных карточках-поручениях. 3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указываетсяответственный исполнитель. Если нет таких указаний, то должностноелицо, названное в резолюции первым, является ответственным заисполнение документа. 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 4.1.Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряженийГубернатора производится структурными подразделениями, органамиисполнительной власти в соответствии с порядком, установленнымРегламентом Губернатора и требованиями настоящей Инструкции. 4.2. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора вносятся иготовятся соответствующими структурными подразделениями, органамиисполнительной власти. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора во изменение илидополнение к ранее принятым готовятся и вносятся соответствующимиструктурными подразделениями, органами исполнительной власти, внесшимиосновной документ. Исключение составляет поручение Губернатора другомуисполнителю. 4.3. Ответственность за качество проектов постановлений ираспоряжений Губернатора, их соответствие действующемузаконодательству, настоящей Инструкции несут руководители структурныхподразделений, органов исполнительной власти, которые вносят этидокументы, помощники заместителей Главы Администрации области,курирующих данные структурные подразделения, органы исполнительнойвласти. 4.4. Если при подготовке проекта правового акта выявилисьнеобходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранееизданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросунескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новыйединый акт. В проект такого акта включаются новые, а такжесодержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняютсвою силу. 4.5. Внесение изменений и дополнений в нормативные актыоблисполкома не допускается. В этом случае для решения вопросовразрабатываются соответствующие проекты постановлений и распоряженийГубернатора или Администрации, а решения облисполкома признаютсяутратившими силу. Изменения в постановление Губернатора вносятся постановлениемГубернатора, а в распоряжение Губернатора - распоряжением илипостановлением Губернатора. 4.6. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора должныпроходить согласование с заинтересованными структурнымиподразделениями, органами исполнительной власти, а при необходимости -с государственными и другими организациями. Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатораоформляется визой, включающей личную подпись визирующего (срасшифровкой фамилии), и дату. Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к нимвизируются исполнителем - руководителем и юристом органаисполнительной власти, структурного подразделения, внесшего проект. Визы руководителей проставляются на оборотной стороне последнеголиста первого экземпляра проекта документа в нижней его части и вкарточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложение16). Допускается полистное визирование проекта документа. 4.7. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора должныпроходить правовую экспертизу в государственно-правовом управленииаппарата, визироваться начальником этого управления или егозаместителем. 4.8. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящийпроект для внесения Губернатору, должен провести обсуждение сзаинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения.Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются протоколпроведенного обсуждения, перечень разногласий и подлинники замечаний,подписанные соответствующими руководителями. Отказ в согласовании по конкретным пунктам проекта непрепятствует его дальнейшему рассмотрению. Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию.Повторное визирование не требуется, если при доработке в проектдокумента внесены уточнения, не изменившие его сути. Приложения к постановлениям и распоряжениям обязательновизируются руководителем и юристом подразделения, готовившего проектдокумента, государственно-правовым управлением аппарата, руководителемаппарата, редактором управления делопроизводства аппарата. 4.9. После правовой экспертизы проект постановления, распоряжениявместе с дискетой передается исполнителем на редактирование в отделраспорядительных документов управления делопроизводства аппарата,визируется редактором. Проект правового акта на бумажном носителе должен полностьюсоответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствиебумажного носителя и электронного варианта возлагается на разработчикапроекта. После визы редактора проект сдается в соответствующую приемную,визируется заместителем Главы Администрации, координирующимдеятельность структурного подразделения, органа исполнительной власти,внесшего проект документа. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора при наличиизамечаний заместителя Главы Администрации, координирующегодеятельность вышеназванных структурных подразделений, органовисполнительной власти, до их устранения не вносятся на подписьГубернатору. Подготовленный (согласованный) документ передается работникамисоответствующей приемной (секретариата) в секретариат Губернатора,визируется руководителем аппарата и передается на подпись Губернатору. 4.10. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора печатаютсяна бланках установленной формы. В проектах распорядительных документовупотребляются полные официальные наименования органов исполнительнойвласти и иных организаций. Постановления и распоряжения Губернаторадолжны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) ипостановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом"ПОСТАНОВЛЯЮ:", оно печатается прописными буквами. Преамбула можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются вразъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Губернатора, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернаторав тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернаторапечатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласнотребованиям, изложенным в п. 3.9 настоящей Инструкции. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами исостоит из слов: "Губернатор Астраханской области", инициалов ифамилии Губернатора. Слова "Губернатор Астраханской области"печатаются в одну строку от левой границы текстового поля, инициалы ифамилия Губернатора печатаются от правой границы текстового поля. 4.11. Документы, подготовленные с нарушением установленныхтребований и не прошедшие необходимого согласования, могут бытьвозвращены руководителем аппарата должностным лицам, внесшим данныепроекты. 4.12. К тексту проекта правового акта обязательно должна бытьприложена пояснительная записка за подписью руководителя органаисполнительной власти, структурного подразделения, внесшего проектдокумента (приложение 17). К проекту обязательно прикладывается документ (служебная записка,письмо) с письменной резолюцией Губернатора, исполняющего обязанностиГубернатора, содержащей поручение о подготовке проекта постановленияили распоряжения. В случае подготовки проекта по поручению, данному насовещании, к проекту прикладывается протокол совещания или выписка изнего с точной формулировкой поручения. Ссылка на устное поручениеГубернатора производится в пояснительной записке с указанием даты,когда оно было дано. К проектам правовых актов о выделении денежных средствприкладываются смета расходов и все документы, подтверждающиенеобходимость выделения средств, полное обоснование производимыхзатрат. 4.13. Постановления и распоряжения Губернатора подписываютсяГубернатором, а в его отсутствие - первым заместителем ГлавыАдминистрации или одним из заместителей, исполняющим обязанностиГубернатора. 4.14. Доработка проектов постановлений, распоряжении, неподписанных Губернатором, возлагается на структурное подразделение,орган исполнительной власти, готовившие данный проект. 4.15. Подписанные Губернатором постановления и распоряженияпередаются секретариатом Губернатора в управление делопроизводствааппарата для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания ихГубернатором. Регистрация ведется отделом распорядительных документовуправления делопроизводства аппарата отдельно с начала и до концагода. Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера,распоряжениям - порядковые номера с буквой "р", например: N 532-р. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся вэлектронную базу. 4.16. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки изних направляются управлением делопроизводства аппарата адресатамсогласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителемдокумента, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные -в течение суток. Копии принятых постановлений и распоряжений Губернатораудостоверяются печатью управления делопроизводства аппарата. 4.17. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатораостаются в отделе распорядительных документов управленияделопроизводства аппарата для формирования в дела, хранятся 1 год исдаются в архив управления. Правовые акты Губернатора области, изменяющие или дополняющиеранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которымрассылались ранее принятые документы. Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора осуществляетсяпо заявке структурного подразделения, органа исполнительной власти -исполнителя, либо по указанию руководителя аппарата, начальникауправления делопроизводства аппарата, о чем делается отметка всоответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актовпроизводится по указанию руководителя аппарата. 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений ираспоряжений Администрации Астраханской области производитсяструктурными подразделениями, органами исполнительной власти всоответствии с порядком, установленным Регламентом АдминистрацииАстраханской области и требованиями настоящей Инструкции. 5.2. Проекты постановлений и распоряжений Администрации вносятсячленами Администрации, руководителями органов исполнительной власти. 5.3. Проекты постановлений и распоряжений Администрации вносятсяна рассмотрение Администрации при наличии следующих материалов:пояснительной записки, содержащей основание внесения проекта,необходимых расчетов, финансово-экономического обоснования, прогнозасоциально-экономических и иных последствий реализации предлагаемыхрешений, сведений о согласовании проекта. Пояснительная записка, проект представленного правового актаподписываются (визируются) членом Администрации, руководителем июристом органа исполнительной власти, внесшего проект. 5.4. Проекты постановлений и распоряжений Администрации, покоторым требуется решение Администрации, до их внесения вАдминистрацию подлежат обязательному согласованию с заинтересованнымиорганами исполнительной власти, а при необходимости - сгосударственными и другими организациями; правовой экспертизе вгосударственно - правовом управлении аппарата. 5.5. Поступившие на согласование проекты правовых актоввизируются руководителями указанных органов и организаций илиуполномоченными ими заместителями (виза включает наименованиедолжности, фамилию, инициалы, подпись, дату). Визы проставляются наоборотной стороне последнего листа документа и на карточкесогласования (приложение 18). Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию. 5.6. Если подготавливаемый проект постановления, распоряженияАдминистрации влечет за собой изменения или дополнения других актовАдминистрации, эти изменения или дополнения включаются в проектотдельного акта. Изменения и дополнения, вносимые в правовой акт Администрации,оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основнойдокумент. Изменения и дополнения в правовой акт вносятся органом,готовившим основной документ. 5.7. Проекты всех правовых актов после их согласования сзаинтересованными органами и организациями представляются на правовуюэкспертизу в государственно-правовое управление аппарата, визируютсяначальником этого управления или его заместителем. 5.8. После правовой экспертизы проекты постановлений ираспоряжений на бумажном носителе и в электронном виде представляютсяв управление делопроизводства аппарата на редактирование, визируютсяредактором. Разработчик проекта несет ответственность за соответствиебумажной и электронной версий проекта документа. 5.9. После визы редактора проект сдается разработчиком всоответствующую приемную, визируется заместителем Главы Администрации,координирующим деятельность органа исполнительной власти, внесшегопроект документа. 5.10. Проекты постановлений и распоряжений Администрации,подготовленные с отступлением от установленных Регламентом и настоящейИнструкцией правил, подлежат возврату на доработку. 5.11. Проекты постановлений и распоряжений Администрацииоформляются на гербовых бланках установленной формы. В проектахдокументов употребляются полные официальные наименования органовгосударственной власти и иных организаций. Заголовок, текст, подпись,приложения к постановлениям и распоряжениям Администрации оформляютсяаналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряженийГубернатора (см. п. 4.10). Преамбула в проектах постановленийАдминистрации завершается словами "Администрация Астраханской областиПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнее слово печатается прописными буквами. 5.12. Подготовленные документы для рассмотрения на заседанииАдминистрации передаются исполнителем в управление по организационнойработе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппаратадля включения в повестку дня и формирования материалов заседания. 5.13. Поправки, внесенные непосредственно в ходе обсужденияпроекта постановления и распоряжения Администрации, обобщает и изучаетразработчик, который подготовил данный проект для рассмотрения назаседании Администрации. Если срок доработки проекта постановления специально неоговаривается на заседании Администрации, то он составляет 5 рабочихдней. Доработанный проект постановления, распоряжения Администрациивизируется руководителем органа исполнительной власти, внесшего проектдокумента, и сдается руководителю аппарата для визирования иподписания Губернатором. 5.14. Постановления и распоряжения Администрации могутприниматься без рассмотрения на заседании Администрации (в рабочемпорядке) в случаях, требующих безотлагательного решения Администрациии не вызывающих при этом особой необходимости коллегиальногообсуждения вопроса. Подготовленные проекты документов для рассмотрения в рабочемпорядке сдаются руководителю аппарата. Согласование проекта правового акта с членами Администрацииосуществляет приемная руководителя аппарата. 5.15. Принятые в рабочем порядке правовые акты Администрациипосле подписания Губернатором включаются в протокол очередногозаседания Администрации. 5.16. После подписания Губернатором проектов постановлений ираспоряжений Администрации руководитель аппарата передает их вуправление делопроизводства аппарата для регистрации и выпуска. Постановления и распоряжения Администрации датируются днемподписания (принятые в рабочем порядке) или днем заседанияАдминистрации (принятые на заседании Администрации). Регистрацияведется отделом распорядительных документов управленияделопроизводства аппарата отдельно. Постановлениям присваиваютсяпорядковые регистрационные номера. Постановлениям (распоряжениям) Администрации присваиваютсяномера, проставляемые через косую черту, например 1/25, где перваяцифра означает номер протокола заседания Администрации, а вторая -порядковый номер постановления (распоряжения) от начала года. К регистрационным номерам распоряжений Администрации добавляетсябуква "р", например: N 5/54-р. Данные о документе (его номер, дата, наименование, текст)вносятся в электронную базу. 5.17. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки изних направляются управлением делопроизводства аппарата адресатамсогласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителемдокумента, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные -в течение суток. Копии принятых постановлений и распоряжений Администрацииудостоверяются печатью управления делопроизводства аппарата. 5.18. Подлинники постановлений и распоряжений Администрацииостаются в отделе распорядительных документов управленияделопроизводства аппарата для формирования в дела, хранятся 1 год исдаются в архив управления. 6. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ ЗАКОНОВ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВЛЕНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 6.1. Разработка проектов законов Астраханской области,постановлений Государственной Думы Астраханской области, вносимых впорядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную ДумуАстраханской области. 6.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области ипостановлений Государственной Думы Астраханской области (далее -проект), вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором нарассмотрение Государственной Думы Астраханской области (далее -Государственной Думы области), осуществляется структурнымиподразделениями и органами исполнительной власти, в компетенциикоторых находится рассматриваемый вопрос. 6.1.2. Координацию работ, связанных с подготовкой проектов,вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором вГосударственную Думу области, осуществляет государственно-правовоеуправление аппарата. 6.1.3. Разработка и согласование проектов в структурныхподразделениях, органах исполнительной власти осуществляется всоответствии с порядком, утверждаемым Регламентом Губернатора инастоящей Инструкцией. 6.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59Регламента Государственной Думы Астраханской области представляет вгосударственно-правовое управление аппарата следующие документы: - текст проекта; - пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимостиего принятия, включающую характеристику проекта, его цели и основныеположения, а также прогноз социально-экономических и иных последствийпосле вступления нормативного правового акта в силу; - финансово-экономическое обоснование; - перечень законов и иных нормативных правовых актов, которыенеобходимо отменить, изменить или дополнить в связи с принятиемданного нормативного правового акта, а также предложения о разработкенормативных правовых актов, необходимых для реализации данногонормативного правового акта области; - заключение экспертизы (в случаях, предусмотренных действующимзаконодательством). Объем дополнительной информации, представляемой с проектом,необходимой для проведения правовой экспертизы, определяетсягосударственно-правовым управлением аппарата. 6.1.5. Проект представляется в двух экземплярах ссопроводительным письмом в двух экземплярах, оформленным на гербовомбланке Губернатора области, с четким наименованием вопроса, вносимогона рассмотрение Государственной Думы Астраханской области. Второйэкземпляр письма визируется руководителем органа исполнительной властиобласти или структурного подразделения, разработавшего проект. При внесении проекта в Государственную Думу Астраханской областив сопроводительном письме указывается назначенный представитель поданному проекту. К проекту прилагается карточка согласования установленногообразца с визами заинтересованных лиц (приложение 19). 6.1.6. В органах исполнительной власти и структурныхподразделениях аппарата проект находится на согласовании не более 10дней. 6.1.7. Руководитель органа исполнительной власти или структурногоподразделения аппарата, в его отсутствие - заместитель, а также юристставят визу на карточке согласования и на лицевой стороне последнейстраницы проекта. Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменномвиде за подписью руководителя и прилагаются к проекту. 6.1.8. После согласования с курирующим заместителем ГлавыАдминистрации области и со всеми заинтересованными лицами проектпоступает в государственно-правовое управление аппарата для проведенияправовой экспертизы. Правовая экспертиза проводится в течение 21 календарного дня.Замечания, дополнения и поправки оформляются в письменном виде заподписью начальника государственно-правового управления аппарата, вего отсутствие - заместителя, после чего проект возвращаетсяразработчику. 6.1.9. После проведения правовой экспертизы проект визируетсяработниками отдела государственно-правовой политики и взаимодействия сГосударственной Думой Астраханской области государственно-правовогоуправления аппарата, а затем начальником управления, в его отсутствие- заместителем. 6.1.10. Проект направляется государственно-правовым управлениемаппарата полномочному представителю Губернатора области вГосударственной Думе Астраханской области на визирование. 6.1.11. Подготовленный проект передается на рассмотрениеГубернатору области для внесения его в порядке законодательнойинициативы в Государственную Думу области. 6.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписаниясопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебнойкорреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппаратапроект направляется государственно-правовым управлением аппарата вГосударственную Думу области. Копии направленных документов остаются вгосударственно-правовом управлении аппарата. 6.2. Рассмотрение законопроектов, подготовленных ГосударственнойДумой Астраханской области и направленных Губернатору на заключение. 6.2.1. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управленияделопроизводства аппарата регистрирует законопроект и в этот же деньнаправляет его в государственно-правовое управление аппарата. 6.2.2. Государственно-правовое управление аппарата подготавливаетпроект поручения соответствующим структурным подразделениям, органамисполнительной власти о подготовке заключения на представленныйзаконопроект, подписывает его у руководителя аппарата. 6.2.3. Законопроект с резолюцией руководителя аппаратанаправляется государственно-правовым управлением аппарата исполнителю. 6.2.4. В течение 14 дней со дня поступления законопроектаструктурное подразделение, орган исполнительной власти подготавливаетпроект заключения за подписью Губернатора или исполняющего егообязанности первого заместителя, заместителя Главы Администрации исдает его вместе с законопроектом в государственно-правовое управлениеаппарата. 6.2.5 Государственно-правовое управление аппарата послевизирования проекта заключения начальником управления или егозаместителем передает проект в секретариат Губернатора. 6.2.6. Подписанное Губернатором заключение на законопроектрегистрируется в канцелярии и в этот же день направляетсягосударственно-правовым управлением аппарата в Государственную Думуобласти. Копии заключений и законопроекты передаются канцелярией вгосударственно-правовое управление аппарата. 6.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области. 6.3.1. Принятые законы Астраханской области, направляемыеГосударственной Думой области на подпись Губернатору области,передаются в государственно-правовое управление аппарата. 6.3.2. Государственно-правовое управление аппарата направляетпредставленный закон Астраханской области полномочному представителюГубернатора области в Государственной Думе области. 6.3.3. Полномочный представитель Губернатора области вГосударственной Думе области вносит предложения о подписании илиотклонении закона Астраханской области. 6.3.4. После подписания Губернатором области закона Астраханскойобласти полномочный представитель Губернатора области вГосударственной Думе области передает его в государственно-правовоеуправление аппарата. 6.3.5. Подписанный Губернатором области закон Астраханскойобласти возвращается государственно-правовым управлением аппарата вГосударственную Думу области для регистрации и оформления. 6.3.6. Оформленный закон Астраханской области представляется вгосударственно-правовое управление аппарата в двух экземплярах. Одинэкземпляр хранится в государственно-правовом управлении аппарата,второй экземпляр с сопроводительным письмом, подготовленнымгосударственно-правовым управлением аппарата, направляется дляопубликования в средствах массовой информации. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ) 7.1. Подготовку проектов договоров (соглашений) осуществляютсоответствующие органы исполнительной власти области в соответствии спорядком, установленным Регламентом Администрации и требованияминастоящей Инструкции. 7.2. Проекты договоров (соглашений) должны сопровождатьсяпояснительной запиской с обоснованием целесообразности заключения,оценкой финансово-экономических и других последствий. 7.3. Проекты договоров (соглашений) должны пройти согласование вовсех органах исполнительной власти, различных организациях,заинтересованных в решении поставленных задач, правовую экспертизу вгосударственно-правовом управлении аппарата. В органах исполнительнойвласти, организациях проекты согласовываются (рассматриваются) неболее трех дней. Согласование проектов оформляется визой, включающей наименованиедолжности, личную подпись визирующего ( с расшифровкой фамилии) идату. Визы руководителей органов исполнительной власти проставляются накарточке согласования проекта договора (приложение 20) и на оборотнойстороне последнего листа первого экземпляра проекта (экземплярАдминистрации). 7.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания попроекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора(соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием даты. Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию.Повторное визирование не требуется, если при доработке в проектдокумента внесены уточнения, не изменившие его содержания. 7.5. Договоры (соглашения) оформляются на чистых белых листахбумаги формата А4 (210х297 мм) в нескольких экземплярах, по одному длякаждой стороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа,номер, дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовыепечати каждой из сторон. 7.6. После подписания договора (соглашения) в секретариатеГубернатора ему присваиваются номер и дата. В случае подписаниядоговора (соглашения) только одной стороной орган исполнительнойвласти, готовивший проект, направляет документы на подписание другойстороне и отслеживает дальнейшую процедуру подписания вплоть допоступления подписанных договоров (соглашений) в секретариатГубернатора. Датой договора является дата совместного подписания илисамая поздняя дата подписания одной из сторон. Номер договорапроставляется через косую черту и состоит из регистрационных номеровкаждой из сторон, подписавших договор. 7.7. Подписанные договоры (соглашения) вносятся в реестрыдоговоров (соглашений), которые ведутся по месту хранения. 7.8. Копии договоров (соглашений) передаются секретариатомГубернатора в управление делопроизводства аппарата для направленияадресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанномуисполнителем документа. Адресатами обязательной рассылки являются:государственно-правовое управление аппарата, управление поорганизационной работе и взаимодействию с органами местногосамоуправления аппарата, департамент по делам печати, телерадиовещанияи средств массовых коммуникаций Астраханской области. 8. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ, ПРОТОКОЛОВ 8.1.Служебные письма готовятся работниками структурныхподразделений, органов исполнительной власти, оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовомбланке Губернатора Астраханской области (приложение 1). Служебные письма за подписью первого заместителя ГлавыАдминистрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение2). Служебные письма за подписью заместителей Главы Администрацииоформляются на гербовом бланке Администрации области (приложение 3). Служебные письма за подписью руководителя аппарата оформляются нагербовом должностном бланке (приложение 7), за подписью заместителейруководителя аппарата - на гербовом бланке аппарата ( приложение 6). Служебные письма за подписью руководителей структурныхподразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются набланках (негербовых) структурных подразделений (приложение 12). 8.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятсяисполнителем в двух экземплярах, должны быть завизированыруководителем соответствующего структурного подразделения, органаисполнительной власти, курирующим заместителем Главы Администрации,руководителем аппарата. Визы проставляются на лицевой сторонепоследнего листа второго экземпляра письма. В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываютсяинициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурногоподразделения, органа исполнительной власти), например:Н.И. Кузнецов22-34-16 Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариатГубернатора. 8.3.Подписанным служебным письмам присваивается регистрационныйномер в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводствааппарата. Первый экземпляр письма направляется адресату, второйэкземпляр (копия) - в секретариат Губернатора. 8.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходимасрочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, безпереноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания:точка - тчкзапятая - зптдвоеточие - двтчкавычки - квч Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер), -(минус), + (плюс), % (процент) и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги в двух экземплярахс указанием телеграфного адреса. В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город,номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование учреждения,фамилия, имя, отчество получателя. Текст телеграммы не долженпревышать двух машинописных страниц, визируется руководителемструктурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти, вкотором была составлена телеграмма, курирующим заместителем ГлавыАдминистрации. Тексты телеграмм подписываются Губернатором или заместителямиГлавы Администрации, заверяются печатью отдела служебнойкорреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата ипередаются в почтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остаетсяв отделе. 8.5. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждениявопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов,совещаниях, конференциях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Ввводной части заполняются следующие реквизиты: председатель,присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит изразделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого разделастроится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. В зависимости от поставленной задачи протокол может быть краткими полным, с изложением текстов выступлений. Документ, утверждаемыйколлегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решенийколлегиальных органов определяется положением об этих коллегиальныхорганах. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 9.1. Корреспонденция, поступившая Губернатору, в Администрацию,принимается и учитывается централизованно в отделе служебнойкорреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата.Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные ипраздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается вканцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных в разноснойкниге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставитсядата и подпись работника, принявшего документ. 9.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильностьее доставки, соответствие содержимого указанному на конверте,целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кромеконвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии управленияделопроизводства аппарата. 9.1.2. При обнаружении повреждения, отсутствии в конвертедокумента или приложений к нему, а также в случае несоответствияномера на конверте номеру вложенного документа его отправителюдокументы возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом. 9.1.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в томслучае, когда только по почтовому штемпелю можно установить адресотправителя или время отправки и получения документов. 9.1.4. При получении доплатной корреспонденции конвертысохраняются для представления в качестве оправдательных документов красходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаяхконверты после вскрытия уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается попринадлежности. 9.1.5. Все входящие документы сортируются: - служебные документы - по секретариату Губернатора,секретариатам, приемным заместителей Главы Администрации, руководителяаппарата и структурным подразделениям; - письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их вуправление по работе с обращениями граждан аппарата. 9.2. Порядок регистрации поступающих документов. 9.2.1.Поступившие в Администрацию документы подлежат регистрациив день их поступления. По отдельным вопросам документы нерегистрируются (приложение 13). 9.2.2.На каждом поступившем документе проставляетсярегистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключениемпоздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и другихдокументов, необходимость регистрации которых определяется управлениемделопроизводства аппарата. Регистрационный штамп проставляется вправом нижнем углу первого листа документа. Проставленная датапоступления документа не является ее регистрацией. Поступившие в Администрацию письма и телеграммы учреждений,организаций и предприятий (служебные документы) регистрируютсяцентрализованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии)управления делопроизводства аппарата на ПЭВМ. На регистрационном штампе служебного документа ставитсяпорядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной ипорядкового номера в пределах года. 9.2.3. При регистрации документа заполняется электроннаярегистрационная карточка (приложение 14), в которую вносятся сведенияо корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящий номер ,дата, фамилия лица, подписавшего документ, количество листов документаи приложений к нему. В карточке фиксируется краткое содержаниедокумента, указывается, кому документ адресован, дата передачидокумента по назначению и другие необходимые данные. 9.2.4. После регистрации документы направляются в соответствующиесекретариаты, приемные Губернатора и заместителей Главы Администрациис учетом распределения между ними обязанностей. Федеральные законы,постановления Федерального Собрания Российской Федерации, указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации направляютсяГубернатору, а в его отсутствие - заместителю, исполняющемуобязанности Губернатора. Документы, поступившие из Аппарата Президента РоссийскойФедерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также спометкой "срочно", передаются по назначению незамедлительно. Ошибочно направленные в подразделения документы немедленновозвращаются в отдел служебной корреспонденции управленияделопроизводства аппарата. 9.2.5. Электронная регистрационная карточка на документ,созданная в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управленияделопроизводства аппарата, по каналам телекоммуникационной сетипересылается в соответствующий секретариат, приемную, структурноеподразделение аппарата, орган исполнительной власти, в которыенаправляется данный документ. В секретариатах, приемных, структурныхподразделениях полученный документ повторно не регистрируется, а вуказанную карточку вносится дополнительная информация, отражающая ходработы с этим документом в подразделении. В органах исполнительнойвласти на полученной электронной регистрационной карточкедополнительно ставятся регистрационный номер и дата поступления этогодокумента. 9.2.6. Резолюции (поручения) руководителей, рассмотревшихдокументы, оформляются на специальном бланке или непосредственно надокументе в верхней его части на свободном от текста месте. Резолюции по выполнению нормативных актов федеральных органовгосударственной власти оформляются исключительно на бланках. В резолюции дастся указание по исполнению документ, определяютсяответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе сдокументами, как правило, указывается срок исполнения. 9.2.7. Резолюция (поручение) руководителя вводится в электроннуюрегистрационную карточку в соответствующем секретариате, приемной. 9.2.8. На документах, подлежащих исполнению, в соответствующихсекретариатах ставится отметка о контроле по форме "К" или "контроль",которая помещается в левом поле первого листа документа. 9.2.9. Документы, рассмотренные Губернатором, заместителями ГлавыАдминистрации, в соответствии с их поручениями направляютсяисполнителям через отдел служебной корреспонденции (канцелярию)управления делопроизводства аппарата. 9.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениями ипередача документов внутри структурного подразделения осуществляютсябез учета в отделе служебной корреспонденции управленияделопроизводства аппарата. Передача и регистрация документовосуществляются специалистами секретариатов, приемных и работникамиструктурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства. 9.2.11. Отдел служебной корреспонденции управленияделопроизводства аппарата не регистрирует и возвращает в подразделениядокументы, подготовленные и оформленные ими с нарушением установленныхнастоящей Инструкцией требований. 9.3. Порядок рассмотрения документов. 9.3.1. Корреспонденция, поступившая в аппарат, должнарассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнитель обязанознакомиться с переданными ему документами и выделить из них документынаиболее срочного исполнения. 9.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата,не должны пересылаться на исполнение в иные организации. 9.3.3. Если документ направляется на исполнение в иныеорганизации, то об этом необходимо поставить в известность заявителяили орган исполнительной власти, организацию, откуда он поступил. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первойстраницы соответствующими секретариатами, приемными заместителей ГлавыАдминистрации ставится штамп "подлежит возврату". 9.3.4. Запрещается направлять в организации, не являющиесяструктурными подразделениями аппарата, органами исполнительной властиили органами федеральной власти, подлинники документов, поступивших издирективных органов. 9.3.5. В случае, если исполнителями документов являются нескольколиц, то ответственным считается работник, который указан первым враспорядительном документе или резолюции руководства. 9.3.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившимидокументами, обеспечивает подготовку (при необходимости) ответныхдокументов, контролирует качество и своевременность исполненияпоручений. 9.3.7. После завершения работы над документом исполнитель долженкратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги вформе краткой справки результаты выполнения поручения, например:"Учтено при формировании бюджета", "Дан устный ответ", "Вопрособсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)", "Принялучастие" и т.д. На исполненном документе, на нижнем поле первого листа илиприложенной к нему справки (информации), руководящим работникомаппарата проставляется отметка "в дело", проставляются номер дела пономенклатуре, дата и подпись. Отметка "в дело" свидетельствует о том,что работа над документом завершена и он помещается в соответствующеедело. 9.3.8. Если на входящий документ дается письменный ответ, токопия ответа является основанием для списания этого документа в дело.Копия документа - ответа вместе с входящим документом помещается вдело в соответствии с номенклатурой дел. 9.3.9. Сведения о завершении работы над документом фиксируются вэлектронной контрольной карточке. 9.3.10. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управленияделопроизводства аппарата не реже одного раза в месяц сверяет наличиедокументов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляетсводку о ходе исполнения документов и направляет ее руководителюаппарата, заместителям Главы Администрации. 9.4. Отправка исходящих документов. 9.4.1. Работа с исходящими служебными документами включает ихрегистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку. 9.4.2. Регистрация осуществляется: - исходящих инициативных документов Губернатора, заместителейГлавы Администрации, руководителя аппарата - в отделе служебнойкорреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата; - исходящих ответных документов Губернатора, заместителей ГлавыАдминистрации, руководителя аппарата - в соответствующихсекретариатах, приемных; - документов структурных подразделений - специалистами,отвечающими за делопроизводство подразделения. 9.4.3. Регистрация инициативных исходящих документовпредусматривает указание регистрационного номера, даты регистрации,краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, иисполнителя, куда документ адресован, номера дела, в которое будетпомещена его копия, и других необходимых данных. Регистрация ведется с использованием ПЭВМ на электронныхкарточках (приложение 15). 9.4.4. Регистрационный номер инициативного исходящего документасостоит из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядковогономера в пределах года. 9.4.5. Регистрационный номер исходящего ответного документасостоит из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и входящегономера документа - запроса. 9.4.6. Документу, направляемому в несколько адресов,присваивается один регистрационный номер. 9.4.7. Документы на отправку передаются в отдел служебнойкорреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата вдень их регистрации в соответствующем структурном подразделении. 9.4.8. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии стребованиями настоящей Инструкции. 9.4.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копиязарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая всенеобходимые визы и приложения, хранится в деле соответствующегосекретариата, приемной, структурного подразделения. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и тогоже содержания допускается передавать на рассылку необходимоеколичество его ксерокопий. 9.4.10. Служебные документы, в формуляр которых не входитуказание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки,принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы РоссийскойФедерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы наотправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса насоответствующем языке. 9.4.11. Неправильно оформленные документы к отправке непринимаются и возвращаются исполнителям для исправления. 9.4.12. В зависимости от содержания и срочности документыдоставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой. Доставка корреспонденции органам исполнительной власти, какправило, осуществляется курьером, который вручает документы подрасписку в журнале. Допускается вызов в отдел служебной корреспонденции (канцелярию)управления делопроизводства аппарата работников органов исполнительнойвласти для вручения срочной корреспонденции. При отправке корреспонденции почтой составляется реестр по форме,утвержденной органами связи. Исходящие документы, подписанные Губернатором, направляемые ворганы государственной власти Российской Федерации, отправляютсяфельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаяхопределяется руководителем аппарата, начальником управленияделопроизводства аппарата. 9.4.13. В отделе служебной корреспонденции управленияделопроизводства аппарата на основании реестров, разносной книги ипоказателей маркировальной машины осуществляется учет исходящихдокументов. 9.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналамэлектронной почты и факсимильной связи. 9.5.1. Электронная почта - один из компонентов системыавтоматизации документооборота, средство доставки, отправки информациии ее передачи между пользователями как внутри аппарата Губернатора,так и между организациями, имеющими соответствующие программныесредства. 9.5.2. Сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняютсяаналогично документу на бумажных носителях при наличии определеннойспецифики в процессе исполнения. К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляютсяследующие требования: - документы готовятся с помощью текстового редактора Word илитабличного редактора Ехсеl с использованием шрифтов Arial, Times NewRoman и не должны содержать графических изображений; - название файла пишется на латинском языке, не должно содержатьпробелов в названии. 9.5.3. Прием и отправку служебных документов по каналамэлектронной почты в аппарате осуществляют структурные подразделения. Служебные документы, принятые на имя Губернатора, заместителейГлавы Администрации, руководителя аппарата, распечатываются набумажный носитель и сдаются в отдел служебной корреспонденции(канцелярию) управления делопроизводства аппарата для регистрации идальнейшего прохождения. После отправки документа электронной почтой исполнительпредставляет оригинал документа с отметкой об отправке электроннойпочтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управленияделопроизводства аппарата для направления в соответствующийсекретариат, приемную. 9.6. Прием и оперативная передача текстов служебных документов поофициальным каналам факсимильной связи. 9.6.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номераппарата Губернатора, установлен в секретариате Губернатора. Документ,принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. 9.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов потелефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц; - документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четкимшрифтом, служебные письма должны быть оформлены в соответствии стребованиями настоящей Инструкции; - ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода,заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журналеустановленной формы без проставления регистрационного штампа.Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям сотметкой о дате и времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формыбез проставления регистрационного штампа, передаются адресатам подрасписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на имя Губернатора, заместителей Главы Администрациипередаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управленияделопроизводства аппарата. При необходимости включения факсограммы вдело длительного срока хранения с нее при получении снимаетсяксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело. 9.6.3. Контроль за использованием факсимильной техникиосуществляют руководитель секретариата, советники, в приемных -помощники заместителей Главы Администрации. 10. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 10.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 10.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются вотделе служебной корреспонденции (канцелярии) управленияделопроизводства аппарата и в расконвертированном виде передаются вотдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждануправления по работе с обращениями граждан аппарата (далее - отделуправления по работе с обращениями граждан аппарата). 10.1.2. Граждане, пришедшие к Губернатору с письмами, сдают ихлично в отдел управления по работе с обращениями граждан аппарата.Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случаенеразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят визвестность граждан, что управление за приложенные к обращениямдокументы ответственности не несет. Как правило, на копиях обращенийграждан подпись должностного лица, принявшего письмо, не ставится, ауказываются дата приема, номер телефона для уточнения прохожденияписьма. 10.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственноГубернатору, заместителям Главы Администрации без регистрации, должныбыть переданы в управление по работе с обращениями граждан аппарата. 10.1.4. Поступившие в управление по работе с обращениями гражданаппарата письма граждан регистрируются в день их поступления. Прирегистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углуставится штамп аппарата Губернатора, куда вписываются входящий номер идата регистрации письма. 10.1.5. Регистрация писем граждан производится вавтоматизированном режиме ЭВМ с последующей распечаткойрегистрационно-контрольной карточки, содержащей фамилию и инициалыобратившихся, домашний адрес с указанием района, если письмопереслано, индекс сопроводительного письма, вид обращений (письмо,письмо с приема, личный прием), отметку о льготной категории, краткуюинформацию о поставленных в письме вопросах. 10.1.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральныхорганах власти, выдается регистрационно-контрольная карточка спометкой "контроль". 10.1.7. При поступлении повторных обращений врегистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указываетсяпризнак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. 10.1.8. Служебные письма, то есть документы на официальном бланкеили имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанныеодним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управленияпо работе с обращениями граждан аппарата, в случае если содержатпросьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретныхграждан. В данном случае, как и при регистрации обращений депутатов, врегистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - депутата(руководителя) и гражданина, по поводу которого обращаются. 10.1.9. Анонимные письма, то есть письменные обращения гражданинаили группы лиц без указания данных, позволяющих установить личностьобратившегося, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело. Еслианонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могутбыть направлены тем должностным лицам и органам исполнительной власти,в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них. 10.2. Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан. 10.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрениеначальнику управления по работе с обращениями граждан аппарата, вслучае необходимости докладываются Губернатору, заместителям ГлавыАдминистрации, руководителю аппарата. 10.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, даетсяв форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются:фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении,содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, датаподписания и в необходимых случаях сроки исполнения. 10.2.3. В случае доклада Губернатору, заместителям ГлавыАдминистрации проект резолюции должен быть подготовлен либоначальником управления и его заместителем, либо приемными,секретариатами Губернатора, заместителей Главы Администрации. 10.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц,ответственных за исполнение поручения, контроль за срокамирассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляетисполнитель, указанный в резолюции первым. 10.2.5. Обращения граждан должны направляться в соответствующиеучреждения и организации не позднее чем в пятидневный срок со днярегистрации в отделе управления по работе с обращениями гражданаппарата. 10.2.6. Весь ход рассмотрения письма с записью порученийруководства заносится в ПЭВМ. 10.2.7. Не разрешается передавать письма из одного структурногоподразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениямиграждан аппарата. 10.2.8. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со днярегистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучениярассматриваются в срок 15 дней. 10.2.9. При невозможности, рассмотрения письма в указанные срокинеобходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срокарассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной насегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованиемневозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а такжепредложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срокрассмотрения может должностное лицо, которое его установило. 10.2.10. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки ипод роспись передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию)управления делопроизводства аппарата для отправки исполнителям. 10.2.11. На письмах с резолюцией "информировать аппаратГубернатора" ставится штамп "подлежит возврату". 10.2.12. Не возвращаются в отдел управления по работе собращениями граждан аппарата письма с резолюциями: "для сведения","направляется по принадлежности". 10.2.13. Ответы из организаций и структурных подразделений,органов исполнительной власти по исполнению поручений поступают вотдел управления по работе с обращениями граждан аппарата. В правомнижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа,проставляется регистрационный номер обращения. 10.2.14. Ответы на обращения с письмом заявителя,регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами передаютсядолжностному лицу, давшему поручение. 10.2.15. Исполненными считаются письма граждан, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторамданы исчерпывающие ответы. 10.2.16. Снять документы с контроля могут: должностное лицо,давшее контрольное поручение по письму, начальник управления по работес обращениями граждан аппарата. 10.2.17. Данные о списании документа в дело заносятся в ПЭВМ спроставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения,помещаются в папку "дело", на которой пишется номер письма, фамилия,инициалы автора, дата поступления и закрытия. 10.2.18. Обращения граждан хранятся в управлении по обращениямграждан аппарата в течение 5 лет, а затем подлежат уничтожению, о чемсоставляется соответствующий акт, утверждаемый начальником управленияпо работе с обращениями граждан аппарата. 10.2.19. Контрольными функциями за исполнением обращений наделенысекретариаты, приемные Губернатора, заместителей Главы Администрации иуправление по работе с обращениями граждан аппарата. 10.2.20. Контроль осуществляется с помощью выходных форм,заложенных в компьютерной программе. 10.2.21. Один раз в месяц исполнителям направляются напоминания онеобходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, срокирассмотрения которых истекли. 10.3. Организация личного приема. Прием граждан ведут: Губернатор области, первый заместитель,заместители Главы Администрации, начальник и главные специалистыотдела по рассмотрению обращений граждан и взаимодействию с органамиисполнительной власти и органами местного самоуправления управления поработе с обращениями граждан аппарата. Прием граждан Губернатором области 10.3.1. Губернатор ведет прием граждан один раз в месяц каждуюпервую среду с 14 до 17 часов по предварительной записи. 10.3.2. Запись на прием к Губернатору производится работникамиуправления по работе с обращениями граждан аппарата не менее чем замесяц до даты приема. 10.3.3. На каждый прием записываются не более 20 человек. 10.3.4. На обращение заводится регистрационно-контрольнаякарточка с кратким содержанием, которая передается начальникомуправления по работе с обращениями граждан аппарата специалистамслужбы на проработку, по итогам которой на имя Губернатора готовитсяинформация по существу поставленных вопросов. 10.3.5. Граждане записываются на прием к Губернатору, какправило, в случае невозможности разрешения поставленных вопросов впределах компетенции органов местного самоуправления, органовисполнительной власти, департаментов и ведомств, куда ранее обращалисьзаявители, а также в ряде исключительных ситуаций (срочное оказаниематериальной помощи, оплата лечения и т.д.). 10.3.6. Повторная запись на прием к Губернатору по одному и томуже вопросу не рекомендуется. 10.3.7. В день приема запись не производится. 10.3.8. Решение о записи на прием принимает начальник управленияпо работе с обращениями граждан аппарата на основании письменногозаявления, представленного в управление. 10.3.9. Работники управления обязаны разъяснять гражданам порядокприема, а в случае отказа в записи на прием проконсультировать повозможным вариантам разрешения вопросов, поставленных в обращенияхграждан. 10.3.10. Во время приема Губернатора в целях оперативного решениявопросов, поставленных в обращениях граждан, руководителям органовисполнительной власти рекомендуется находиться на рабочих местах. 10.3.11. Гражданам, записавшимся на прием, выдается талон суказанием даты и времени приема. В случае переноса приема записьостается действительной до следующего приема. 10.3.12. Регистрационно-контрольные карточки с резолюциями поитогам приема передаются на рассмотрение исполнителям. 10.3.13. Исполнители обязаны в месячный срок, исключая обращения,где указаны другие сроки, представить информацию о выполнениипоручения с приема Губернатора в управление по работе с обращениямиграждан аппарата. Прием граждан заместителями Главы Администрации области 10.3.14. Заместители Главы Администрации области ведут приемграждан по средам согласно графику, ежеквартально утверждаемомуГубернатором. 10.3.15. Запись на прием осуществляется в отделе управления поработе с обращениями граждан аппарата за 10 дней до даты приема.Записавшимся гражданам выдается талон с указанием даты и времениприема. Записываются на каждый прием не более 20 человек. 10.3.16. Запись граждан на прием к заместителям ГлавыАдминистрации осуществляется исходя из распределения их обязанностей. 10.3.17. За день до приема регистрационно-контрольные карточки иимеющаяся переписка передаются помощникам заместителей ГлавыАдминистрации. 10.3.18. Заместители Главы Администрации ведут прием со своимипомощниками. 10.3.19. Карточки после приема не позднее чем на следующий деньпередаются в управление по работе с обращениями граждан аппарата дляотправки на исполнение. Помощники заместителей Главы Администрациисовместно с работниками отдела управления по работе с обращениямиграждан аппарата контролируют исполнение поручений, данных на личномприеме граждан. 10.3.20. График приема граждан заместителями Главы Администрациирегулярно публикуется в средствах массовой информации. 10.3.21. Работники управления по работе с обращениями гражданаппарата ведут прием граждан ежедневно согласно еженедельному графику. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 11.1. Контроль за исполнением служебных документовустанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного ихвыполнения. 11.2. Служебные документы, подлежащие обязательному контролю: 11.2.1. Федеральные законы, постановления Федерального СобранияРоссийской Федерации, указы и распоряжения' Президента РоссийскойФедерации, постановления и распоряжения Правительства РоссийскойФедерации. 11.2.2. Правовые акты Губернатора, Администрации. 11.2.3. Договоры, соглашения, подписанные Губернатором. 11.2.4. Письма и телеграммы федеральных органов государственнойвласти, в которых предусмотрено представление ответа. 11.2.5. Письма органов местного самоуправления, управлений,отделов и других организаций, содержащие просьбы по разным вопросам. 11.3. Контроль за сроками исполнения служебных документовосуществляют управление делопроизводства аппарата, секретариатГубернатора, секретариаты и приемные заместителей Главы Администрации,ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделенияхаппарата. 11.3.1. Управление по организационной работе и взаимодействию сорганами местного самоуправления аппарата осуществляет контроль заисполнением документов, указанных в пунктах 11.2.1 - 11.2.3 настоящейИнструкции. 11.3.2. Контроль за исполнением документов, поручений по ним ваппарате ведется с использованием технологии системыавтоматизированного делопроизводства. 11.4. Сроки рассмотрения служебных документов. Все служебные документы должны исполняться в сроки, указанные вэтих документах или в резолюции руководства. В тех случаях, когда срокисполнения не определен, документ должен быть исполнен в течениеодного месяца со дня поступления его в аппарат. Поручения, содержащиев тексте или в резолюции руководства указание "срочно", исполняются в3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленныхвопросов - в течение десяти дней. В 10-дневный срок исполняются такжепоручения, содержащие указание "оперативно". Депутатский запросрассматривается не более пятнадцати дней. Сроки исполнения всех служебных документов исчисляются вкалендарных днях со дня поступления в аппарат Губернатора. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения всех поручений, сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам. 11.5. Организация контроля за исполнением федеральных законов ипостановлений Федерального Собрания Российской Федерации, указов ираспоряжений Президента Российской Федерации, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации (далее - правовые актыРоссийской Федерации). 11.5.1. Учет контролируемых правовых актов Российской Федерации,а также хода и состояния исполнения возлагается на управлениеделопроизводства аппарата, помощников первого заместителя Главы,заместителей Главы Администрации, в секретариате Губернатора - насоветника. 11.5.2. Непосредственный контроль за исполнением правовых актовРоссийской Федерации (сбор информационных материалов, их анализ,доклад руководству) обеспечивает управление по организационной работеи взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата. 11.5.3. Контроль исполнения правовых актов Российской Федерации ипоручений, содержащихся в них, по существу вопроса обеспечиваютзаместители Главы Администрации, а также указанные в резолюцииГубернатора руководители органов исполнительной власти, структурныхподразделений. 11.5.4. Содержание резолюции Губернатора по исполнению правовыхактов Российской Федерации заносится в электроннуюучетно-регистрационную карточку, которая направляется исполнителям и вуправление по организационной работе и взаимодействию с органамиместного самоуправления аппарата. 11.5.5. Правовые акты Российской Федерации отделом служебнойкорреспонденции (канцелярией) управления делопроизводства аппаратапередаются исполнителю под роспись. 11.5.6. Исполненные правовые акты Российской Федерациинаправляются в управление по организационной работе и взаимодействию сорганами местного самоуправления аппарата под роспись для проверкисроков и качества исполнения. В случае выявления факта ненадлежащегоисполнения правового акта Российской Федерации управление извещаетдолжностное лицо, ответственное за выполнение поручения, о выявленныхнедостатках с целью их устранения. В случае повторного выявлениядокладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - исполняющемуобязанности Губернатора. Затем правовые акты передаются в отделслужебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводствааппарата. 11.5.7. Все правовые акты Российской Федерации хранятся в отделеслужебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводствааппарата и по истечении календарного года в переплетенном виде сдаютсяна хранение в архив управления делопроизводства аппарата. 11.5.8. Срок исполнения правовых актов Российской Федерации, еслион не указан в них, - в течение одного месяца. В случае наличияпоручения, непосредственно связанного с нормотворческой деятельностью,срок исполнения правовых актов Российской Федерации, содержащихподобные поручения, - в течение двух месяцев. Поручения Президента иПравительства Российской Федерации исполняются в указанные в нихсроки. Если срок не указан в них, он составляет один месяц. 11.5.9. При необходимости (обязательно наличие объективныхоснований) продления срока исполнения правовых актов РоссийскойФедерации должностное лицо, которому поручено исполнение, до истечениясрока представляет на имя Губернатора или одного из заместителей ГлавыАдминистрации, курирующего данный вопрос, докладную записку смотивированной просьбой о продлении срока исполнения. 11.5.10. Если поручение Губернатора по исполнению правовых актовРоссийской Федерации дано нескольким должностным лицам, то егоисполнение координирует должностное лицо, указанное в поручениипервым. 11.5.11. Информация о выполнении поручений, указанных в правовыхактах Российской Федерации, отправляется в центральные органы непозднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. В случаенесвоевременного представления ответа в указанный срок управление поорганизационной работе и взаимодействию с органами местногосамоуправления аппарата докладывает об этом Губернатору, а в егоотсутствие - исполняющему обязанности Губернатора. 11.6. Организация контроля за исполнением правовых актовГубернатора и Администрации. Контроль за исполнением включает: постановку на контроль,своевременное доведение документа до исполнителя, предварительнуюпроверку в ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнениядокументов, информирование заместителя Главы Администрации, снятие сконтроля. 11.6.1. Правовые акты Губернатора и Администрации, не содержащиеконкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль поуказанию Губернатора, заместителей Главы Администрации и начальникауправления по организационной работе и взаимодействию с органамиместного самоуправления аппарата. 11.6.2. Подлежат контролю правовые акты Губернатора,Администрации, содержащие конкретные поручения и сроки исполнения (заисключением рекомендательных). Если срок исполнения не указан,поручение должно исполняться в течение месяца. В отдельных случаяхсроки исполнения поручений могут быть продлены Губернатором наосновании представленной информации с указанием объективных причинизменения срока. 11.6.3. Управление по организационной работе и взаимодействию сорганами местного самоуправления аппарата осуществляетпредупредительный контроль за сроками исполнения правовых актовГубернатора, Администрации путем сбора устной, а в отдельных случаяхписьменной информации об исполнении. В случае выявления фактаненадлежащего исполнения правового акта Губернатора, Администрацииуправление извещает должностное лицо, ответственное за выполнениепоручения, либо заместителя Главы Администрации, курирующегосоответствующий вопрос, о выявленных недостатках с целью ихустранения. В случае повторного выявления докладывает об этомГубернатору, а в его отсутствие - исполняющему обязанностиГубернатора. 11.6.4. Управление по организационной работе и взаимодействию сорганами местного самоуправления аппарата ежемесячно по состоянию на 5число после отчетного периода представляет Губернатору, а такжеруководителю аппарата, заместителям Главы Администрации обобщенныеданные о ходе и результатах исполнения изданных правовых актовГубернатора, Администрации. 11.6.5. Правовые акты Губернатора и Администрации после ихфактического исполнения в установленные сроки снимаются с контроля. Снятие с контроля правовых актов Губернатора и Администрацииосуществляется Губернатором и руководителем аппарата по представлениисоответствующих информации и справок проверок заместителем ГлавыАдминистрации, руководителем структурного подразделения, органаисполнительной власти, на которого возложено исполнение документа. 12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ И ПЕЧАТЕЙ 12.1. В аппарате Губернатора устанавливаются следующие видыбланков: - гербовые (приложения 1-11): "Губернатор Астраханской области" "Первый заместитель Главы Администрации Астраханской области" "Администрация Астраханской области" (с реквизитами, безреквизитов) "Постановление Губернатора Астраханской области" "Распоряжение Губернатора Астраханской области" "Постановление Администрации Астраханской области" "Распоряжение Администрации Астраханской области" "Аппарат Губернатора Астраханской области" (с реквизитами, безреквизитов) "Руководитель аппарата Губернатора Астраханской области"; - негербовые бланки структурных подразделений аппаратаГубернатора. 12.2. Бланки документов, применяемые в аппарате, должныиспользоваться строго по назначению и без соответствующего разрешенияне могут передаваться другим лицам. 12.3. Гербовые бланки в аппарате Губернатора являютсяполиграфической продукцией, бланками строгой отчетности и подлежатучету в управлении делопроизводства аппарата. 12.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствиис ГОСТом 6.30-2003 по заказам управления делопроизводства аппарата. 12.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге форматаА4 (210х297 мм) на основе продольного и углового расположенияреквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так ибез него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 20 (35) правое - 10 верхнее - 20 нижнее - 20 12.6. Гербовые бланки в аппарате подлежат учету. Учет гербовыхбланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетнойформе (журнале) в управлении делопроизводства аппарата, секретариатеГубернатора, секретариатах, приемных заместителей Главы Администрации. 12.7. Гербовые бланки хранят в сейфах. 12.8. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланковосуществляется по акту с отметкой в журнале. 12.9. Контроль за изготовлением, использованием и хранениемгербовых бланков возлагается на управление делопроизводства аппарата.Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранениебланков, определяются приказом руководителя аппарата. 12.10. Бланки структурного подразделения изготавливаются в томслучае, если руководитель подразделения имеет право подписи. Допускается изготовление бланков структурных подразделений спомощью средств вычислительной техники непосредственно приизготовлении конкретного документа. 12.11. Изготовление бланков структурных подразделений (приложение12) осуществляется по согласованию с начальником управленияделопроизводства аппарата. 12.12. Руководители структурных подразделений несутответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность ихиспользования. 12.13. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в аппарате используются гербовые и другиепечати. Гербовая печать "Губернатор Астраханской области" ставится нанаиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения ихподлинности (юридической силы) (приложение 21). Гербовая печать "Администрация Астраханской области" ставится нанаиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности(юридической силы). Гербовой печатью Администрации заверяются подписиГубернатора и заместителей Главы Администрации на документахАдминистрации (приложение 22). Гербовая печать "Аппарат Губернатора Астраханской области"ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельностиаппарата, для удостоверения их подлинности (юридической силы)(приложение 23). 12.14. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие штампы. 12.15. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора,Администрации проставляется круглая (негербовая) печать "Управлениеделопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области". На копияхпостановлений, распоряжений Губернатора, Администрации, выданныхархивом управления делопроизводства аппарата, проставляется круглая(негербовая) печать архива управления делопроизводства аппарата. На документах, справках по личному составу проставляется круглая(негербовая) печать отдела кадров управления государственной службы икадров аппарата. При отправке документов на пакетах проставляется специальнаяпечать "Для пакетов", на телеграммах - печать (негербовая)"Телеграмма". 12.16. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте. При этом оттиск должен захватывать частьнаименования должности и подписи лица, подписавшего документ. 12.17. Изготовление гербовых и других печатей, штамповпроизводится управлением делами Губернатора на основании заказа послесогласования образцов печатей с руководителем аппарата. 12.18. Изготовленные печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале в управлении делопроизводства аппарата, выдаватьсяработникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафахили сейфах. 12.19. Контроль за правильностью хранения и использованиягербовых печатей осуществляет руководитель аппарата, негербовыхпечатей и штампов - начальник управления делопроизводства аппарата. 13. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 13.1. Машинописные работы. 13.1.1. Печатание документов в аппарате производится управлениемделопроизводства аппарата (сектор автоматизированной обработки ивыпуска документов), в секретариате Губернатора, секретариатах,приемных заместителей Главы Администрации и в структурныхподразделениях. Документы печатаются на ПЭВМ с использованиемтекстового редактора Microsoft Word версии 6.0 и выше. 13.1.2. В управлении делопроизводства аппарата печатаютсядокументы только служебного характера. Печатание под диктовку непроизводится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений,распоряжений Губернатора и Администрации, документы к мероприятиям сучастием Губернатора, а также другие документы, связанные собеспечением деятельности Губернатора и Администрации. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойначальником управления делопроизводства аппарата или его заместителем. 13.1.3. Все документы для печатания передаются заведующемусектором автоматизированной обработки и выпуска документов. Они должныбыть написаны чернилами и тщательно отредактированы. Исполнительобязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно бытьобращено на четкое и разборчивое написание фамилий, географическихназваний, наименований организаций, предприятий, цифр, дат и т.д. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются. 13.1.4. Документы должны печататься с соблюдением ГОСТа 6.30-2003на организационно-распорядительную документацию и требований настоящейИнструкции. 13.1.5. Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размера14 через одинарный интервал, таблицы - шрифтами 12, 13, 14 черезодинарный интервал. Постановления и распоряжения Губернатора,постановления и распоряжения Администрации, приказы руководителяаппарата печатаются шрифтом 14 через одинарный интервал. Приложения кпостановлениям, распоряжениям, приказам могут быть напечатаны сиспользованием шрифтов 12, 13 через одинарный интервал. 13.1.6. Название вида документа (акт, протокол, положение,договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами. 13.1.7. Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатноготекста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается дограницы правого поля. 13.1.8. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименованиеорганизации, структурного подразделения, указание должности синициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, и почтовыйадрес организации печатаются с новой строки от левой границытекстового поля. Те же требования должны соблюдаться при печатаниидокумента частному лицу. 13.1.9. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефонапечатаются в левом нижнем углу последнего листа документа (размершрифта 12), например:И.П. Кораблев22-38-14 Инициалы, фамилия исполнителя (составителя) документа и номер егослужебного телефона обязательно указываются только в исходящихдокументах (письмах, справках, докладных записках, заключениях). Всопроводительных письмах, письмах-ответах эти реквизиты, как правило,не указываются. 13.1.10. Печатание документов и материалов производится набланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе срукописью передаются исполнителю. Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию иправке в подразделении, могут быть переписаны на дискету заказчика. Нажестких дисках ПЭВМ сектора автоматизированной обработки и выпускадокументов управления делопроизводства аппарата записанные текстыхранятся в течение двух месяцев. Не подлежат распечатыванию документы и материалы с дискетызаказчика, выполненные в структурных подразделениях. 13.1.11. При распечатке документов и материалов слева в нижнейчасти каждого листа указываются наименование файла данного документа(материала), дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ. 13.2. Копировально-множительные работы. 13.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторекопировально-множительных работ управления делопроизводства аппарата. 13.2.2. На копирование сдаются только служебные документы сзаказом на бланке установленной формы (приложение 24), заполненномзаказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители подразделений,в том числе их заместители, включая руководителей отделов в составеуправления аппарата. Разрешение на исполнение заказа дает начальникуправления делопроизводства аппарата или его заместитель. Тиражирование гербовых бланков не разрешается. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора иАдминистрации производится только по заказам, подписаннымруководителем аппарата, начальником управления делопроизводствааппарата. 13.2.3. Документы передаются на копирование в несброшюрованномвиде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 13.2.4. В секторе копировально-множительных работ ведется учетвыполненных работ на основании заказов, которые хранятся в течениеодного года. 14. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОСЛЕДУЮЩЕЕ ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Номенклатура дел в аппарате разрабатывается работникамисекретариатов, приемных, структурных подразделений, управленияделопроизводства. 14.2. Составление номенклатурных дел, отбор дел для хранения иуничтожения в аппарате осуществляются при участии постояннодействующей экспертной комиссии. 14.3. Номенклатура дел включает в себя виды документов,образующихся в деятельности секретариатов, приемных и структурныхподразделений. Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется повопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием ихразновидности. После перечня дел оставляется несколько свободныхномеров для внесения в нее дополнений. 14.4. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядкеважности включенных в них документов. 14.5. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условногообозначения подразделений и порядкового номера дел по номенклатуре. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет(переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем жеиндексом и номером в течение всего срока. 14.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документовпостоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 14.7. На основании номенклатуры дел приемных и структурныхподразделений аппарата составляется сводная номенклатура, котораясогласовывается управлением делопроизводства аппарата с управлением поделам архивов Астраханской области и утверждается руководителемаппарата не позднее 15 декабря текущего года. 14.8. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных сназваниями секретариатов приемных и структурных подразделенийаппарата. Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваиваетсяиндекс соответствующего подразделения. 14.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии сноменклатурой дел (приложения 25,26). При оформлении дел необходимо: - раздельно группировать дела постоянного и временного сроковхранения; - проверять соответствие документов заголовку дел пономенклатуре; - группировать в деле документы одного года; - проверять правильность оформления документов, то есть наличиенеобходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей,заверяющих копии, и т.д.; - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изыматьлишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; - располагать документы в делах в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, тоесть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложенияприсоединять к документам, к которым они относятся (приложениябольшого объема могут выделяться в отдельные тома). 14.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов,относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним итем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительнаянадпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписиуказаны в приложениях 27-30. 14.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениямиГубернатора и Администрации составляются оглавления, в которыхуказываются номера решений, включенных в данный сборник, ихсодержание, даты принятия и номера листов. 14.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать вдела запрещается. 14.13. По окончании года в номенклатуре указывается количествосформированных дел: отдельно постоянного, долговременного икратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих наследующий год. 14.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. Накорешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения всоответствии с утвержденной номенклатурой. 14.15. Работники аппарата обязаны обеспечить полную сохранностьвсех поступивших и образующихся в деятельности аппарата документов.Выдача дел из архива управления делопроизводства аппарата запрещается. 14.16. В исключительных случаях по разрешению начальникауправления делопроизводства аппарата дела выдаются ответственнымработникам аппарата Губернатора для служебного пользования подрасписку. Отдельные документы из дел не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, новместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которойуказывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается подрасписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряженийГубернатора, Администрации из дел не изымаются. Контроль за возвращением документа в дело возлагается наспециалиста архива управления делопроизводства аппарата. 14.17. По истечении одного года хранения дел в текущемделопроизводстве (кроме переходящих дел) документы вместе срегистрационными карточками к ним сдаются в архив управленияделопроизводства аппарата. Приложение 1 Герб Астраханской области ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИСоветская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008. Тел.: (8512) 22-85-19,факс: (8512) 22-95-14. E-mail: gov@astrobl.ruот ___________ N ____________На N __________ от ___________ Примечание: герб Астраханской области в многоцветном вариантеизображения Приложение 2 Герб Астраханской области АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫСоветская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008. Тел.: (8512) 22-15-74,факс: (8512) 24-62-34от _______________ N ________________На N _____________ от _______________ Приложение 3 Герб Астраханской области АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 22-85-19, факс (8512) 22-95-14 E-mail: delo@astrobl.ru___________ N __________________На N _________ от ______________ Приложение 4 Герб Астраханской области АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Приложение 5 Герб Астраханской области АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Приложение 6 Герб Астраханской области АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008 Тел. 22-47-45, факс 22-95-14от ___________ N ______________На N ________ от ______________ Приложение 7 Герб Астраханской области РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИСоветская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008Тел. 22-47-45, факс 22-95-14от __________ N _____________На N________ от_____________ Приложение 8 Герб Астраханской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ __________________ N ___________ Приложение 9 Герб Астраханской области РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ __________________ N ___________ Приложение 10 Герб Астраханской области АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ __________________ N _______________ Приложение 11 Герб Астраханской области АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ __________________ N _______________ ОБРАЗЕЦ Приложение 12 АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Советская ул., 15, г. Астрахань, 414008 тел. 22-93-04, факс 22-95-14_____________ N ____________На N ________ от ___________ Приложение 13 ПЕРЕЧЕНЬ корреспонденции, не подлежащей регистрации отделом служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата Губернатора области 1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодическиеиздания. 2. Рекламные извещения, проспекты с научно-техническойинформацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дняконференций, совещаний, заседаний, другие справочно-информационныематериалы, присланные для сведения. 3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты. 4. Статистические сборники, документы и формы статистическойотчетности. 5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы. Приложение 14 ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВНомер УК: ______________ Дата поступления: __________________N документа: ___________ Дата документа: __________________Количество листов: ____________Корреспондент: ____________________Краткое содержание: ______________________________________________________________________________________________________________________Резолюция _____________________Отметка об исполнении документа: _________________Дата завершения : _____________ Номер дела: ____________________Номер папки: _____________ Приложение 15 ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ N документа: ______________ Дата документа: ______________ Кол-во листов: ______________Адресат: _______________________________________________________Другие адресаты: _______________________________________________Краткое содержание: ______________________________________________________________________________________________________________________Исп.: __________________________ Д.: __________________________ Отметка об исполнении документа:Дата заверш.: _______________ Номер дела: ___________________Номер папки: _______________ Приложение 16 КАРТОЧКА к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области____________________________________________________________________________________________________________________________________________Проект внесен: _____________________________________________________________________________________________________________________________Основание подготовки документа: ____________________________________________________________________________________________________________Проект визируют: ___________________________________________________________________________________________________________________________Проект согласован: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Заместитель Главы Администрации областиНачальник государственно-правового управленияРедактор управления делопроизводстваРуководитель аппарата Губернатора областиПостановление (распоряжение) разослать: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Исполнитель: _________________________________Юрист структурного подразделения: _________________________________Помощник заместителя ГлавыАдминистрации области1. "___"__________200 г. _________________________________2. "___"__________200 г. _________________________________ Приложение 17 Содержание пояснительной записки к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области, Администрации Астраханской области 1. Содержание проблемы, предусматривающей состояниеправоотношений в сфере предлагаемого регулирования. 2. Обоснование необходимости и целесообразности принятия данногопроекта с учетом интересов населения области и законодательстваРоссийской Федерации и Астраханской области, а также его целей,основных положений, прогноза социально-экономических и иныхпоследствий его реализации. 3. Финансово-экономическое обоснование (в случае внесенияпроекта, реализация которого потребует выделения денежных средств изобластного бюджета). 4. Перечень правовых актов, требующих внесения изменений в связис принятием предлагаемого проекта, в том числе и их отмены полностьюили частично.Наименованиедолжностируководителя (подпись) Инициалы, фамилия Приложение 18 КАРТОЧКА к проекту постановления (распоряжения) Администрации Астраханской области____________________________________________________________________________________________________________________________________________Проект внесен: _____________________________________________________________________________________________________________________________Основание подготовки документа: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Проект визируют: ___________________________________________________________________________________________________________________________Проект согласован: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Заместитель Главы Администрации областиНачальник государственно-правового управленияРедактор управления делопроизводстваРуководитель аппарата Губернатора областиПостановление (распоряжение) разослать: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Исполнитель: _______________________________Юрист структурного подразделения: _______________________________Помощник заместителя ГлавыАдминистрации области1. "___"__________ 200 г. _______________________________2. "___"__________ 200 г. _______________________________ оборотная сторона карточки к проекту постановления (распоряжения) Администрации Астраханской областиПроект согласован:(при рассмотрении в рабочем порядке)Члены Администрации Астраханской области:Первый заместитель Главы АдминистрацииобластиЗаместитель Главы Администрации областиЗаместитель Главы Администрации областиЗаместитель Главы Администрации области -начальник департамента сельского хозяйстваЗаместитель Главы Администрации области -начальник департамента экономического развитияЗаместитель Главы Администрации области -начальник департамента промышленности, транспорта,связи, науки и технологийЗаместитель Главы Администрации области - предсе-датель комитета по делам семьи, детства и молодежиЗаместитель Главы Администрации области - предсе-датель комитета топливного комплекса и освоения недрЗаместитель Главы Администрации области - руково-дитель представительства Администрации Астрахан-ской области при Правительстве Российской Федера-цииРуководитель аппарата Губернатора областиНачальник департамента финансов областиНачальник департамента по делам печати, телерадио-вещания и средств массовых коммуникаций областиНачальник департамента труда и социального развитияобластиНачальник департамента здравоохраненияобластиНачальник департамента международнойи внешнеэкономической деятельности областиНачальник департамента по физическойкультуре и спорту областиНачальник департамента культуры областиНачальник департамента образования области Приложение 19 КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ к проекту закона Астраханской области (постановления Государственной Думы Астраханской области)1. Наименование проекта: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________2. Основание подготовки проекта: ___________________________________________________________________________________________________________3. Разработчик проекта: ____________________________________________________________________________________________________________________Юрист структурного подразделенияаппарата Губернатора области,органа исполнительной власти области: ______________________________________________________________________________________________________4. Заинтересованные лица: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Начальник государственно-правовогоуправления аппарата Губернатора областиПолномочный представитель Губернатораобласти в Государственной ДумеАстраханской области Приложение 20 КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ К ПРОЕКТУ ДОГОВОРА (СОГЛАШЕНИЯ)____________________________________________________________________________________________________________________________________________1. Проект внесен: __________________________________________________________________________________________________________________________2. Основание подготовки документа: ___________________________________3. Проект визируют: ________________________________________________________________________________________________________________________4. Проект согласован: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Первый заместитель Главы АдминистрацииЗаместитель Главы АдминистрацииНачальник государственно-правового управленияРедактор управления делопроизводстваРуководитель аппарата Губернатора областиДоговор (соглашение) разослать: ____________________________________________________________________________________________________________Исполнитель: __________________Помощник заместителя Главы Администрации"___"__________200_г. __________________"___"__________200_г. __________________ Приложение 21 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать "Губернатор Астраханской области" Договоры, соглашения, подписываемые Губернатором области от имениАстраханской области. Постановления, распоряжения Губернатора области, отправляемые вфедеральные органы власти. Положения об органах исполнительной власти. Доверенности на представление интересов Астраханской области иГубернатора Астраханской области по ведению дел в судах. Почетные грамоты Губернатора Астраханской области. Служебные удостоверения руководителей структурных подразделенийаппарата, органов исполнительной власти. Приложение 22 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать "Администрация Астраханской области" Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые отимени Администрации области с другими государственными органамивласти, организациями, в т.ч. федерального уровня. Постановления, распоряжения Администрации области (копии),отправляемые в федеральные органы власти. Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам. Доверенности на получение материально-технических ценностей,участие в судах от имени Администрации области. Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющихправо совершения финансово-хозяйственных операций. Справки членам Администрации Астраханской области, руководителяморганов исполнительной власти. Командировочные удостоверения членам Администрации Астраханскойобласти. Приложение 23 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать "Аппарат Губернатора Астраханской области" Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемыеаппаратом. Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам.Доверенности (на получение материально-технических ценностей и др.). Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющихправо совершения финансово-экономических операций. Служебные удостоверения работников аппарата. Командировочные удостоверения работникам аппарата. Приложение 24 ЗАКАЗ на копировально-множительные работы -----------------------T-----------T-----------T---------¬ ¦Наименование документа¦Кол-во стр.¦Кол-во экз.¦Отметка о¦ ¦ ¦ ¦ ¦срочн. ¦ L----------------------+-----------+-----------+----------__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Заказчик ____________________________ _________ ______________________ (наимен. структ. подразд.) (подпись) (инициалы, фамилия)Дата заказа ___________________Дата изготовления _____________Исполнитель ___________________Подпись в получении ___________ Разрешаю _______________ Приложение 25Наименование организации УТВЕРЖДЕНО НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности руководителя организации_________ N ______________________________ Подпись Расшифровка(место составления) подписиНа ________ год Дата -------T---------T-------------T-----------T----------¬ ¦Индекс¦Заголовок¦Кол-во единиц¦Срок хране-¦Примечание¦ ¦дела ¦дела ¦хранения ¦ния ¦ ¦ +------+---------+-------------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+---------+-------------+-----------+----------+ ¦ Наименование раздела ¦ +------T---------T-------------T-----------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+---------+-------------+-----------+-----------Начальник управления Подпись Расшифровкаделопроизводства аппарата подписиГубернатора АстраханскойобластиДатаВиза (лица, ответственного за архив)СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК организации Протокол ЭПК архивного учрежденияот _______ N ___________ от __________ N _________ Формат А4 (210х297 мм) Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______году в организации ---------------------------T-----T----------------------¬ ¦По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе: ¦ ¦ ¦ +-----------T----------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦ +--------------------------+-----+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +--------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Временного ( свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------------+-----+-----------+----------+ ¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦ L--------------------------+-----+-----------+-----------Начальник управленияделопроизводства аппаратаГубернатора Астраханскойобласти Подпись Расшифровка подписиДатаИтоговые сведения переданы в архивНаименование должности лица,передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Приложение 26Наименование организацииНаименование структурногоподразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_________ N ________________________________ (место составления)На ________ год -------T---------T-------------T-----------T----------¬ ¦Индекс¦Заголовок¦Кол-во единиц¦Срок хране-¦Примечание¦ ¦дела ¦дела ¦хранения ¦ния ¦ ¦ +------+---------+-------------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+---------+-------------+-----------+----------+ ¦ Наименование раздела ¦ +------T---------T-------------T-----------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+---------+-------------+-----------+-----------Наименование должностируководителя структурного Расшифровкаподразделения Подпись подписиДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЭКот _______ N ___________Наименование должности Расшифровкалица, ответственного за архив Подпись подписиДата Формат А4 (210х297 мм) Приложение 27 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов, проходящих по приемной первого заместителя Главы Администрации Астраханской области Жилкина А.А., за 2003 год Вопросы: экономика, финансы, кредит, рыбное хозяйство, архивнаяслужба, дорожная служба и т.д.Индекс дела ___ Том ___----T----------T---------T----------------------T------------T------¬¦N ¦ Дата ¦ Индекс ¦Заголовок документа ¦Номера ¦Приме-¦¦п/п¦документа ¦документа¦(корреспондент, номер ¦листов еди- ¦чание ¦¦ ¦ ¦ ¦и дата, краткое со- ¦ниц хранения¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦держание, ответ) ¦ ¦ ¦+---+----------+---------+----------------------+------------+------+¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+---+----------+---------+----------------------+------------+------+¦ ¦ ¦ ¦Например: ¦ ¦ ¦+---+----------+---------+----------------------+------------+------+¦24 ¦02.08.2002¦03-6165 ¦Министерство труда РФ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦N27-ГМ от 24.07.2002 ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦0 концепции и прогнозе¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦демографического раз- ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦вития Российской Феде-¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦рации до 2015 года ¦ ¦ ¦L---+----------+---------+----------------------+------------+------- Итого ______________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю опись Расшифровкадокументов дела Подпись подписиДата Формат А4 (210х297 мм) Приложение 28 ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА --------------¬ ¦Ф. N ¦ Аппарат Губернатора Астраханской области ¦_____________¦ _______________________________________________________¦Оп. N ¦ (наименование организации) ¦_____________¦ ¦Д. N ¦ ¦_____________¦ L-------------- Фонд N_____ Секретариат Губернатора Дело N_____ Астраханской области Индекс_____ _____________________________________ (название структурного подразделения)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела, том)______________________________________________________________________ ( крайние даты) На ___________ листах --------------¬ Хранить _____________ ¦Ф. N________ ¦ ¦ ¦ ¦Оп. N_______ ¦ ¦ ¦ ¦Д. N________ ¦ L-------------- Приложение 29 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________________________ В деле подшито и пронумеровано __________________________________листов, (цифрами и прописью)в том числе:литерные номера листов ______________________________________________________________________пропущенные номера листов ____________________________________________+ листов внутренней описи ____________________________________________------------------------------------------------------T-------------¬¦Особенности физического состояния и формирования дела¦Номера листов¦+-----------------------------------------------------+-------------+¦ 1 ¦ 2 ¦+-----------------------------------------------------+-------------+¦ ¦ ¦L-----------------------------------------------------+--------------Архивариус аппарата ПодписьГубернатора Астраханской области Дата Формат А4 (210х297 мм) Приложение 30 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюНаименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности___________ N _________ руководителя организации_______________________ (место составления) Подпись Расшифровкао выделении к уничтожению подписидокументов, не подлежащих хранению Дата На основании ____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N ___________________ ( название фонда) ------T----------T-------T------T-------T------T------T----¬ ¦N п/п¦Заголовок ¦Крайние¦Номера¦Индекс ¦Кол-во¦Сроки ¦При-¦ ¦ ¦дела или ¦даты ¦описей¦дела по¦ед. ¦хране-¦ме- ¦ ¦ ¦групповой ¦ ¦ ¦номен- ¦хране-¦ния ¦ча- ¦ ¦ ¦заголовок ¦ ¦ ¦клатуре¦ния ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦документов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----+----------+-------+------+-------+------+------+----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ L-----+----------+-------+------+-------+------+------+-----Итого ______________________ единиц хранения за _____________ годы (цифрами и прописью)Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЭК организацииот _________ N ___ Документы в количестве _________________________ единиц хранения, (цифрами и прописью)весом ___________________ кг сданы в _________________________________ (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной __________ от N _________Наименование должностиработника,сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиДатаИзменения в учетные документы внесеныНаименование должностиработника архива,внесшего изменения вучетные документы Подпись Расшифровка подписиДата Формат А4 (210х297 мм)