Постановление Губернатора Астраханской области от 22.10.2008 № 555
О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309
АСТРАХАНСКАЯ ОБЛАСТЬ ГУБЕРНАТОР ПОСТАНОВЛЕНИЕ 22.10.2008 N 555 Утратилo силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 г. N 100 О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309 В целях приведения в соответствие с действующими нормативнымиправовыми актами Губернатора и Правительства Астраханской области,совершенствования документационного обеспечения деятельностиГубернатора и Правительства Астраханской областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Внести изменения в постановление Губернатора Астраханскойобласти от 04.05.2005 N 309 "Об Инструкции по делопроизводству вадминистрации Губернатора Астраханской области", изложив Инструкцию поделопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области,утверждённую постановлением, в новой редакции согласно приложению. 2. Признать утратившими силу: - постановления Губернатора Астраханской области: от 20.09.2006 N 398 "О внесении изменений в постановлениеГубернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309"; от 01.11.2006 N 485 "О внесении изменений в постановлениеГубернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309 и признанииутратившими силу постановлений Губернатора Астраханской области от04.04.2005 N 228, от 28.04.2006 N 187"; от 14.11.2007 N 514 "О внесении изменений в постановленияГубернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309, от 20.09.2006 N398"; - пункт 2 постановления Губернатора Астраханской области 06.02.2007 N 57 "О внесении изменений в постановления ГубернатораАстраханской области от 19.04.2005 N 259, от 04.05.2005 N 309, от20.06.2005 N 412 и признании утратившими силу отдельных постановленийГлавы Администрации и Губернатора Астраханской области". 3. Агентству по печати и информационным коммуникациямАстраханской области (Зайцева М.А.) опубликовать данное постановлениев средствах массовой информации. 4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. ГубернаторАстраханской области А.А. Жилкин Приложение к постановлению Губернатора Астраханской области от 22.10.2008 N 555 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации ГубернатораАстраханской области (далее - Инструкция) определяет единую системуделопроизводства и организации работы с документами в администрацииГубернатора Астраханской области (далее - администрация) в целяхсовершенствования документационного обеспечения деятельностиГубернатора и Правительства Астраханской области. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов". 1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, включаяподготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые спомощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые вадминистрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применения современных технических средств в работе сдокументами, методическое руководство и контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами в администрацииосуществляются управлением делопроизводства администрации ГубернатораАстраханской области (далее - управление делопроизводстваадминистрации). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы сдокументами в структурных подразделениях администрации (далее -структурное подразделение) возлагается на их руководителей. Ведениеделопроизводства в структурном подразделении осуществляет определенныйруководителем работник. 1.5. Правила и порядок работы с документами, установленныенастоящей Инструкцией, обязательны для всех государственныхгражданских служащих Астраханской области, работающих в администрации(далее - работники администрации). Работники администрации несут ответственность за выполнениетребований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов инеразглашение содержащейся в них информации. 1.6. Передача документов (копий документов) представителямсредств массовой информации осуществляется только начальникомуправления пресс-службы и информационной политики администрации -пресс-секретарем Губернатора Астраханской области. В иных случаях в связи со служебной необходимостью передачадокументов (копий документов) органам государственной власти иорганизациям допускается с разрешения руководителя администрации иначальника управления делопроизводства администрации. 1.7. При работе с документами в администрации не разрешаетсявносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев,предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.8. Работа с документами вне служебных помещений запрещается. 1.9. При увольнении или переходе на другую работу работник долженсдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведениеделопроизводства. 1.10. В случае утраты документов в администрации руководительструктурного подразделения, руководитель соответствующего секретариатаобязаны проинформировать начальника управления делопроизводстваадминистрации и провести служебное расследование. Результатырасследования и соответствующие предложения представляютсяруководителю администрации. В случае утраты документов администрации в исполнительном органегосударственной власти Астраханской области проводится служебноерасследование в соответствующем исполнительном органе государственнойвласти Астраханской области. Руководитель исполнительного органагосударственной власти Астраханской области информирует ГубернатораАстраханской области, вице-губернатора - председателя ПравительстваАстраханской области или заместителя председателя ПравительстваАстраханской области, давшего поручение по служебной корреспонденции,об исполнении поручения и факте утраты документа, сообщает об итогахслужебного расследования и наказании виновных. Соответствующийсекретариат информирует начальника управления делопроизводстваадминистрации о факте утраты документа и поручении по информациируководителя исполнительного органа государственной властиАстраханской области. 1.11. Порядок работы с секретными документами и документами сгрифом "Для служебного пользования" установлен специальнымиинструкциями. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ 2.1. Деятельность Губернатора Астраханской области иПравительства Астраханской области (далее - Губернатор, Правительство)обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов,составляющих ее документационную базу. В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления ираспоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления ираспоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенциипринимает постановления и распоряжения Правительства Астраханскойобласти (далее - постановления и распоряжения Правительства). 2.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора иПравительства нормативного характера, то есть предписания,рассчитанные на постоянные или многократные действия. Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении илиосвобождении от занимаемой должности руководителей структурныхподразделений, исполнительных органов государственной властиАстраханской области. В форме распоряжений принимаются решения Губернатора иПравительства по оперативным, организационным, кадровым вопросам. 2.3. Руководитель администрации издает приказы по администрации,в том числе о назначении на должность и освобождении от должности. Администрация в соответствии с возложенными функциями принимаетраспоряжения. 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При оформлении и составлении служебных документов должнысоблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов. Подготовка служебных документов должна производиться всоответствии с требованиями основных положений Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкциипо делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТР6.30 -2003. При подготовке документов рекомендуется применять текстовойредактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтаTimes New Roman Cyr размером 14, 12 (для оформления табличныхматериалов) через одинарный интервал. 3.2. Обязательными реквизитами всех документов являются:наименование вида документа, дата документа, номер, заголовок ктексту, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа инаправлении его в дело. 3.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письмаоформляются на соответствующих гербовых бланках (пункты 14.1 - 14.9,приложения N 1-11). 3.4. Вид документа. Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Онообусловливает особенности изложения содержания и построения текста,помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение,приказ, акт, инструкция и т.д.). 3.5. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм)независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точнопередавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос ло чем".Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок можетформулироваться обобщенно. Заголовок не проставляется на документах, текст которыхпечатается на листе формата А5, а также на извещениях,телефонограммах, телеграммах. 3.6. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; дляпротокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытия; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказаявляется дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя иболее органами государственной власти, должны иметь одну дату. Датой вступления в силу распорядительного документа считаетсядата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 января2008 года следует оформлять 05.01.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:01 марта 2008 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки орегистрации). 3.7. Адресование документа. 3.7.1. В качестве адресата могут быть органы государственнойвласти, организации, их структурные подразделения, должностные ифизические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают вименительном падеже, например: Министерство сельского хозяйства Астраханской области 3.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают вдательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалыуказывают перед фамилией, например: Заместителю председателя Правительства Астраханской области - министру строительства и дорожного хозяйства Астраханской области Т.Д. Мухатову 3.7.3. Если документ отправляют в несколько органовгосударственной власти, местного самоуправления, однородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений одного органагосударственной власти, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления городов и районов области 3.7.4. В состав реквизита "адресат" при необходимости можетвходить почтовый адрес. Элементы адреса указывают впоследовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия"перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большемколичестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес непроставляется на документах, направляемых в правительственныеучреждения, постоянным корреспондентам. 3.7.5. Если письмо адресуется организации, указывают еенаименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела" ул. Профсоюзная, д.12, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию,инициалы, почтовый адрес получателя, например: Петрову И.А. ул. С. Здоровцева, д.10, кв.15, г. Астрахань, 414040 3.8. Текст документа. 3.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, недопускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двухосновных частей. В первой части излагается причина (основание)составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения,решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряженийГубернатора и Правительства, приказов может содержать однураспорядительную часть без преамбулы. 3.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д.,содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы.Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания. 3.8.3. При необходимости разделения текста на составные части(разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела долженсостоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пунктынумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пунктадолжен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемыхточками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерациянастоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составныхчастей текста арабскими цифрами. 3.8.4. Особенностями языка служебного документа являются: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении; употребление в распорядительных документах глаголовнеопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать","рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации, авторадокумента, дату документа, регистрационный номер документа, заголовокк тексту. 3.8.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителяадминистрации текст излагается от первого лица единственного числа(ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ). В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лицаединственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ). В совместных документах текст излагают от первого лицамножественного числа ("постановили", "решили", "приказываем"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительныхорганов государственной власти, их структурных подразделений(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактовили выводы (акт, справка), используют форму изложения текста оттретьего лица единственного или множественного числа ("отделосуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссияустановила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым","прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("ПравительствоАстраханской области не возражает", "управление считает возможным"). 3.9. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельныеположения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты:наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных заих содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текстаделается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листовприложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характеране названы, то их наименования необходимо перечислить после текста суказанием количества листов каждого приложения и количестваэкземпляров, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах(постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения даетсяв тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листаприложения делается отметка с указанием наименования распорядительногодокумента, его даты и регистрационного номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документуна них проставляется порядковый номер, например: Приложение N 2 к постановлению Губернатора Астраханской области от 05.06.2005 N 310 Приложение N 3 к постановлению Правительства Астраханской области от 03.03.2005 N 12-П Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например:Приложение: брошюра в 3 экз. 3.10. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения иоценки проекта документа. Согласование проектов документов проводитсяпри необходимости оценки целесообразности документа, егообоснованности и соответствия действующему законодательству и правовымактам. Согласование может проводиться как в администрации, ееструктурных подразделениях, так и вне ее. Внутреннее согласование проекта распорядительного документаоформляется в виде визы. 3.10.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и датусогласования. При необходимости могут быть указаны должностьвизирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия),например: Министр социального развития и труда Астраханской области (личная подпись) Е.А. Лукьяненко 15.08.2008 3.10.2. Виза проставляется в нижней части оборотной стороныпоследнего листа распорядительного документа. Служебные письма и другие отправляемые документы визируются накопиях, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнеголиста. 3.10.3. Внешнее согласование. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования,справкой согласования или представлением протокола обсуждения проектадокумента на заседании коллегиального органа. Гриф согласованиявключает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатаетсяпрописными буквами), полное наименование должности и названиеисполнительного органа государственной власти, организации, личнуюподпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается,дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области (личная подпись) К.А. Маркелов 10.03.2008 Если согласование производится коллегиальным органом илипосредством письма, то гриф согласования оформляется следующимобразом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии министерства культуры Астраханской области от 23.09.2005 N 7 или СОГЛАСОВАНО Письмо агентства по делам архивов Астраханской области от 18.09.2007 N 346 3.10.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись"или на отдельном листе согласования. Если содержание документазатрагивает интересы нескольких органов государственной власти,организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листесогласования, на документе делается запись: "Лист согласованияприлагается". 3.11. Подписание документа. Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинникипостановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряженийПравительства подписывает Губернатор. По поручению Губернаторараспоряжения Правительства подписывает вице-губернатор - председательПравительства. В отсутствие Губернатора и вице-губернатора -председателя Правительства распоряжения Правительства подписываетисполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. 3.11.1. Документы, направляемые в федеральные органыгосударственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие -вице-губернатор - председатель Правительства или один из егозаместителей, исполняющий обязанности Губернатора. Заместители председателя Правительства подписывают документы,направляемые в министерства и ведомства, а также в подведомственные идругие организации в соответствии с их компетенцией. 3.11.2. Доклады, докладные записки, справки, документысправочного или аналитического характера могут подписыватьсяисполнителем (руководителем структурного подразделения,исполнительного органа государственной власти области), еслиразрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 3.11.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформленне на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Руководитель агентства по делам молодежи Астраханской области (личная подпись) М.Р. Резаков или Руководитель агентства (личная подпись) М.Р. Резаков При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управленияделами) Управляющий делами (личная подпись) В.И. Сизов Главный бухгалтер (личная подпись) Г.В. Гордеева 3.11.4. При подписании документа несколькими лицами равныхдолжностей их подписи располагают на одном уровне, например: Губернатор Председатель Государственной Астраханской области Думы Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин (личная подпись) А.Б. Клыканов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например: Председатель комиссии (личная подпись) Н.П. Веселов Члены комиссии: (личная подпись) К.Н. Артемьев (личная подпись) С.М. Куликов (личная подпись) С.Н. Матвеев 3.11.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должностьлица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставитьпредлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту переднаименованием должности. 3.12. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после егоподписания, санкционирующий распространение действия документа наопределенный круг исполнительных органов государственной властиобласти, организаций, должностных лиц. 3.12.1. Утверждение производится двумя способами: грифомутверждения или изданием соответствующего распорядительного документа(постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковуююридическую силу. 3.12.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическуюсилу только с момента его утверждения. 3.12.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом,то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ,наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица,утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждениярасполагается в правом верхнем углу первого листа документа. СловаУТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин 18.02.2008 3.12.4. Если документ утверждается распорядительным документом,то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия распорядительногодокумента в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Астраханской области от 31.01.2005 N 40 3.13. Резолюция. 3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа.Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором -председателем Правительства, заместителями председателя Правительства,руководителем администрации, руководителями исполнительных органовгосударственной власти области и включает фамилии, инициалыисполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату,например: Шантимирову К.З. Прошу подготовить проект постановления к 05.05.2008. (личная подпись) А.А. Жилкин 10.03.2008 3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листадокумента на свободном месте между адресатом и текстом документа илина специальных карточках-поручениях. Резолюция по выполнению указов, распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, других правовых актов Российской Федерацииставится только на специальных карточках-поручениях. 3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указываетсяответственный исполнитель. Если нет таких указаний, то должностноелицо, названное в резолюции первым, является ответственным заисполнение документа. 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА 4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений ираспоряжений Губернатора производится структурными подразделениями,исполнительными органами государственной власти в соответствии спорядком, установленным Регламентом Губернатора и требованияминастоящей Инструкции. 4.2. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора вносятвице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателяПравительства, исполнительные органы государственной власти,структурные подразделения. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора во изменение илидополнение к ранее принятым вносятся должностными лицами,исполнительными органами государственной власти, структурнымиподразделениями, готовившими основной документ. Исключение составляетпоручение Губернатора другому исполнителю. 4.3. Ответственность за качество проектов постановлений ираспоряжений Губернатора, их соответствие действующемузаконодательству, настоящей Инструкции несут руководители структурныхподразделений, исполнительных органов государственной власти, которыевносят эти документы, руководители секретариатов вице-губернатора -председателя Правительства, заместителей председателя Правительстваобласти, руководителя администрации, курирующих данные структурныеподразделения, исполнительные органы государственной власти. 4.4. Если при подготовке проекта правового акта выявилисьнеобходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранееизданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросунескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новыйединый акт. В проект такого акта включаются новые, а такжесодержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняютсвою силу. 4.5. Внесение изменений в нормативные акты облисполкома недопускается. В этом случае для решения вопросов разрабатываютсясоответствующие проекты постановлений и распоряжений Губернатора илиПравительства, а решения облисполкома признаются утратившими силу. Изменения в постановление Губернатора вносятся постановлениемГубернатора, а в распоряжение Губернатора - распоряжением илипостановлением Губернатора. Такой же порядок соблюдается при подготовке распорядительныхдокументов о признании утратившими силу соответствующих правовыхактов. 4.6. К тексту проекта правового акта обязательно должна бытьприложена пояснительная записка за подписью должностного лица,руководителя исполнительного органа государственной власти,структурного подразделения, внесшего проект документа (приложениеN 18). Если проект правового акта вносится по поручению Губернатора, ток нему обязательно прилагается документ (служебная записка, письмо) списьменной резолюцией Губернатора, исполняющего обязанностиГубернатора, содержащей поручение о подготовке проекта постановленияили распоряжения. В случае подготовки проекта по поручению, данному насовещании, к проекту прикладывается протокол совещания или выписка изнего с точной формулировкой поручения. Ссылка на устное поручениеГубернатора производится в пояснительной записке с указанием даты,когда оно было дано. К проектам правовых актов о выделении денежных средствприкладываются смета расходов и все документы, подтверждающиенеобходимость выделения средств, полное обоснование производимыхзатрат. 4.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора должныпроходить согласование с заинтересованными структурнымиподразделениями, исполнительными органами государственной власти, апри необходимости - с государственными и другими организациями. Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатораоформляется визой, включающей личную подпись визирующего (срасшифровкой фамилии), и дату. Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к нимвизируются исполнителем - руководителем и юристом исполнительногооргана государственной власти, структурного подразделения, внесшегопроект. Визы руководителей проставляются на оборотной стороне последнеголиста первого экземпляра проекта документа в нижней его части и вкарточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложениеN 17). Допускается полистное визирование проекта документа. 4.8. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора должныпроходить правовую экспертизу в контрольно-правовом управленииадминистрации, визироваться начальником этого управления или егозаместителем. 4.9. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящийпроект для внесения Губернатору, должен провести обсуждение сзаинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения.Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются протоколпроведенного обсуждения, перечень разногласий и подлинники замечаний,подписанные соответствующими руководителями. Отказ в согласовании по конкретным пунктам проекта непрепятствует его дальнейшему рассмотрению. Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию.Повторное визирование не требуется, если при доработке в проектдокумента внесены уточнения, не изменившие его сути. Приложения к постановлениям и распоряжениям обязательновизируются контрольно-правовым управлением администрации,руководителем администрации, редактором управления делопроизводстваадминистрации. 4.10. После правовой экспертизы проект постановления,распоряжения вместе с электронной версией передается исполнителем наредактирование в отдел распорядительных документов управленияделопроизводства администрации, визируется редактором. Проект правового акта на бумажном носителе должен полностьюсоответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствиедокумента на бумажном носителе электронному варианту возлагается наразработчика проекта. После визы редактора проект сдается в соответствующийсекретариат, визируется вице-губернатором - председателемПравительства, заместителем председателя Правительства (в соответствиис распределением обязанностей), координирующим деятельностьисполнительного органа государственной власти, внесшего проектдокумента. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора при наличиизамечаний вице-губернатора - председателя Правительства, заместителяпредседателя Правительства (в соответствии с распределениемобязанностей), координирующего деятельность соответствующихисполнительных органов государственной власти, до их устранения невносятся на подпись Губернатору. Подготовленный (согласованный) документ передается работникамисоответствующего секретариата в секретариат руководителяадминистрации, визируется руководителем администрации и передается наподпись Губернатору. 4.11. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора печатаютсяна бланках установленной формы. В проектах распорядительных документовупотребляются полные официальные наименования исполнительных органовгосударственной власти и иных организаций. Постановления ираспоряжения Губернатора должны иметь заголовок, в краткой формеотражающий их содержание. Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) ипостановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом"ПОСТАНОВЛЯЮ:", оно печатается прописными буквами. Преамбула можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются вразъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Губернатора, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернаторав тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернаторапечатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласнотребованиям, изложенным в пункте 3.9 настоящей Инструкции. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами исостоит из слов "Губернатор Астраханской области", инициалов и фамилииГубернатора. Слова "Губернатор Астраханской области" печатаются в однустроку от левой границы текстового поля, инициалы и фамилияГубернатора печатаются от правой границы текстового поля. 4.12. Документы, подготовленные с нарушением установленныхтребований и не прошедшие необходимого согласования, могут бытьвозвращены руководителем администрации должностным лицам, внесшимданные проекты. 4.13. Постановления и распоряжения Губернатора подписываютсяГубернатором, а в его отсутствие - вице-губернатором - председателемПравительства, исполняющим обязанности Губернатора. 4.14. Доработка проектов постановлений, распоряжений, неподписанных Губернатором, возлагается на структурное подразделение,исполнительный орган государственной власти, готовившие данный проект. 4.15. Подписанные Губернатором постановления и распоряженияпередаются секретариатом руководителя администрации в управлениеделопроизводства администрации для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания ихГубернатором. Регистрация ведется отделом распорядительных документовуправления делопроизводства администрации отдельно по каждому видудокумента с начала и до конца года. Постановлениям присваиваютсяпорядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые номера сбуквой "р", например: N 532-р. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся вэлектронную базу. 4.16. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки изних направляются управлением делопроизводства администрации адресатамсогласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителемдокумента, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные -в течение суток. Копии принятых постановлений и распоряжений Губернатораудостоверяются печатью управления делопроизводства администрации. 4.17. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатораостаются в отделе распорядительных документов управленияделопроизводства администрации для формирования в дела, хранятся 1 годи сдаются в архив управления. Правовые акты Губернатора, изменяющие или дополняющие ранеепринятые акты, направляются тем органам и организациям, которымрассылались ранее принятые документы. Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора осуществляетсяпо заявке структурного подразделения, исполнительного органагосударственной власти - исполнителя либо по указанию руководителяадминистрации, начальника управления делопроизводства администрации, очем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Заменаразосланных актов производится по указанию руководителя администрации. 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений ираспоряжений Правительства производится в соответствии с порядком,установленным Регламентом Правительства и требованиями настоящейИнструкции. 5.2. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятсячленами Правительства, исполнительными органами государственнойвласти. 5.3. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятсяна рассмотрение Правительства при наличии следующих материалов:пояснительной записки, содержащей основание внесения проекта,необходимых расчетов, финансово-экономического обоснования, прогнозасоциально-экономических и иных последствий реализации предлагаемыхрешений, карточки согласования проекта. Пояснительная записка, проект представленного правового актаподписываются (визируются) членом Правительства, руководителем июристом исполнительного органа государственной власти, внесшегопроект. 5.4. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, покоторым требуется решение Правительства, до их внесения вПравительство подлежат обязательному согласованию с заинтересованнымиисполнительными органами государственной власти, а при необходимости -с государственными и другими организациями; правовой экспертизе вконтрольно-правовом управлении администрации. Проекты постановлений Правительства, регламентирующие исполнениегосударственных функций и регулирующие полномочия исполнительныхорганов государственной власти Астраханской области вовзаимоотношениях с гражданами и негосударственными юридическимилицами, направляются на антикоррупционную экспертизу в службубезопасности и информационной защиты Астраханской области всоответствии с утвержденным административным регламентом. Проекты правовых актов, предусматривающих расходование бюджетныхсредств в виде дотаций, субвенций, субсидий, бюджетных ассигнований(за исключением проектов правовых актов о выделении денежных средствна обеспечение деятельности исполнительных органов государственнойвласти Астраханской области), бюджетных кредитов, бюджетныхзаимствований, подлежат экспертизе выявления экономических рисков,осуществляемой службой безопасности и информационной защитыАстраханской области в соответствии с порядком, утвержденнымПравительством. Проекты правовых актов, предусматривающих расходы за счет средствобластного бюджета, подлежат обязательному согласованию свице-губернатором - председателем Правительства и министерствомфинансов Астраханской области. К проектам правовых актов о выделенииденежных средств прикладываются смета расходов и все документы,подтверждающие необходимость выделения средств, с полным обоснованиемпроизводимых затрат и источниками финансирования. 5.5. Поступившие на согласование проекты правовых актоввизируются руководителями указанных органов и организаций илиуполномоченными ими заместителями (виза включает наименованиедолжности, фамилию, инициалы, подпись, дату). Визы проставляются наоборотной стороне последнего листа документа и на карточкесогласования (приложения N 19, 20). Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию. 5.6. Если подготавливаемый проект постановления, распоряженияПравительства влечет за собой изменения других актов Правительства,эти изменения включаются в проект подготавливаемого документа или вотдельном пункте документа дается поручение соответствующемуисполнительному органу государственной власти о подготовкесоответствующего правового акта. Если подготавливаемый правовой акт Правительства влечет за собойизменения или дополнения правовых актов Губернатора, то в отдельномпункте документа дается поручение соответствующему исполнительномуоргану государственной власти о подготовке соответствующего правовогоакта. Изменения и дополнения, вносимые в правовой акт Правительства,оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основнойдокумент. Изменения и дополнения в правовой акт вносятся органом,готовившим основной документ. Изменения и дополнения в правовые акты Администрации областивносятся соответствующими правовыми актами Правительства области. 5.7. Проекты всех правовых актов после их согласования сзаинтересованными органами и организациями представляются на правовуюэкспертизу в контрольно-правовое управление администрации, визируютсяначальником этого управления или его заместителем. 5.8. После правовой экспертизы проекты постановлений ираспоряжений на бумажном носителе и в электронном виде представляютсяв управление делопроизводства администрации на редактирование,визируются редактором. Разработчик проекта несет ответственность за соответствиебумажной и электронной версий проекта документа. 5.9. После визы редактора проект сдается разработчиком всоответствующий секретариат, визируется вице-губернатором -председателем Правительства, заместителем председателя Правительства,министром, координирующим деятельность исполнительного органагосударственной власти, внесшего проект документа. 5.10. Проекты постановлений и распоряжений Правительства,подготовленные с отступлением от установленных РегламентомПравительства и настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату надоработку. 5.11. Проекты постановлений и распоряжений Правительстваоформляются на гербовых бланках установленной формы. В проектахдокументов употребляются полные официальные наименования органовгосударственной власти и иных организаций. Заголовок, текст, подпись,приложения к постановлениям и распоряжениям Правительства оформляютсяаналогично реквизитам постановлений и распоряжений Губернатора (см. п.4.11). Преамбула в проектах постановлений Правительства завершаетсясловами "Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:" (печатаетсяс новой строки, последнее слово - прописными буквами). 5.12. Подготовленные документы передаются исполнителем вуправление делопроизводства администрации для включения в повестку дняи формирования материалов заседания Правительства. 5.13. Поправки, внесенные непосредственно в ходе обсужденияпроекта постановления и распоряжения Правительства, обобщает и изучаетразработчик, который подготовил данный проект для рассмотрения назаседании Правительства. Если срок доработки проекта постановления специально неоговаривается на заседании Правительства, то он составляет 7 рабочихдней. Доработанный проект правового акта визируется членомПравительства, руководителем исполнительного органа государственнойвласти Астраханской области, внесшего проект, редактором управленияделопроизводства администрации и передается в секретариат руководителяадминистрации. После рассмотрения проект постановления и распоряженияПравительства визируется вице-губернатором - председателемПравительства, руководителем администрации и передается на подписьГубернатору. По поручению Губернатора распоряжения Правительства подписываетвице-губернатор - председатель Правительства, в отсутствие Губернатораи вице-губернатора - председателя Правительства распоряженияПравительства подписывает исполняющий обязанности вице-губернатора -председателя Правительства. В этом случае доработанный проектраспоряжения Правительства визируется руководителем администрации ипредставляется на подпись вице-губернатору - председателюПравительства или исполняющему обязанности вице-губернатора -председателя Правительства. 5.14. Постановления и распоряжения Правительства могутприниматься без рассмотрения на заседании Правительства (в рабочемпорядке) в исключительных случаях, требующих безотлагательного решенияПравительства и не вызывающих при этом особой необходимостиколлегиального обсуждения вопроса. Решение о принятии правового акта врабочем порядке принимает вице-губернатор - председатель Правительства(по письменному обращению исполнителя). Согласование проекта правового акта с членами Правительстваосуществляет исполнитель (проект постановления Правительства считаетсяпринятым, если он согласован с более 50 процентами от числа членовПравительства). 5.15. Подготовленные проекты правовых актов для рассмотрения врабочем порядке передаются исполнителями в секретариат руководителяадминистрации (приемная заместителей руководителя администрации) длявизирования вице-губернатором - председателем Правительства,руководителем администрации и направления на подписание Губернатору(см. пункт 5.13). 5.16. После подписания правовые акты Правительства передаютсясекретариатом руководителя администрации (приемной заместителейруководителя администрации) в управление делопроизводстваадминистрации для регистрации и выпуска. 5.17. Постановления и распоряжения Правительства датируются днемподписания. Регистрация ведется отделом распорядительных документовуправления делопроизводства администрации отдельно по каждому видудокумента. Постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковыерегистрационные номера с литером П, например: N 121-П. К регистрационным номерам распоряжений Правительства добавляетсябуква "р", например: N 121-Пр. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся вэлектронную базу. 5.18. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки изних направляются управлением делопроизводства администрации адресатамсогласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителемдокумента, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные -в течение суток. Копии принятых постановлений и распоряжений Правительстваудостоверяются печатью управления делопроизводства администрации. 5.19. Подлинники постановлений и распоряжений Правительстваостаются в отделе распорядительных документов управленияделопроизводства администрации для формирования в дела, хранятся 1 годи сдаются в архив управления. 6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРИКАЗОВ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА 6.1. Администрация в соответствии с возложенными функциямипринимает распоряжения. 6.2. Приказами руководителя администрации (далее - приказы)оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другимвопросам работы администрации. Проекты распоряжений и приказов готовят и вносят структурныеподразделения администрации на основании указания руководителяадминистрации. Проекты приказов по кадровым вопросам, по вопросампоощрения готовит управление государственной гражданской службы икадров администрации на основании соответствующих представлений ипоручений. Распоряжения, приказы подписываются руководителем администрацииили заместителем руководителя администрации, исполняющим егообязанности. 6.3. Ответственность за подготовку проектов распоряжений,приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несутруководители структурных подразделений, которые готовят и вносятпроекты распоряжений, приказов. 6.4. Проекты распоряжений, приказов и приложения к ним визируютсяисполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшимпроект, начальником контрольно-правового управления администрации, атакже в случае необходимости - руководителями других заинтересованныхструктурных подразделений, редактором управления делопроизводстваадминистрации. Замечания по проектам распоряжений, приказов излагаютсяв прилагаемой к проекту справке. 6.5. Проекты распоряжений, приказов печатаются на бланкахустановленной формы. Заголовок, текст, подпись, приложения к ним оформляютсяаналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряженийГубернатора (см. п. 4.11). 6.6. Подписанные распоряжения направляются в управлениеделопроизводства администрации, а подписанные приказы направляются вотдел кадров управления государственной гражданской службы и кадровадминистрации для их оформления и выпуска. Выпускаемым распоряжениям присваиваются порядковые номера поединой нумерации в пределах календарного года с литером Ра, например:N 15-Ра. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера по единойнумерации в пределах календарного года без литера - по деятельностиадминистрации, с литером К-л - по личному составу, с литером К-о - оботпусках, например: N 18, N К-15-л, N К-18-о. Копии распоряжений заверяются печатью управления делопроизводстваадминистрации и направляются адресатам согласно указателю рассылки,составленному и подписанному исполнителями. Копии приказов заверяются печатью отдела кадров управлениягосударственной гражданской службы и кадров администрации инаправляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным иподписанным исполнителями. 6.7. Подлинники распоряжений в течение одного года хранятся вотделе распорядительных документов управления делопроизводства, азатем передаются в архив управления делопроизводства администрации дляхранения. 6.8. Подлинники приказов хранятся в течение одного года в отделекадров управления государственной гражданской службы и кадровадминистрации, а затем передаются в управление делопроизводстваадминистрации для архивного хранения. 7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ 7.1. Разработка проектов законов Астраханской области,постановлений Государственной Думы Астраханской области, вносимых впорядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную ДумуАстраханской области. 7.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области ипостановлений Государственной Думы Астраханской области (далее -проекты), вносимых в порядке законодательной инициативы Губернаторомна рассмотрение Государственной Думы Астраханской области,осуществляется исполнительными органами государственной власти областии структурными подразделениями, в компетенции которых находитсярассматриваемый вопрос. 7.1.2. Координацию деятельности, связанной с подготовкойпроектов, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором вГосударственную Думу Астраханской области, осуществляетконтрольно-правовое управление администрации. 7.1.3. Порядок разработки и согласования проектов висполнительных органах государственной власти области и структурныхподразделениях осуществляется в соответствии с подпунктами 7.1.4 -7.1.7 пункта 7 настоящей Инструкции. 7.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59Регламента Государственной Думы Астраханской области представляет вконтрольно-правовое управление администрации следующие документы: - текст проекта в двух экземплярах; - пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимостиего принятия, включающую характеристику целей и задач проекта,основных его положений, а также прогноз социально-экономических и иныхпоследствий вступления проекта в силу; - финансово-экономическое обоснование; - перечень нормативных правовых актов Губернатора, органовгосударственной власти области, которые необходимо отменить, изменитьили дополнить в связи с принятием проекта, а также предложения оразработке нормативных правовых актов Губернатора, органовгосударственной власти области, необходимых для реализации данногопроекта; - заключение соответствующей экспертизы (в случаях,предусмотренных действующим законодательством). Объем дополнительной информации, представляемой с проектом,необходимой для проведения правовой экспертизы, определяетсяконтрольно-правовым управлением администрации. Оформление проекта осуществляется в соответствии с Методическимирекомендациями по юридико-техническому оформлению документовГосударственной Думы Астраханской области, утвержденными распоряжениемГосударственной Думы Астраханской области от 01.06.2007 N 434-р. Копии текста законопроекта и материалов к нему должны бытьпредставлены на магнитном носителе. 7.1.5. Проект представляется с сопроводительным письмом в двухэкземплярах, один из которых оформляется на гербовом бланкеГубернатора, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрениеГосударственной Думы Астраханской области. Второй экземпляр письмавизируется руководителем исполнительного органа государственной властиобласти или структурного подразделения, разработавшего проект. В соответствии с пунктом 3 статьи 59 Регламента ГосударственнойДумы Астраханской области в сопроводительном письме указываетсяназначенный представитель Губернатора по данному проекту. К проекту прилагается карточка согласования установленногообразца с визами заинтересованных лиц (приложение N 21). 7.1.6. В исполнительных органах государственной власти области иструктурных подразделениях проект находится на согласовании не более10 дней. 7.1.7. Руководитель исполнительного органа государственной властиобласти или структурного подразделения, в его отсутствие -заместитель, а также юрист ставят визу на карточке согласования и налицевой стороне последней страницы проекта. Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменномвиде за подписью руководителя и прилагаются к проекту. 7.1.8. После согласования с заместителем председателяПравительства (в соответствии с распределением обязанностей) и совсеми заинтересованными лицами проект поступает в контрольно-правовоеуправление администрации для проведения правовой и лингвистическойэкспертизы. Правовая и лингвистическая экспертиза (далее - экспертиза)проводится в течение 21 календарного дня. 7.1.9. Замечания, дополнения и предложения по результатамэкспертизы оформляются в письменном виде за подписью заместителяруководителя администрации - начальника управления, в его отсутствие -лица, исполняющего его обязанности, после чего проект возвращаетсяразработчику для устранения замечаний и доработки. 7.1.10. Проект, прошедший экспертизу, направляетсяконтрольно-правовым управлением администрации полномочномупредставителю Губернатора в Государственной Думе Астраханской областии представительных органах местного самоуправления - министруАстраханской области на согласование. 7.1.11. Подготовленный проект передается контрольно-правовымуправлением администрации на рассмотрение Губернатору для внесения егов порядке законодательной инициативы в Государственную ДумуАстраханской области. 7.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписаниясопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебнойкорреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрациипроект направляется контрольно-правовым управлением администрации вГосударственную Думу Астраханской области. Копии направленных документов формируются в дело вконтрольно-правовом управлении администрации. 7.2. Рассмотрение проектов, подготовленных Государственной ДумойАстраханской области и направленных Губернатору на заключение. 7.2.1. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управленияделопроизводства администрации регистрирует проект и в этот же деньнаправляет его в секретариат Губернатора. 7.2.2. Губернатор направляет проект полномочному представителюГубернатора в Государственной Думе Астраханской области ипредставительных органах местного самоуправления - министруАстраханской области, начальнику контрольно-правового управленияадминистрации, соответствующим исполнительным органам государственнойвласти области и структурным подразделениям для подготовки проектазаключения на проект. 7.2.3. В течение 14 дней со дня поступления проектаисполнительный орган государственной власти области или структурноеподразделение подготавливает свои предложения за подписью руководителяили исполняющего его обязанности должностного лица и направляет ихвместе с проектом в контрольно-правовое управление администрации дляподготовки проекта заключения. 7.2.4. Контрольно-правовое управление администрации согласовываетпроекты заключения, официального отзыва на проект с полномочнымпредставителем Губернатора в Государственной Думе Астраханской областии представительных органах местного самоуправления - министромАстраханской области, передает его в секретариат руководителяадминистрации для визирования руководителем администрации инаправления на подпись Губернатору. 7.2.5. Подписанные Губернатором заключение, официальный отзыв напроект регистрируются в канцелярии и в этот же день направляютсяконтрольно-правовым управлением администрации в Государственную ДумуАстраханской области. Копии заключений, официальных отзывов и проектыформируются в дело в контрольно-правовом управлении администрации. 7.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области. 7.3.1. Принятый закон Астраханской области (далее - закон),направляемый Государственной Думой Астраханской области на подписьГубернатору, передается в контрольно-правовое управлениеадминистрации. 7.3.2. Управление готовит мотивированное заключение осоответствии принятого Государственной Думой Астраханской областизакона Конституции Российской Федерации, федеральному и областномузаконодательству с рекомендацией о подписании либо отклонении закона,согласовывает его с полномочным представителем Губернатора вГосударственной Думе Астраханской области и представительных органахместного самоуправления - министром Астраханской области. 7.3.3. Подписанный Губернатором закон возвращаетсяконтрольно-правовым управлением администрации в Государственную ДумуАстраханской области для регистрации и оформления. 7.3.4. Оформленный закон представляется Государственной ДумойАстраханской области в контрольно-правовое управление администрации вдвух экземплярах. Один экземпляр хранится в контрольно-правовомуправлении администрации, второй экземпляр с сопроводительным письмом,подготовленным контрольно-правовым управлением администрации,направляется для опубликования в средствах массовой информации. 7.4. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральныхзаконов по предметам совместного ведения. 7.4.1. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральныхзаконов по предметам совместного ведения (далее - отзывы)осуществляется контрольно-правовым управлением администрации совместнос исполнительными органами государственной власти области, вкомпетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 7.4.2. Порядок подготовки отзывов осуществляется в соответствии сподпунктами 7.4.4 - 7.4.9 пункта 7 настоящей Инструкции. 7.4.3. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управленияделопроизводства администрации регистрирует проекты федеральныхзаконов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральныхзаконов) и в тот же день направляет их руководителю администрации. 7.4.4. Руководитель администрации направляет проект федеральногозакона заместителю руководителя администрации - начальникуконтрольно-правового управления администрации. Контрольно-правовоеуправление администрации направляет запросы по проекту федеральногозакона соответствующим исполнительным органам государственной властиобласти, структурным подразделениям. 7.4.5. Исполнительный орган государственной власти области,структурное подразделение подготавливают свои предложения и замечанияза подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностноголица и направляют их в сроки, указанные в запросе, вконтрольно-правовое управление администрации для подготовки проектаотзыва. 7.4.6. Контрольно-правовое управление администрации передаетпроект федерального закона с проектом отзыва в секретариатруководителя администрации для визирования руководителем администрациии направления на подпись Губернатору. 7.4.7. Если мнения при подготовке отзыва разделились,контрольно-правовое управление администрации подготавливает служебнуюзаписку Губернатору с обоснованием по каждой позиции разногласий ипроект отзыва. 7.4.8. Подписанный Губернатором отзыв регистрируется в отделеслужебной корреспонденции и направляется в Государственную ДумуФедерального Собрания Российской Федерации. Копии документов направляются в секретариат руководителяадминистрации. 8. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ) 8.1. Подготовку проектов договоров (соглашений) осуществляютсоответствующие исполнительные органы государственной власти области,структурные подразделения администрации в соответствии с порядком,утвержденным постановлением Правительства, требованиями настоящейИнструкции. 8.2. Проекты договоров (соглашений) должны сопровождатьсяпояснительной запиской с обоснованием целесообразности заключения,оценкой финансово-экономических и других последствий. 8.3. Проекты договоров (соглашений) должны пройти согласование вовсех исполнительных органах государственной власти области иструктурных подразделениях администрации, различных органахгосударственной власти и организациях, заинтересованных в решениипоставленных задач; правовую экспертизу в контрольно-правовомуправлении администрации; редактирование в отделе распорядительныхдокументов управления делопроизводства администрации. Проектыдоговоров (соглашений), предусматривающих расходование бюджетныхсредств в виде дотаций, субвенций, субсидий, бюджетных ассигнований,бюджетных кредитов, бюджетных заимствований, подлежат экспертизевыявления экономических рисков, осуществляемой службой безопасности иинформационной защиты Астраханской области в соответствии сутвержденным порядком. В исполнительных органах государственной властиобласти, организациях проекты согласовываются (рассматриваются) неболее трех дней. Согласование проектов оформляется визой, включающей наименованиедолжности, личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату. Визы руководителей исполнительных органов государственной властиобласти проставляются на карточке согласования проекта договора(соглашения) (приложение N 22) и на оборотной стороне последнего листапервого экземпляра проекта (экземпляр Правительства). В случаесоответствия проекта договора (соглашения) всем предъявляемымтребованиям работник контрольно-правового управления администрации,проводивший правовую экспертизу, визирует каждый лист проекта договорана его оборотной стороне. Карточка к проекту договора (соглашения) иоборотная сторона последнего листа первого экземпляра визируютсяначальником контрольно-правового управления администрации или егозаместителем. 8.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания попроекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора(соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием даты. Если в процессе согласования в проект договора (соглашения)вносятся изменения принципиального характера, то он подлежитповторному визированию. Повторное визирование не требуется, если придоработке в проект договора (соглашения) внесены уточнения, неизменившие его содержания. 8.5. Договоры (соглашения) оформляются на белых листах бумагиформата А4 (210х297 мм) в нескольких экземплярах, по одному для каждойстороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер,дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовые печатикаждой из сторон. 8.6. После подписания договора (соглашения) в секретариатеруководителя администрации ему присваиваются номер и дата. В случаеподписания договора (соглашения) только одной стороной исполнительныйорган государственной власти области, готовивший проект, направляетдокументы на подписание другой стороне и отслеживает дальнейшуюпроцедуру подписания вплоть до поступления подписанных договоров(соглашений) в секретариат руководителя администрации. Датой договора(соглашения) является дата совместного подписания или самая поздняядата подписания одной из сторон. Номер договора (соглашения)проставляется через косую черту и состоит из регистрационных номеровкаждой из сторон, подписавших договор (соглашение). 8.7. Подписанные договоры (соглашения) вносятся в реестрыдоговоров (соглашений), которые ведутся по месту хранения. 8.8. Договоры (соглашения) передаются секретариатом руководителяадминистрации в управление делопроизводства администрации длятиражирования и направления адресатам согласно указателю рассылки,составленному и подписанному исполнителем документа. Адресатами обязательной рассылки являются контрольно-правовоеуправление администрации, служба безопасности и информационной защитыАстраханской области. 9. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ ПРАВИТЕЛЬСТВА, СОВЕЩАНИЯХ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ, ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОМ - ПРЕДСЕДАТЕЛЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА И РУКОВОДИТЕЛЕМ АДМИНИСТРАЦИИ 9.1. Порядок оформления решений, принятых на заседанияхПравительства, установлен Регламентом Правительства. Протоколы заседаний Правительства оформляются и выпускаютсяуправлением делопроизводства администрации. 9.2. Решения, принятые на совещаниях, проводимых Губернатором,вице-губернатором - председателем Правительства, оформляютсяпротоколами. Проект протокола совещания составляется ответственными засодержательную часть совещания в течение 2 рабочих дней. Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками ируководителями соответствующих исполнительных органов государственнойвласти области, структурных подразделений. Визы проставляются наоборотной стороне последнего листа подлинника. Протокол совещания подписывается председательствовавшим насовещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то обэтом производится соответствующая запись в решении. 9.2.1. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате. При этом ему присваивается номер, состоящий из индексасекретариата и порядкового номера в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" иномер экземпляра. 9.2.2. Подлинники протоколов совещаний передаются всоответствующий секретариат для хранения. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылкеисполнительным органом государственной власти области, структурнымподразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. В указатель обязательной рассылки включаются секретариатзаместителя председателя Правительства (в соответствии сраспределением обязанностей), структурное подразделение,исполнительный орган государственной власти области, отвечающие заподготовку и организацию исполнения соответствующих пунктов протокола,контрольно-правовое управление администрации. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых в администрации,указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым онинаправляются. В других случаях в правом верхнем углу копии протоколауказывается наименование и при необходимости почтовый адресорганизации. Копии протоколов с указателем рассылки передаются в отделслужебной корреспонденции управления делопроизводства администрациидля отправки. 9.3. Протоколы совещаний, проводимых заместителями председателяПравительства, руководителем администрации, оформляются и выпускаютсясоответствующими секретариатами. 9.4. Организация подготовки и проведения заседаний совещательныхи координационных органов, создаваемых соответственно при Губернатореи Правительстве, возложена на структурные подразделения,исполнительные органы государственной власти области (в соответствии сположением о совете, комиссии); оформление протоколов заседанийосуществляется ответственным секретарем совета (комиссии). Протокол заседания регистрируется соответствующим структурнымподразделением, исполнительным органом государственной власти области,определенным в положении ответственным за организационно-техническоеобеспечение проведения заседаний, с нумерацией от начала календарногогода. 10. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ 10.1. Служебные письма готовятся работниками структурныхподразделений, исполнительных органов государственной власти области,оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовомбланке Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханскойобласти (приложения N 1, 3). Служебные письма за подписью вице-губернатора - председателяПравительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовомбланке Правительства Астраханской области (приложения N 2, 3).Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительстваоформляются на гербовых должностных бланках (приложение N 5) и бланкахминистерств. Служебные письма за подписью руководителя администрацииоформляются на гербовом должностном бланке (приложение N 8), заподписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланкеадминистрации (приложение N 7). Служебные письма за подписью руководителей структурныхподразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются набланках (негербовых) структурных подразделений (приложение N 13). 10.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятсяисполнителем в двух экземплярах, должны быть завизированыруководителем соответствующего структурного подразделения,исполнительного органа государственной власти области,вице-губернатором - председателем Правительства, заместителемпредседателя Правительства (в соответствии с распределениемобязанностей). Если в содержание письма включены вопросы компетенциидругих исполнительных органов государственной власти области, тоисполнитель обязательно согласует письмо в соответствующихисполнительных органах государственной власти области. Визыпроставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляраписьма. Служебные письма за подписью Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, отправляемые в федеральные органыгосударственной власти, обязательно редактируются в отделераспорядительных документов управления делопроизводства администрации,визируются редактором. В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываютсяинициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурногоподразделения, исполнительного органа государственной власти области),например: Н.И. Кузнецов 22-34-16 Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариатруководителя администрации для визирования руководителемадминистрации. 10.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационныйномер в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводстваадминистрации. Первый экземпляр письма направляется адресату, второйэкземпляр (копия) - в секретариат Губернатора. Секретариат Губернаторанаправляет по факсу в представительство Губернатора Астраханскойобласти при Правительстве Российской Федерации копии писем,направленных в федеральные органы государственной власти. 10.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходимасрочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, безпереноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк запятая - зпт двоеточие - двтч кавычки - квч Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер), - (минус), + (плюс), % (процент) и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами(шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Тексттелеграммы не должен превышать двух машинописных страниц. В телеграмме дается точный адрес: индекс, город, улица, номердома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя.Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения,исполнительного органа государственной власти области, в котором быласоставлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (всоответствии с распределением обязанностей). Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором -председателем Правительства, заместителями председателя Правительства,заверяются печатью "Для телеграмм" в отделе служебной корреспонденции(канцелярии) управления делопроизводства администрации и передаются впочтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остается в отделеслужебной корреспонденции. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 11.1. Корреспонденция, поступившая Губернатору, в Правительство,принимается и учитывается централизованно в отделе служебнойкорреспонденции (канцелярии) управления делопроизводстваадминистрации. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а такжев выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными ипередается в канцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных вразносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленногописьма ставится дата и подпись работника, принявшего документ. 11.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильностьее доставки: соответствие содержимого указанному на конверте,целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кромеконвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии управленияделопроизводства администрации. 11.1.2. При обнаружении повреждения, отсутствии в конвертедокумента или приложений к нему, а также в случае несоответствияномера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двухэкземплярах, документы возвращаются отправителю с соответствующимактом. 11.1.3. Обязательно сохраняются конверты с корреспонденцией посудебным вопросам, а также сохраняются и прилагаются к документам втом случае, когда только по почтовому штемпелю можно установить адресотправителя или время отправки и получения документов. 11.1.4. При получении доплатной корреспонденции конвертысохраняются для представления в качестве оправдательных документов красходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаяхконверты после вскрытия уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается попринадлежности. 11.1.5. Все входящие документы сортируются: - служебные документы, поступившие на имя Губернатора, вПравительство, - по секретариатам Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, заместителей председателя Правительства,руководителя администрации; - служебные документы, поступившие на имя заместителейпредседателя Правительства, - в соответствующие секретариаты; - письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их вуправление по работе с обращениями граждан администрации. 11.2. Порядок регистрации поступающих документов. 11.2.1. Поступившие в администрацию документы подлежатрегистрации в день их поступления. По отдельным вопросам документы нерегистрируются (приложение N 14). 11.2.2. На каждом поступившем документе проставляетсярегистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключениемпоздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и другихдокументов, необходимость регистрации которых определяется управлениемделопроизводства администрации. Регистрационный штамп проставляется вправом нижнем углу первого листа документа. Проставленная датапоступления документа не является его регистрацией. Поступившие в администрацию письма и телеграммы учреждений,организаций и предприятий (служебные документы) регистрируютсяцентрализованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии)управления делопроизводства администрации на ПЭВМ. На регистрационном штампе служебного документа ставитсяпорядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной ипорядкового номера в пределах года. 11.2.3. При регистрации документа заполняется электроннаярегистрационная карточка (приложение N 15), в которую вносятсясведения о корреспонденте, от которого поступил документ, егоисходящий номер, дата, фамилия лица, подписавшего документ, количестволистов документа и приложений к нему. В карточке фиксируется краткоесодержание документа, указываются, кому документ адресован, датапередачи документа по назначению и другие необходимые данные. 11.2.4. После регистрации документы направляются всоответствующие секретариаты. Федеральные законы, постановленияФедерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряженияПрезидента Российской Федерации, постановления и распоряженияПравительства Российской Федерации направляются Губернатору. Документы, поступившие из Аппарата Президента РоссийскойФедерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также спометкой "срочно" передаются по назначению незамедлительно. Ошибочно направленные в подразделения документы немедленновозвращаются в отдел служебной корреспонденции управленияделопроизводства администрации. 11.2.5. Электронная регистрационная карточка на документ,созданная в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управленияделопроизводства администрации, по каналам телекоммуникационной сетипересылается в соответствующий секретариат, приемную, структурноеподразделение, исполнительный орган государственной власти области, вкоторые направляется данный документ. В секретариатах, приемных,структурных подразделениях полученный документ повторно нерегистрируется, а в указанную карточку вносится дополнительнаяинформация, отражающая ход работы с этим документом в подразделении. Висполнительных органах государственной власти области на полученнойэлектронной регистрационной карточке дополнительно проставляетсярегистрационный номер и дата поступления этого документа. 11.2.6. Резолюции руководителей, рассмотревших документы,оформляются на специальном бланке или непосредственно на документе вверхней его части на свободном от текста месте. Резолюции по нормативным актам федеральных органовгосударственной власти оформляются исключительно на бланках. В резолюции дается указание по исполнению документа, определяютсяответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе сдокументами, как правило, указывается срок исполнения. 11.2.7. Резолюция руководителя вводится в электроннуюрегистрационную карточку в соответствующем секретариате, приемной. 11.2.8. На документах, подлежащих исполнению, в соответствующихсекретариатах ставится отметка о контроле по форме "К" или "контроль",которая помещается в левом поле первого листа документа. 11.2.9. Документы, рассмотренные Губернатором, вице-губернатором- председателем Правительства, заместителями председателяПравительства, руководителем администрации, в соответствии с ихпоручениями направляются исполнителям через отдел служебнойкорреспонденции (канцелярию) управления делопроизводстваадминистрации. 11.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениямии передача документов внутри структурного подразделения осуществляютсябез учета в отделе служебной корреспонденции управленияделопроизводства администрации. Передача и регистрация документовосуществляются специалистами секретариатов и работниками структурныхподразделений, ответственными за ведение делопроизводства. 11.2.11. Отдел служебной корреспонденции управленияделопроизводства администрации не регистрирует и возвращает вподразделения документы, подготовленные и оформленные ими с нарушениемустановленных настоящей Инструкцией требований. 11.3. Порядок рассмотрения документов. 11.3.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию, должнарассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнитель обязанознакомиться с переданными ему документами и выделить из них документынаиболее срочного исполнения. 11.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенцииадминистрации, не должны пересылаться на исполнение в иныеорганизации. 11.3.3. Если документ направляется на исполнение в иныеорганизации, то об этом необходимо поставить в известность заявителяили исполнительный орган государственной власти Астраханской области,организацию, откуда он поступил. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первойстраницы соответствующими секретариатами ставится штамп "подлежитвозврату". 11.3.4. Запрещается направлять в организации, не являющиесяструктурными подразделениями администрации, исполнительными органамигосударственной власти области или территориальными органамифедеральных органов исполнительной власти, подлинники документов,поступивших из Администрации Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации. 11.3.5. В случае, если исполнителями документов являютсянесколько лиц, то ответственным считается работник, который указанпервым в распорядительном документе или резолюции руководства. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю,остальные исполнители получают копии документа. Копии направляютсясекретариатами, осуществляющими контроль. 11.3.6. Ответственный исполнитель организует работу споступившими документами, обеспечивает подготовку (при необходимости)ответных документов, контролирует качество и своевременностьисполнения поручений. 11.3.7. После завершения работы над документом исполнитель долженизложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в формекраткой справки результаты выполнения поручения, например: "Учтено приформировании бюджета", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то","Решено (указывается, что решено)", "Принял участие" и т.д. На исполненном документе, на нижнем поле первого листа илиприложенной к нему справки (информации) руководителем, осуществляющимконтроль (Губернатором, вице-губернатором - председателемПравительства, заместителями председателя Правительства, руководителемадминистрации), проставляется отметка "В дело", дата и подпись.Работником соответствующего секретариата к отметке "В дело"проставляется номер дела по номенклатуре. Отметка "В дело"свидетельствует о том, что работа над документом завершена и онпомещается в соответствующее дело. 11.3.8. Если на входящий документ дается письменный ответ, токопия ответа является основанием для списания этого документа в дело.Копия документа - ответа вместе с входящим документом помещается вдело в соответствии с номенклатурой дел. 11.3.9. Сведения о завершении работы над документом фиксируютсяотделом служебной корреспонденции (канцелярией) управленияделопроизводства администрации в электронной контрольной карточке. 11.3.10. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управленияделопроизводства администрации не реже одного раза в месяц сверяетналичие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными,составляет сводку о ходе исполнения документов и направляет ееруководителю администрации, вице-губернатору - председателюПравительства, заместителям председателя Правительства. 11.4. Отправка исходящих документов. 11.4.1. Работа с исходящими служебными документами включает ихрегистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку. 11.4.2. Регистрация осуществляется: - исходящих инициативных документов Губернатора, вице-губернатора- председателя Правительства, заместителей председателя Правительства,руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции(канцелярии) управления делопроизводства администрации; - исходящих ответных документов Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, заместителя председателя Правительства,руководителя администрации - в соответствующих секретариатах; - документов структурных подразделений администрации -специалистами, отвечающими за делопроизводство подразделения. 11.4.3. Регистрация инициативных исходящих документовпредусматривает указание регистрационного номера, даты регистрации,краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, иисполнителя, адреса, номера дела, в которое будет помещена его копия,и других необходимых данных. Регистрация ведется с использованием ПЭВМ на электронныхкарточках (приложение N 16). 11.4.4. Регистрационный номер инициативного исходящего документасостоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре ипорядкового номера в пределах года. 11.4.5. Регистрационный номер исходящего ответного документасостоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре ивходящего номера документа - запроса. 11.4.6. Документу, направляемому в несколько адресов,присваивается один регистрационный номер. 11.4.7. Документы на отправку передаются в отдел служебнойкорреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрациив день их регистрации в соответствующем структурном подразделении. 11.4.8. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствиис требованиями настоящей Инструкции. 11.4.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копиязарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая всенеобходимые визы и приложения, хранится в деле соответствующегосекретариата, структурного подразделения. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и тогоже содержания допускается передавать на рассылку необходимоеколичество его ксерокопий. 11.4.10. Служебные документы, в формуляр которых не входитуказание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки,принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы РоссийскойФедерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы наотправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса насоответствующем языке. 11.4.11. Неправильно оформленные документы к отправке непринимаются и возвращаются исполнителям для исправления. 11.4.12. В зависимости от содержания и срочности документыдоставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой. Доставка корреспонденции исполнительным органам государственнойвласти области, как правило, осуществляется курьером, который вручаетдокументы под расписку в журнале. Допускается вызов в отдел служебной корреспонденции (канцелярию)управления делопроизводства администрации работников исполнительныхорганов государственной власти области для вручения срочнойкорреспонденции. При отправке корреспонденции почтой составляется реестр по форме,утвержденной органами связи. Исходящие документы, подписанные Губернатором, направляемые ворганы государственной власти Российской Федерации, отправляютсяфельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаяхопределяется руководителем администрации, начальником управленияделопроизводства администрации. 11.4.13. В отделе служебной корреспонденции управленияделопроизводства администрации на основании реестров, разносной книгии показателей маркировальной машины осуществляется учет исходящихдокументов. 11.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналамэлектронной почты и факсимильной связи. 11.5.1. Электронная почта - один из компонентов системыавтоматизации документооборота, средство доставки, отправки информациии ее передачи между пользователями как внутри администрации, так имежду организациями, имеющими соответствующие программные средства. 11.5.2. Сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняютсяаналогично документу на бумажных носителях при наличии определеннойспецифики в процессе исполнения. К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляютсяследующие требования: - документы готовятся с помощью текстового редактора Word илитабличного редактора Excel c использованием шрифтов Arial, Times NewRoman и не должны содержать графических изображений; - название файла пишется на латинском языке, не должно содержатьпробелов. 11.5.3. Прием и отправку служебных документов по каналамэлектронной почты в администрации осуществляют структурныеподразделения. Служебные документы, принятые на имя Губернатора,вице-губернатора - председателя Правительства, заместителейпредседателя Правительства, руководителя администрации,распечатываются на бумажном носителе и сдаются в отдел служебнойкорреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрациидля регистрации и дальнейшего прохождения. После отправки документа электронной почтой исполнительпредставляет оригинал документа с отметкой об отправке электроннойпочтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управленияделопроизводства администрации для направления в соответствующийсекретариат. 11.6. Прием и оперативная передача текстов служебных документовпо официальным каналам факсимильной связи. 11.6.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальныйномер администрации, установлен в секретариате руководителяадминистрации. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеетюридической силы. 11.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов потелефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц; - документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четкимшрифтом, служебные письма должны быть оформлены в соответствии стребованиями настоящей Инструкции; - ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода,заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журналеустановленной формы без проставления регистрационного штампа.Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям сотметкой о дате и времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале установленнойформы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатампод расписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на имя Губернатора, вице-губернатора - председателяПравительства, заместителя председателя Правительства передаются вотдел служебной корреспонденции (канцелярию) управленияделопроизводства администрации. При необходимости включенияфаксограммы в дело длительного срока хранения с нее при полученииснимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующемпомещается в дело. 11.6.3. Контроль за использованием факсимильной техникиосуществляют руководитель администрации, руководители секретариатов,помощники заместителей председателя Правительства. 12. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии сФедеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации". 12.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 12.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются вотделе служебной корреспонденции (канцелярии) управленияделопроизводства администрации и передаются в отдел по приему иобработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе собращениями граждан администрации (далее - отдел управления по работес обращениями граждан, управление по работе с обращениями граждан). 12.1.2. Прием письменных обращений непосредственно от гражданпроизводится в отделе управления по работе с обращениями граждан.Работники отдела управления по работе с обращениями граждан уточняют вслучае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, почтовый адресзаявителя, наличие личной подписи и даты. По просьбе обратившегосягражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения,количества принятых листов и сообщается телефон для уточненияпрохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярахпринятых обращений не делается. 12.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственноГубернатору, вице-губернатору - председателю Правительства,заместителям председателя Правительства без регистрации, должны бытьпереданы соответствующими секретариатами в управление по работе собращениями граждан. 12.1.4. При регистрации на письменных обращениях граждан в правомнижнем углу ставится штамп управления по работе с обращениями граждан,куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае,если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штампможет быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. 12.1.5. Регистрация писем граждан производится вавтоматизированном режиме в базе данных "Учет обращений граждан" споследующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки.Регистрационно-контрольная карточка содержит: - фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан; - домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии; - вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет); - тип обращения (жалоба, заявление, предложение); - индекс сопроводительного письма, если обращение переслано; - краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, котораяобосновывает адресность направления письма на рассмотрение. 12.1.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральныхорганах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольнаякарточка с пометкой "Контроль". 12.1.7. При поступлении повторных обращений врегистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указываетсяпризнак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям.Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы,поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, еслисо времени подачи первого обращения истек установленныйзаконодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен спринятым по его обращению решением. 12.1.8. При оформлении регистрационно-контрольной карточки наобращения депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, Государственной Думы Астраханской области,напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутсяфамилия и инициалы депутата, а потом фамилия, имя, отчество заявителяс указанием его почтового адреса. 12.1.9. Служебные письма, то есть документы на официальном бланкеили имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанныеодним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управленияпо работе с обращениями граждан в случае если содержат просьбу,ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. Вданном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются двефамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются. 12.1.10. При регистрации коллективных обращений, в которыхуказано несколько авторов, в регистрационно-контрольную карточкувносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, вадрес которого просят направить ответ. 12.2. Направление обращений на рассмотрение. 12.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрениеначальнику управления по работе с обращениями граждан, в случаенеобходимости представляются Губернатору, вице-губернатору -председателю Правительства, заместителям председателя Правительства,руководителю администрации. 12.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, даетсяв форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются:фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении,содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, датаподписания и в необходимых случаях сроки исполнения. 12.2.3. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору -председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовленначальником управления по работе с обращениями граждан или егозаместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюцииготовят руководители их секретариатов. 12.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц,ответственных за исполнение поручения, контроль за срокамирассмотрения и подготовки ответа автору заявления осуществляетисполнитель, указанный в резолюции первым. 12.2.5. В случае, если обращение, по мнению исполнителя,направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает этообращение в управление по работе с обращениями граждан, указывает приэтом подразделение, в которое, по его мнению, следует направитьобращение. 12.2.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать всеимеющиеся у него на исполнении письменные обращения временнозамещающему его работнику. При переводе на другую работу илиосвобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать всечислящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство вструктурном подразделении. 12.2.7. На обращения, направленные на рассмотрение висполнительные органы государственной власти области, территориальныеорганы федеральных органов исполнительной власти, органы местногосамоуправления или иные организации, в компетенцию которых входитрешение поставленных в обращении вопросов, управление по работе собращениями граждан направляет заявителям уведомления о переадресацииобращений. В случае пересылки обращений депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации, Государственной ДумыАстраханской области уведомление направляется и депутату, и заявителю. 12.2.8. Весь ход рассмотрения письма с записью порученийруководства заносится в базу данных "Учет обращений граждан". 12.2.9. Не разрешается передавать письма из одного структурногоподразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениямиграждан. 12.2.10. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки ипод роспись передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию)управления делопроизводства администрации для отправки исполнителям. 12.2.11. На письмах с резолюцией: "Информировать администрациюГубернатора" ставится штамп: "Подлежит возврату". 12.2.12. Не возвращаются в отдел управления по работе собращениями граждан письма с резолюциями: "Для сведения","Направляется по принадлежности". 12.2.13. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовойинформации, органов политических партий и общественных организаций (втом числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения),рассматриваются как обычные обращения. 12.2.14. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицамирассматриваются как обычные обращения. 12.2.15. Обращения, содержащие жалобы граждан в отношениидолжностных лиц, подлежат направлению в службу безопасности иинформационной защиты Астраханской области в порядке информации. 12.3. Требования к оформлению ответов на обращения граждан. 12.3.1. Ответы по исполнению поручений из структурныхподразделений, исполнительных органов государственной власти областипоступают в отдел управления по работе с обращениями граждан. В правомнижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа,проставляется регистрационный номер обращения. 12.3.2. Подготовленные исполнителями ответы на обращения списьмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другимиматериалами отделом управления по обращениям граждан передаютсядолжностному лицу, давшему поручение. 12.3.3. Исполненными считаются обращения граждан, еслирассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры иавторам даны исчерпывающие ответы. В ответе должно быть указано, чтозаявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и вкакой форме. В ответах на коллективные обращения указывается, комуименно из авторов дан ответ. 12.3.4. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно,кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письмевопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответеследует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. 12.3.5. Снять документы с контроля могут: должностное лицо,давшее контрольное поручение по письму, руководитель администрации,начальник управления по работе с обращениями граждан. 12.3.6. Ответы, не соответствующие установленным требованиям,возвращаются исполнителю для доработки. 12.3.7. При утрате исполнителем письменных обращений назначаетсяслужебное расследование, о результатах которого информируетсяруководитель администрации. 12.3.8. Данные о списании документа в дело заносятся в базуданных "Учет обращений граждан" с проставлением даты закрытия письма,результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку"Дело", на которой пишутся номер письма, фамилия, инициалы автора,дата поступления и закрытия. 12.3.9. Обращения граждан хранятся в управлении по работе собращениями граждан в течение 5 лет, затем архивные дела, срокхранения которых истек, представляются на заключение экспертнойкомиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт науничтожение, утверждаемый начальником управления по работе собращениями граждан. 12.4. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приемеграждан. 12.4.1. Прием граждан в администрации ведут Губернатор,вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателяПравительства Астраханской области согласно графику, ежеквартальноутверждаемому Губернатором. 12.4.2. Проект графика приема составляется управлением по работес обращениями граждан. Число приемов для каждого должностного лицаустанавливается исходя из анализа количества обращений, поступающих повопросам, относящимся к компетенции этого лица. 12.4.3. Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительстваведут прием граждан один раз в квартал по средам с 14 до 17 часов. Принеобходимости может быть назначен дополнительный прием. 12.4.4. На каждый прием записывается не более 15 человек, но посогласованию с Губернатором, вице-губернатором - председателемПравительства количество принимаемых может быть увеличено. 12.4.5. Работники управления по работе с обращениями гражданразъясняют гражданам порядок приема Губернатором. 12.4.6. На приеме Губернатора, вице-губернатора - председателяПравительства присутствует начальник управления по работе собращениями граждан либо его заместитель. 12.4.7. По итогам приема Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки срезолюциями через управление по работе с обращениями гражданпередаются на рассмотрение исполнителям, в случае отсутствиясобственноручной резолюции Губернатора начальник управления по работес обращениями граждан имеет право давать поручения исполнителям отимени Губернатора. 12.4.8. Заместители председателя Правительства Астраханскойобласти ведут прием с руководителями секретариатов. 12.4.9. За день до приема заместителями председателяПравительства регистрационно-контрольные карточки и имеющаясяпереписка управлением по работе с обращениями граждан передаются всоответствующие секретариаты. 12.4.10. После приема регистрационно-контрольные карточкипередаются в отдел управления по работе с обращениями граждан дляотправки на исполнение. Руководители секретариатов заместителейпредседателя Правительства совместно с работниками отдела управленияпо работе с обращениями граждан контролируют исполнение поручений сличного приема граждан. 12.4.11. График приема граждан Губернатором, вице-губернатором -председателем Правительства Астраханской области, заместителямипредседателя Правительства регулярно публикуется в СМИ и размещаетсяна информационном стенде управления по работе с обращениями граждан. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 13.1. Контроль за исполнением служебных документов представляетсобой совокупность мероприятий, направленных на обеспечениесвоевременного и полного выполнения документов и поручений. Контроль включает: - постановку на контроль документов, содержащих конкретныепоручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным ккомпетенции исполнительных органов государственной власти области; - периодический сбор и обобщение информации о ходе и состояниивыполнения документов и поручений; - осуществление по указанию соответствующих руководителейпроверки фактического выполнения документов и поручений; - снятие с контроля поручений и документов у руководителя,уполномоченного снимать с контроля служебные документы; - систематизацию и подготовку сведений о ходе и срокахвыполнения, анализ и информирование руководителей о состоянииисполнения документов и поручений. 13.2. Служебные документы, подлежащие обязательному контролю: 13.2.1. Федеральные конституционные и федеральные законы,правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указыи распоряжения Президента Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации (далее - правовые актыРоссийской Федерации), содержащие поручения по вопросам, отнесенным ккомпетенции исполнительных органов государственной власти области. 13.2.2. Поручения Президента Российской Федерации и ПредседателяПравительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным ккомпетенции исполнительных органов государственной власти области. 13.2.3. Поручения Губернатора, вице-губернатора - председателяПравительства по исполнению правовых актов Российской Федерации, попротоколам советов и комиссий, созданных при Президенте иПравительстве Российской Федерации, по правовым актам ГосударственнойДумы Астраханской области. 13.2.4. Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства,содержащие конкретные поручения. 13.2.5. Протоколы заседаний Правительства, содержащие конкретныепоручения. 13.2.6. Протоколы межрегиональных и областных мероприятий,проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора - председателяПравительства, содержащие конкретные поручения. 13.2.7. Протоколы выездных мероприятий на территории области,проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора - председателяПравительства, содержащие конкретные поручения. 13.2.8. Протоколы еженедельных совещаний Губернатора,вице-губернатора - председателя Правительства, содержащие конкретныепоручения. 1.3.2.9. Протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, содержащие конкретные поручения. 13.2.10. Протоколы заседаний советов и комиссий, созданных приГубернаторе и Правительстве, межведомственных и координационныхсовещаний, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, содержащие конкретные поручения. 13.2.11. Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, проводимые по инициативе исполнительныхорганов государственной власти области, содержащие конкретныепоручения. 13.2.12. Соглашения (договоры), заключенные от имени субъектаРоссийской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства,содержащие конкретные поручения. 13.2.13. Письма и телеграммы федеральных органов государственнойвласти, содержащие конкретные поручения по вопросам, отнесенным ккомпетенции исполнительных органов государственной власти области. 13.2.14. Парламентские и депутатские запросы, протесты ипредставления прокуратуры по вопросам, отнесенным к компетенцииисполнительных органов государственной власти области. 13.2.15. Письма органов местного самоуправления, учреждений,организаций, содержащие просьбы по разным вопросам. 13.3. Контроль за исполнением служебных документов в пределахсвоих полномочий и компетенции осуществляют: 13.3.1. Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства,руководитель администрации, заместители председателя Правительства -за исполнением всех служебных документов. 13.3.2. Управление делопроизводства администрации, секретариатыГубернатора, вице-губернатора - председателя Правительства и егозаместителей, руководителя администрации - за исполнением документов,указанных в пунктах 13.2.13 - 13.2.15, в соответствии с компетенцией. 13.3.3. Контрольно-правовое управление администрации - заисполнением документов, указанных в пунктах 13.2.1 - 13.2.8, 13.2.12,в соответствии с компетенцией. 13.3.4. Отдел протокола администрации, секретариаты заместителейпредседателя Правительства - за исполнением документов, указанных впунктах 13.2.8, 13.2.9, в соответствии с компетенцией. 13.3.5. Иные структурные подразделения администрации,исполнительные органы государственной власти области - за исполнениемдокументов, указанных в пунктах 13.2.7, 13.2.10, 13.2.11, всоответствии с компетенцией. 13.4. Решение о постановке на контроль документов и порученийпринимают Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства,руководитель администрации, заместители председателя Правительства,заместитель руководителя администрации - начальникконтрольно-правового управления администрации, на которых возложеныфункции контроля. 13.5. Контроль за исполнением документов и поручений по нимведется с использованием системы электронного документооборота. 13.6. Документы и поручения, поставленные на контроль, подлежатучету в соответствующих документах учета (журналах, карточках) илиэлектронной базе данных документов в структурных подразделенияхадминистрации, на которых возложены функции контроля. Учет контролируемых правовых актов Российской Федерации,документов федеральных органов государственной власти, а также хода исостояния их исполнения возлагается на управление делопроизводстваадминистрации и контрольно-правовое управление администрации,руководителей секретариатов Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, руководителя администрации. Учет контролируемых правовых актов Астраханской области, а такжехода и состояния их исполнения возлагается на контрольно-правовоеуправление администрации. Учет контролируемых соглашений (договоров), заключенных от именисубъекта Российской Федерации, Астраханской области, и от имениПравительства, возлагается на секретариат руководителя администрации. 13.7. Исполнитель документа и поручения. 13.7.1. Исполнителем поручения признается структурноеподразделение администрации, исполнительный орган государственнойвласти области, который указан в тексте поручения. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель,который указан в тексте поручения первым или обозначен словом "созыв",является основным исполнителем, все другие последующие исполнители,указанные в поручении, являются соисполнителями поручения. 13.7.2. Исполнителем документа (основным исполнителем),содержащего несколько поручений, признается структурное подразделениеадминистрации, исполнительный орган государственной власти области,который указан в резолюции руководителя первым либо внесший данныйдокумент на рассмотрение, либо на которого возложена ответственностьза исполнение непосредственно в тексте документа. 13.7.3. Основной исполнитель определяет порядок представлениясоисполнителями предложений, согласования и подготовки итоговоговарианта исполнения поручения и документа. Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса ипредставлять основному исполнителю необходимые материалы. 13.7.4. При необходимости расширения числа соисполнителей илипереназначения основного исполнителя поручения должностное лицо,ответственное за выполнение, представляет на имя руководителя, давшегопоручение, мотивированное предложение с обоснованием причин. 13.8. Сроки исполнения служебных документов и поручений. 13.8.1. Все служебные документы и поручения должны исполняться всроки, указанные в этих документах или в резолюции руководства. Срокиисполнения всех служебных документов исчисляются в календарных днях. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - содержащие в тексте или в резолюции руководства пометку"срочно" - в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изученияпоставленных вопросов - в течение 10 дней; - содержащие в тексте или в резолюции руководства пометку"оперативно" - в 10-дневный срок; - без указания конкретной даты выполнения - в срок не болееодного месяца (срок нормативных правовых актов исчисляется с даты ихподписания, а законов и указов - с даты их вступления в силу, если неустановлен особый срок), связанные с нормотворческой деятельностью -два месяца; - протесты прокурора - до 10 дней со дня поступления; - депутатские запросы - в течение 14 календарных дней со дняпоступления; - иной корреспонденции - до 30 дней (если в резолюциируководителя не указан иной срок исполнения) со дня поступления. 13.8.2. Информация об исполнении поручений, содержащихся вправовых актах Российской Федерации и поручениях Президента РоссийскойФедерации и Председателя Правительства Российской Федерации,отправляется не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. 13.8.3. Если в документе имеется несколько сроков, либо подокументу предусмотрено представление отчетов в течение несколькихлет, сроком их исполнения является срок наиболее позднего порученияили представления последнего отчета по документу. При этомконтролируются все сроки по документу. 13.8.4. Основной исполнитель определяет сроки представлениясоисполнителями информации и справок по исполнению поручений идокумента в целом. Соисполнители представляют свои предложения исправки основному исполнителю в установленные им сроки. При необходимости исполнения документа или поручения в сжатыесроки исполнитель организует их исполнение в оперативном порядке, длячего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке,используя для этого согласительные мероприятия. 13.9. Изменение (продление) срока исполнения. 13.9.1. При невозможности выполнения документа и поручения вустановленный срок решение о продлении (переносе) этого срока можетбыть принято только руководителем, его установившим. При необходимости изменения срока выполнения документа ипоручения исполнитель представляет на имя руководителя, установившегоэтот срок, не позднее 3 дней до истечения установленного срокадокладную записку с обоснованием его изменения. 13.9.2. Не допускается представление ходатайств на имяГубернатора, вице-губернатора - председателя Правительства,руководителя администрации о продлении срока исполнения документа,содержащего конкретный срок представления отчетов в органыгосударственной власти Российской Федерации. Продление срокаисполнения документа в данном случае возможно на основании решенияфедерального органа государственной власти, уполномоченногоосуществлять сбор информации о ходе исполнения документа пописьменному ходатайству исполнительного органа государственной властиобласти. 13.9.3. Сроки исполнения поручений, содержащихся в правовых актахГубернатора, продлевает Губернатор или руководитель администрации.Сроки исполнения поручений, содержащихся в правовых актахПравительства, продлевает вице-губернатор - председательПравительства. 13.9.4. Обо всех случаях изменения срока исполнения документа ипоручения исполнитель своевременно информирует соответствующееструктурное подразделение администрации Губернатора области, накоторое возложены функции контроля (направляет копию докладной запискис соответствующей резолюцией руководителя). 13.10. В порядке предварительного контроля структурноеподразделение администрации, на которое возложены функции контроля,осуществляет периодический сбор и обобщение информации о ходе исостоянии выполнения документов и поручений, как правило, в устнойформе, при необходимости направляет исполнителям напоминания(уведомления), запросы, контрольные карточки. За документами и поручениями, имеющими длительный период ипромежуточные этапы выполнения, устанавливается промежуточныйконтроль, за особо значимыми - особый контроль. При постановке напромежуточный и особый контроль структурными подразделениямиадминистрации, на которых возложены функции контроля, составляетсяплан контроля, который предусматривает различные формы контроля,включая проведение проверки результатов исполнения. 13.11. В целях повышения эффективности системы контроляуправлением делопроизводства администрации и контрольно-правовымуправлением администрации осуществляется систематизация и подготовкасведений о состоянии исполнения контролируемых документов и поручений. Информация с обобщенными данными о состоянии исполнениядокументов и поручений и анализ их выполнения докладываются вустановленные сроки Губернатору области и вице-губернатору -председателю Правительства, руководителю администрации, заместителямпредседателя Правительства, а также направляются по электроннымканалам связи исполнительным органам государственной власти области. 13.12. Документ и поручение считаются исполненными в том случае,когда выполнены все содержащиеся в них задания, решены поставленныевопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам,результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшемупоручение и подписавшему документ, и если они сняты с контроля вустановленном порядке. 13.13. По фактам неисполнения документов и поручений либонесвоевременного их исполнения, а также в случаях если результатыфактического исполнения вызывают сомнение, по указанию уполномоченныхруководителей проводятся служебные проверки. 13.14. Ответственность за качественное и своевременное исполнениедокументов и поручений. Ответственность за качественное и своевременное исполнениепоручений возлагается на исполнителей. Если поручение дано несколькимисполнителям, то ответственность за качественное и своевременноеисполнение поручения несет основной исполнитель (указан в текстепоручения первым или обозначен словом "созыв"), а также соисполнителив части касающейся. Ответственность за качественное и своевременное исполнениеправовых актов Российской Федерации, поручений Президента РоссийскойФедерации и Председателя Правительства Российской Федерации, правовыхактов Астраханской области, содержащих несколько поручений и имеющихнесколько исполнителей, возлагается на исполнителя документа(основного исполнителя), который указан в резолюции руководителяпервым либо внесший данный документ на рассмотрение, либо на котороговозложена ответственность за исполнение непосредственно в текстедокумента. В случае невыполнения, некачественного выполнения илиневыполнения поручения в установленный срок исполнитель может бытьпривлечен к ответственности. 13.15. Все исполненные документы и поручения подлежат снятию сконтроля в установленном порядке. Документы и поручения снимаются сконтроля после доклада соответствующему руководителю в указанные в нихсроки (пункт 13.8). Снятие документов и поручений с контроля осуществляется поинициативе исполнителя (основного исполнителя). 13.16. Решение о снятии с контроля документов и поручений взависимости от их важности принимают Губернатор, вице-губернатор -председатель Правительства, руководитель администрации, заместителипредседателя Правительства, заместитель руководителя администрации -начальник контрольно-правового управления администрации в соответствиис компетенцией. 13.17. Документы и поручения снимаются с контроля, как правило: - Губернатором - по правовым актам Российской Федерации,документам федеральных органов государственной власти, протоколамсоветов и комиссий, созданных при Президенте и ПравительствеРоссийской Федерации, а также поручения, по которым дано указаниедоложить об исполнении ему лично; - вице-губернатором - председателем Правительства - по правовымактам и протоколам заседаний Правительства, протоколам заседанийкомиссий, им возглавляемых, а также поручения, по которым даноуказание доложить об исполнении ему лично; - руководителем администрации - по правовым актам РоссийскойФедерации, документам федеральных органов государственной власти,протоколам советов и комиссий, созданных при Президенте иПравительстве Российской Федерации, по постановлениям и распоряжениямГубернатора, протоколам советов и комиссий, возглавляемыхГубернатором, протоколам еженедельных совещаний Губернатора , посоглашениям (договорам), заключенным от имени Астраханской области иот имени Правительства, а также поручения, по которым дано указаниедоложить об исполнении ему лично; - вице-губернатором - председателем Правительства, заместителямипредседателя Правительства, руководителем администрации - попоручениям по служебной корреспонденции в соответствии с компетенцией; - заместителем руководителя администрации - начальникомконтрольно-правового управления администрации - по отдельнымпоручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Губернатораи Правительства, протоколах заседаний Правительства, советов икомиссий, созданных при Губернаторе и Правительстве. 13.18. Порядок снятия с контроля документов и поручений. 13.18.1. Снятие с контроля поручений. Исполнитель поручения (в случае нескольких исполнителей -основной исполнитель) в установленные сроки представляетсоответствующему руководителю, уполномоченному снимать с контроляслужебные документы, информацию или справку с необходимыми материаламио результатах исполнения поручения и проделанной работе. Руководитель, уполномоченный снимать с контроля служебныедокументы с учетом результатов исполнения поручения и проделаннойисполнителем работы, принимает решение о снятии его с контроля инакладывает соответствующую резолюцию. В некоторых случаях снятие поручений с контроля может бытьсогласовано должностным лицом, ответственным за исполнение, с давшимего руководителем по телефону или при личной встрече. При получениисогласия на бланке резолюции должностного лица, ответственного заисполнение поручения, ставятся: виза "Доложено устно. Снято с контроляпо согласованию с (фамилия, инициалы руководителя)", дата и подпись. 13.18.2. Снятие с контроля правовых актов Российской Федерации,поручений Президента Российской Федерации и Председателя ПравительстваРоссийской Федерации. Об исполнении правовых актов Российской Федерации, порученийПрезидента Российской Федерации и Председателя ПравительстваРоссийской Федерации исполнитель документа (основной исполнитель)докладывает непосредственно Губернатору или руководителюадминистрации. Исполненные правовые акты Российской Федерации, порученияПрезидента Российской Федерации и Председателя ПравительстваРоссийской Федерации направляются в отдел контроляконтрольно-правового управления администрации для анализа фактическогоих выполнения. После изучения и анализа выполнения, снятия с контроля данныедокументы передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию)управления делопроизводства администрации. 13.18.3. Снятие с контроля правовых актов Губернатора иПравительства, соглашений (договоров), заключенных от имени субъектаРоссийской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительстваобласти. Исполнитель документа (основной исполнитель) в установленныесроки обобщает информацию других исполнителей (соисполнителей) овыполнении всех поручений, содержащихся в документе, готовитобобщенную справку и направляет её с необходимыми материалами вконтрольно-правовое управление администрации для анализа фактическоговыполнения документа. Контрольно-правовое управление администрации после изучения ианализа выполнения документа в целом готовит заключение о результатахисполнения (далее - заключение), в котором отражает свое мнение офактическом выполнении документа, при этом указывает о согласии (илинесогласии) снятия документа с контроля как исполненного. При согласиис предложением исполнителя о выполнении документа и снятии его сконтроля как исполненного направляет данный документ вместе сзаключением соответствующему руководителю, уполномоченному снимать сконтроля служебные документы, для снятия с контроля. В случае отказа всогласии о снятии документа с контроля как исполненного возвращаетисполнителю данный документ вместе с заключением, в котором предлагаетмеры по его выполнению. Исполнитель докладывает руководителю, уполномоченному снимать сконтроля служебные документы, справку о выполнении документа вместе сзаключением контрольно-правового управления администрации. Руководитель, уполномоченный снимать с контроля служебныедокументы (пункт 13.16), с учетом результатов исполнения документа изаключения контрольно-правового управления администрации принимаетрешение о снятии его с контроля и накладывает соответствующуюрезолюцию. 13.18.4. Снятие с контроля служебной корреспонденции. Служебная корреспонденция снимается с контроля при представлениикопий ответных писем с учетом выполнения всех поручений, содержащихсяв резолюции руководителя (пункты 11.3.7 - 11.3.9). 13.18.5. В случае выявления факта ненадлежащего исполнениядокумента и поручения структурным подразделением администрации, накоторое возложены функции контроля, направляется извещение на имясоответствующего руководителя. 13.19. Информация о выполнении документов и поручений последоклада руководителю, уполномоченному снимать их с контроля,представляется исполнителем в управление делопроизводстваадминистрации, контрольно-правовое управление администрации, отделпротокола администрации в соответствии с компетенцией. 13.20. Снятые с контроля документы и поручения подлежат снятию сучета. Информация о снятии контролируемого документа или поручения сучета как исполненного вносится в соответствующие документы учета(журналы, карточки), электронную базу данных с отметкой "В дело". Снятие с контроля правовых актов Российской Федерации,Астраханской области не прекращает их действия. 14. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ И ПЕЧАТЕЙ 14.1. Для обеспечения деятельности Губернатора, Правительства идолжностных лиц устанавливаются следующие виды бланков: - гербовые (приложения N 1-12): "Губернатор Астраханской области" "Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханскойобласти" "Правительство Астраханской области" (с реквизитами, безреквизитов) "Заместитель председателя Правительства Астраханской области" "Постановление Губернатора Астраханской области" "Распоряжение Губернатора Астраханской области" "Постановление Правительства Астраханской области" "Распоряжение Правительства Астраханской области" "Администрация Губернатора Астраханской области" (с реквизитами,без реквизитов) "Руководитель администрации Губернатора Астраханской области"; - негербовые бланки структурных подразделений администрации. 14.2. Бланки документов, применяемые в администрации, должныиспользоваться строго по назначению и без соответствующего разрешенияне могут передаваться другим лицам. 14.3. Гербовые бланки в администрации являются полиграфическойпродукцией, бланками строгой отчетности и подлежат учету в управленииделопроизводства администрации. 14.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствиис ГОСТ Р 6.30-2003 по заказам управления делопроизводстваадминистрации. 14.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге форматаА4 (210х297 мм) на основе продольного и углового расположенияреквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так ибез него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 20 (35) правое - 10 верхнее - 20 нижнее - 20 14.6. Гербовые бланки в администрации подлежат учету. Учетгербовых бланков ведется раздельно по видам бланков врегистрационно-учетной форме (журнале) в управлении делопроизводстваадминистрации, секретариатах Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, секретариатах (приемных) заместителейпредседателя Правительства, руководителя администрации. 14.7. Гербовые бланки хранятся в сейфах. 14.8. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланковосуществляется по акту с отметкой в журнале. 14.9. Контроль за изготовлением, использованием и хранениемгербовых бланков возлагается на управление делопроизводстваадминистрации. Лица, персонально ответственные за учет, использованиеи хранение бланков, определяются приказом руководителя администрации. 14.10. Бланки (негербовые) структурного подразделенияизготавливаются в том случае, если руководитель структурногоподразделения имеет право подписи. Допускается изготовление бланков структурных подразделений спомощью средств вычислительной техники непосредственно приизготовлении конкретного документа. 14.11. Изготовление бланков структурных подразделенийосуществляется по согласованию с начальником управленияделопроизводства администрации. 14.12. Руководители структурных подразделений несутответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность ихиспользования. 14.13. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в администрации используются гербовые идругие печати. Гербовая печать "Губернатор Астраханской области" ставится нанаиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения ихподлинности (юридической силы) (приложение N 23). Гербовая печать "Правительство Астраханской области" ставится нанаиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности(юридической силы). Гербовой печатью Правительства заверяются подписиГубернатора, вице-губернатора - председателя Правительства,заместителей председателя Правительства на документах Правительства(приложение N 24). Гербовая печать "Администрация Губернатора Астраханской области"ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельностиадминистрации, для удостоверения их подлинности (юридической силы)(приложение N 25). 14.14. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие штампы. 14.15. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора,Правительства проставляется круглая (негербовая) печать "Управлениеделопроизводства администрации Губернатора Астраханской области". Накопиях постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства,выданных архивом управления делопроизводства администрации,проставляется круглая (негербовая) печать архива управленияделопроизводства администрации. На документах, справках по личному составу проставляется круглая(негербовая) печать отдела кадров управления государственнойгражданской службы и кадров администрации. При отправке документов на пакетах проставляется специальнаяпечать "Для пакетов", на телеграммах - печать (негербовая)"Телеграмма". 14.16. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте. При этом оттиск должен захватывать частьнаименования должности и подписи лица, подписавшего документ. 14.17. Изготовление гербовых и других печатей, штамповпроизводится управлением делами Губернатора Астраханской области наосновании заказа после согласования образцов печатей с руководителемадминистрации. 14.18. Изготовленные печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале в управлении делопроизводства администрации,выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемыхметаллических шкафах или сейфах. 14.19. Контроль за правильностью хранения и использованиягербовых печатей осуществляет руководитель администрации, негербовыхпечатей и штампов - начальник управления делопроизводстваадминистрации. 15. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 15.1. Машинописные работы. 15.1.1. Печатание документов в администрации производитсяуправлением делопроизводства администрации (сектор автоматизированнойобработки и выпуска документов), в секретариатах Губернатора,вице-губернатора - председателя Правительства, заместителейпредседателя Правительства и в структурных подразделениях. Документыпечатаются на ПЭВМ с использованием текстового редактора MicrosoftWord версии 6.0 и выше. 15.1.2. В управлении делопроизводства администрации печатаютсядокументы только служебного характера. Печатание под диктовку непроизводится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений,распоряжений Губернатора и Правительства, документы к мероприятиям сучастием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, атакже другие документы, связанные с обеспечением деятельностиГубернатора и Правительства. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойначальником управления делопроизводства администрации или егозаместителем, а также на основании поручений руководителяадминистрации, заместителя руководителя администрации. 15.1.3. Все документы для печатания передаются заведующемусектором автоматизированной обработки и выпуска документов. Они должныбыть написаны чернилами и тщательно отредактированы. Исполнительобязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно бытьобращено на четкое и разборчивое написание фамилий, географическихназваний, наименований организаций, предприятий, цифр, дат и т.д. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются. 15.1.4. Документы должны печататься с соблюдением ГОСТ Р6.30-2003 на организационно-распорядительную документацию и требованийнастоящей Инструкции. 15.1.5. Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размера14 через одинарный интервал, таблицы - шрифтами 12, 13, 14 черезодинарный интервал. Постановления и распоряжения Губернатора,постановления и распоряжения Правительства, приказы руководителяадминистрации печатаются шрифтом 14 через одинарный интервал.Приложения к постановлениям, распоряжениям, приказам могут бытьнапечатаны с использованием шрифтов 12, 13 через одинарный интервал. 15.1.6. Название вида документа (акт, протокол, положение,договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами. 15.1.7. Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатноготекста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается дограницы правого поля. 15.1.8. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименованиеорганизации, структурного подразделения, указание должности синициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, и почтовыйадрес организации печатаются с новой строки от границы текстовогополя. Те же требования должны соблюдаться при печатании документачастному лицу. 15.1.9. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефонапечатаются в левом нижнем углу последнего листа документа (размершрифта 12), например: И.П. Кораблев 22-38-14 Инициалы, фамилия исполнителя (составителя) документа и номер егослужебного телефона обязательно указываются только в исходящихдокументах (письмах, справках, докладных записках, заключениях). В сопроводительных письмах, письмах-ответах эти реквизитыуказываются при необходимости. 15.1.10. Печатание документов и материалов производится набланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе срукописью передаются исполнителю. Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию иправке в подразделении, могут быть переписаны на дискету заказчика. Нажестких дисках ПЭВМ сектора автоматизированной обработки и выпускадокументов управления делопроизводства администрации записанные текстыхранятся в течение двух месяцев. 15.1.11. При распечатке документов и материалов слева в нижнейчасти каждого листа указываются наименование файла данного документа(материала), дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ. 15.2. Копировально-множительные работы. 15.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторекопировально-множительных работ управления делопроизводстваадминистрации. 15.2.2. На копирование сдаются только служебные документы сзаказом на бланке установленной формы (приложение N 26), заполненномзаказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители структурныхподразделений, в том числе их заместители, включая руководителейотделов в составе управлений администрации. Разрешение на исполнениезаказа дает начальник управления делопроизводства администрации илиего заместитель. Тиражирование гербовых бланков не разрешается. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора иПравительства производится только по заказам, подписаннымруководителем администрации, начальником управления делопроизводстваадминистрации. 15.2.3. Документы передаются на копирование в несброшюрованномвиде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 15.2.4. В секторе копировально-множительных работ управленияделопроизводства администрации ведется учет выполненных работ наосновании заказов, которые хранятся в течение одного года. 16. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОСЛЕДУЮЩЕЕ ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 16.1. Номенклатура дел в администрации разрабатываетсяработниками секретариатов, приемных, структурных подразделений,управления делопроизводства администрации. 16.2. Составление номенклатурных дел, отбор дел для хранения иуничтожения в администрации осуществляются при участии постояннодействующей экспертной комиссии, создаваемой приказом руководителяадминистрации. 16.3. Номенклатура дел включает в себя виды документов,образующихся в деятельности секретариатов (приемных) и структурныхподразделений. Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется повопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием ихразновидности. После перечня дел оставляется несколько свободныхномеров для внесения в нее дополнений. 16.4. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядкеважности включенных в них документов. 16.5. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условногообозначения структурных подразделений и порядкового номера дел пономенклатуре. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет(переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем жеиндексом и номером в течение всего срока. 16.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документовпостоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 16.7. На основании номенклатуры дел секретариатов (приемных) иструктурных подразделений составляется сводная номенклатура, котораясогласовывается управлением делопроизводства администрации сагентством по делам архивов Астраханской области и утверждаетсяруководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года. 16.8. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных сназваниями секретариатов (приемных) и структурных подразделений.Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваивается индекссоответствующего структурного подразделения. 16.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии сноменклатурой дел (приложения N 27, 28). При оформлении делнеобходимо: - раздельно группировать дела постоянного и временного сроковхранения; - проверять соответствие документов заголовку дел пономенклатуре; - группировать в деле документы одного года; - проверять правильность оформления документов, то есть наличиенеобходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей,заверяющих копии, и т.д.; - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изыматьлишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; - располагать документы в делах в хронологическом порядке; - соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответпомещать после документа-запроса. Приложения присоединять кдокументам, к которым они относятся (приложения большого объема могутвыделяться в отдельные тома). По каждому тому сдаваемых дел оформлять внутреннюю описьдокументов постоянного и временного хранения на бумажном и электронномносителях. 16.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов,относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним итем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительнаянадпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписиуказаны в приложениях N 29-32. 16.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениямиГубернатора и Правительства составляются оглавления, в которыхуказываются номера решений, включенных в данный сборник, ихсодержание, даты принятия и номера листов. 16.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать вдела запрещается. 16.13. По окончании года в номенклатуре указывается количествосформированных дел: отдельно постоянного, долговременного икратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих наследующий год. 16.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. Накорешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения всоответствии с утвержденной номенклатурой. 16.15. Работники администрации обязаны обеспечить полнуюсохранность всех поступивших и образующихся в деятельностиадминистрации документов. Выдача дел из архива управленияделопроизводства администрации запрещается. 16.16. В исключительных случаях по разрешению начальникауправления делопроизводства администрации дела выдаютсягосударственным гражданским служащим администрации для служебногопользования под расписку. Отдельные документы из дел не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, новместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которойуказывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается подрасписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряженийГубернатора, Правительства из дел не изымаются. Контроль за возвращением документа в дело возлагается наспециалиста архива управления делопроизводства администрации. 16.17. По истечении одного года хранения дел в текущемделопроизводстве (кроме переходящих дел) документы вместе срегистрационными карточками к ним сдаются в архив управленияделопроизводства администрации. Приложение N 1 Приложение N 2 Приложение N 3 Приложение N 4 Приложение N 5 Приложение N 6 Приложение N 7 Приложение N 8 Приложение N 9 Приложение N 10 Приложение N 11 Приложение N 12 Приложение N 13 АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Советская ул., 15, г. Астрахань, 414008 тел.22-93-04, факс 22-95-14 ____________________ N ________________ На N _____________ от _________________ Приложение N 14 ПЕРЕЧЕНЬ корреспонденции, не подлежащей регистрации отделом служебной корреспонденции (канцелярией) управления делопроизводства администрации Губернатора области 1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодическиеиздания. 2. Рекламные извещения, проспекты с научно-техническойинформацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дняконференций, совещаний, заседаний, другие справочно-информационныематериалы, присланные для сведения. 3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты. 4. Статистические сборники, документы и формы статистическойотчетности. 5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы. Приложение N 15 ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ |—————————| |———————————————————| Номер УК: | | Дата поступления: | | |—————————| |———————————————————| |—————————| |———————————————————| N документа: | | Дата документа: | | |—————————| |———————————————————| |—————————| Количество листов: | | |—————————| |—————————————————————| Корреспондент: | | |—————————————————————| Краткое содержание: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ |——————————————————————| Резолюция | | |——————————————————————| |——————————————————| Отметка об исполнении документа: | | |——————————————————| |————————————| |—————————————————| Дата завершения.: | | Номер дела: | | |————————————| |—————————————————| |—————————————| Номер папки: | | |—————————————| Приложение N 16 ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ |——————————————| N документа: | | |——————————————| |——————————————| Дата документа: | | |——————————————| |——————————————| Кол-во листов: | | |——————————————| |——————————————————————————————————————————————————| Адресат: | | |——————————————————————————————————————————————————| |—————————————————————————————————————————| Другие адресаты: | | |—————————————————————————————————————————| Краткое содержание:_______________________________________________________________________________________________________________________ |—————————————————————| |———————————————————| Исп.: | | Д.: | | |—————————————————————| |———————————————————| Отметка об исполнении документа: |———————————————| |———————————————| Дата заверш.: | | Номер дела: | | |———————————————| |———————————————| |———————————————| Номер папки: | | |———————————————| Приложение N 17 КАРТОЧКА к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Проект внесен: ___________________________________________________________________________________________________________________________ Основание подготовки документа: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Проект визируют: _________________________________________________________________________________________________________________________ Проект согласован: _________________________________________________ Вице - губернатор - председатель ______________________________________________________________________ Правительства области ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Заместитель председателя Правительства ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Заместитель руководителя администрации Губернатора области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления делопроизводства Руководитель администрации Губернатора области Постановление (распоряжение) разослать: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Исполнитель: _________________________________ Юрист структурного подразделения: _________________________________ Помощник заместителя председателя Правительства области 1. 200 г.___________________________________ _________________________________ 2. 200 г. ___________________________________ _________________________________ Приложение N 18 Содержание пояснительной записки к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области, Правительства Астраханской области 1.Содержание проблемы, предусматривающей состояние правоотношенийв сфере предлагаемого регулирования. 2. Обоснование необходимости и целесообразности принятия данногопроекта с учетом интересов населения области и законодательстваРоссийской Федерации и Астраханской области, а также его целей,основных положений, прогноза социально-экономических и иныхпоследствий его реализации. 3. Финансово-экономическое обоснование (в случае внесенияпроекта, реализация которого потребует выделения денежных средств изобластного бюджета). 4. Перечень правовых актов, требующих внесения изменений в связис принятием предлагаемого проекта, в том числе и их отмены полностьюили частично. Наименование должности руководителя (подпись) Инициалы, фамилия Приложение N 19 КАРТОЧКА к проекту постановления Правительства Астраханской области____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Проект внесен: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Основание подготовки документа: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Проект визируют: _________________________________________________________________________________________________________________________ Проект согласован: _________________________________________________ Вице-губернатор - председатель ______________________________________________________________________ Правительства области ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Заместитель председателя Правительства ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Заместитель руководителя администрации Губернатора области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления делопроизводства Руководитель администрации Губернатора области Постановление разослать: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Исполнитель: ____________________________________________ Юрист структурного подразделения: ____________________________________________ Помощник заместителя председателя Правительства области 1. 200 г.__________________________________ ___________________________________ 2. 200 г. __________________________________ ___________________________________ оборотная сторона карточки к проекту постановления Правительства Астраханской областиПроект согласован:(при рассмотрении в рабочем порядке)Члены Правительства Астраханской области:|————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Вице-губернатор - председатель | | ||Правительства Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области по инвестиционной | | ||политике и имущественным отношениям | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области по социальной политике | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области - министр | | ||промышленности, транспорта и связи | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области - министр сельского | | ||хозяйства Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области - министр | | ||строительства и дорожного хозяйства | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области - министр финансов | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области - министр | | ||экономического развития Астраханской | | ||области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Заместитель председателя Правительства | | ||Астраханской области - руководитель | | ||представительства Губернатора Астраханской | | ||области при Правительстве Российской | | ||Федерации | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр здравоохранения Астраханской | | ||области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр имущественных и земельных отношений | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр культуры Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр международного сотрудничества | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр образования и науки Астраханской | | ||области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр по топливно-энергетическому | | ||комплексу и природным ресурсам Астраханской | | ||области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр социального развития и труда | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Министр жилищно-коммунального хозяйства | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————||Полномочный представитель Губернатора | | ||Астраханской области в Государственной Думе | | ||Астраханской области и представительных | | ||органах местного самоуправления - министр | | ||Астраханской области | | ||————————————————————————————————————————————|———————|—————————————| Приложение N 20 КАРТОЧКА к проекту распоряжения Правительства Астраханской области____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Проект внесен: ___________________________________________________________________________________________________________________________ Основание подготовки документа: __________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Проект визируют: ___________________________________________________ ______________________________________________________________________ Проект согласован: ______________________________________________________________________ Заместитель председателя Правительства ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Заместитель руководителя администрации Губернатора области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления делопроизводства Руководитель администрации Губернатора области Распоряжение разослать: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Исполнитель: _____________________________________ Юрист структурного подразделения: _____________________________________ Помощник заместителя председателя Правительства области 1. 200 г.___________________________________ __________________________________ 2. 200 г. ___________________________________ __________________________________ Приложение N 21 КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ к проекту закона Астраханской области (постановления Государственной Думы Астраханской области)1. Наименование проекта:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________2. Основание подготовки проекта:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3. Разработчик проекта:________________________________________________________________________________________________________________________Юрист структурного подразделения администрацииГубернатора Астраханской области, исполнительногооргана государственной власти области:____________________________________4. Заинтересованные лица:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Полномочный представительГубернатора Астраханской областив Государственной Думе Астраханской областии представительных органахместного самоуправления -министр Астраханской областиЗаместитель руководителяадминистрации ГубернатораАстраханской области -начальник контрольно-правовогоуправления администрацииГубернатора Астраханской области Приложение N 22 КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ К ПРОЕКТУ ДОГОВОРА (СОГЛАШЕНИЯ)______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 1. Проект внесен: __________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Основание подготовки документа: _________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Проект визируют: ________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Проект согласован: ______________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Вице-губернатор - председатель Правительства области _______________________________________ ______________________________________________________________________ Заместитель председателя Правительства области ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Заместитель руководителя администрации Губернатора области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления делопроизводства Руководитель администрации Губернатора области Договор (соглашение) разослать: __________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Исполнитель: ____________________________ Помощник заместителя председателя Правительства ____________________________ 1. 200 г. _____________________________ 2. 200 г. _____________________________ Приложение N 23 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать "Губернатор Астраханской области" Договоры, соглашения, подписываемые Губернатором Астраханскойобласти от имени Астраханской области. Постановления, распоряжения Губернатора Астраханской области,отправляемые в центральные федеральные органы государственной власти(в особых случаях). Доверенности на представление интересов Астраханской области иГубернатора Астраханской области по ведению дел в судах. Почетные грамоты Губернатора Астраханской области. Служебные удостоверения руководителей структурных подразделенийадминистрации Губернатора Астраханской области, исполнительных органовгосударственной власти области. Приложение N 24 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать "Правительство Астраханской области" Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые отимени Правительства Астраханской области с другими государственнымиорганами власти, организациями, в т.ч. федерального уровня. Постановления, распоряжения Правительства Астраханской области(копии), отправляемые в центральные федеральные органы государственнойвласти (в особых случаях). Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам. Доверенности на получение материально-технических ценностей,участие в судах от имени Правительства Астраханской области. Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющихправо совершения финансово-хозяйственных операций. Справки членам Правительства Астраханской области, руководителямисполнительных органов государственной власти области. Командировочные удостоверения членам Правительства Астраханскойобласти. Приложение N 25 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать "Администрация Губернатора Астраханской области" Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемыеадминистрацией Губернатора Астраханской области. Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам. Доверенности (на получение материально-технических ценностей идр.). Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющихправо совершения финансово-экономических операций. Служебные удостоверения работников администрации ГубернатораАстраханской области. Командировочные удостоверения работникам администрацииГубернатора Астраханской области. Приложение N 26 ЗАКАЗ на копировально-множительные работы |——————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————| |Наименование документа| Кол-во стр. | Кол-во экз. | Отметка о | | | | | срочн. | |——————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————|______________________________________________________________________Заказчик ___________________________ __________ ______________________ (наимен. структ. подразд.) (подпись) (инициалы, фамилия)Дата заказа _________________________Дата изготовления ___________________Исполнитель _________________________Подпись в получении _________________Разрешаю ____________________________ Приложение N 27 Наименование организации УТВЕРЖДЕНО НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности руководителя организации _____________ N ______________ ____________________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи На ____________ год Дата |———————————|——————————|————————————————|———————————————|———————————||Индекс дела| Заголовок| Кол-во единиц | Срок хранения | Примечание|| | дела | хранения | | ||———————————|——————————|————————————————|———————————————|———————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||———————————|——————————|————————————————|———————————————|———————————|| Наименование раздела ||———————————|——————————|————————————————|———————————————|———————————|| | | | | ||———————————|——————————|————————————————|———————————————|———————————|Начальник управленияПодпись Расшифровкаделопроизводстваадминистрации подписиГубернатора АстраханскойобластиДатаВиза (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации Протокол ЭПК архивного учреждения от __________ N _________________ от _______________ N_____________ Формат А4 (210х297 мм)Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______________году в организации|——————————————————————|————————|——————————————————————————————————|| По срокам хранения | Всего | В том числе: ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————|| | | переходящих | с отметкой || | | | "ЭПК" ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————||Постоянного | | | ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————||Временного ( свыше 10 | | | ||лет) | | | ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————||Временного ( до 10 | | | ||лет включительно) | | | ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————||ИТОГО: | | | ||——————————————————————|————————|—————————————————|————————————————|Начальник управленияделопроизводства администрацииГубернатора Астраханскойобласти Подпись РасшифровкаДата подписиИтоговые сведения переданы в архивНаименование должности лица,передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Приложение N 28 Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________ N ______________ ______________________________ (место составления) На ____________ год |——————————|————————————|————————————————|—————————————|————————————|| Индекс | Заголовок | Кол-во единиц | Срок | Примечание || дела | дела | хранения | хранения | ||——————————|————————————|————————————————|—————————————|————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||——————————|————————————|————————————————|—————————————|————————————|| Наименование раздела ||——————————|————————————|————————————————|—————————————|————————————|| | | | | ||——————————|————————————|————————————————|—————————————|————————————|Наименование должностируководителя структурного Расшифровкаподразделения Подпись подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от __________ N _________________ Наименование должности Расшифровка лица, ответственного за архив Подпись подписи ДатаФорматА 4 (210х297 мм) Приложение N 29 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов, проходящих по секретариату вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области Маркелова К.А., за 2005 годВопросы:Индекс дела _____ Том__|———|—————————|—————————|—————————————————————|—————————————|————————|| N | Дата | Индекс |Заголовок документа | Номера | Приме- ||п/п|документа|документа|(корреспондент, | листов | чание || | | |номер и дата, | единиц | || | | |краткое содержание, | хранения | || | | |ответ) | | ||———|—————————|—————————|—————————————————————|—————————————|————————|| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||———|—————————|—————————|—————————————————————|—————————————|————————|| | | | | | ||———|—————————|—————————|—————————————————————|—————————————|————————|| | | | | | ||———|—————————|—————————|—————————————————————|—————————————|————————| Итого __________________________________________документов ( цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю опись Расшифровкадокументов дела Подпись подписиДатаФорматА4 (210х297 мм) Приложение N 30 ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА Администрация Губернатора Астраханской области ______________________________________________________ (наименование организации)Фонд N _______ Секретариат ГубернатораДело N _______ Астраханской областиИндекс _______ _____________________________________ (название структурного подразделения)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела, том)______________________________________________________________________ (крайние даты)На ___________ листахХранить _____________Ф.N _________Оп.N ________Д.N _________ Приложение N 31 ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____________В деле подшито и пронумеровано _______________________________________листов, (цифрами и прописью) в том числе:литерные номера листов______________________________________________________________________пропущенные номера листов ____________________________________________+ листов внутренней описи ____________________________________________|———————————————————————————————————————————————————|———————————|| Особенности физического состояния и формирования | Номера || дела | листов ||———————————————————————————————————————————————————|———————————|| 1 | 2 ||———————————————————————————————————————————————————|———————————|| | || | || | ||———————————————————————————————————————————————————|———————————|Ведущий специалиступравления делопроизводстваадминистрации ГубернатораАстраханской области ПодписьДатаФорматА4 (210х297 мм) Приложение N 32 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя_______________ N ______________ организации_________________________________ ( место составления) Подпись Расшифровкао выделении к уничтожению подписидокументов, не подлежащих ДатахранениюНаосновании ____________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)______________________________________________________________________отобраны к уничтожению, как не имеющие научно - исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фондаN ____________________________________________________________________ (название фонда)|———|——————————|———————|——————|————————————|————————|————————|——————————||N |Заголовок |Крайние|Номера| Индекс |Кол-во |Сроки |Примечание||п/п|дела или |даты |описей| дела по |ед. |хранения| || |групповой | | |номенклатуре|хранения| | || |заголовок | | | | | | || |документов| | | | | | ||———|——————————|———————|——————|————————————|————————|————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 ||———|——————————|———————|——————|————————————|————————|————————|——————————|| | | | | | | | ||———|——————————|———————|——————|————————————|————————|————————|——————————|| | | | | | | | ||———|——————————|———————|——————|————————————|————————|————————|——————————|| | | | | | | | ||———|——————————|———————|——————|————————————|————————|————————|——————————|Итого __________________ единиц хранения за _____________________ годы (цифрами и прописью)Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документов Подпись Расшифровка подписиДата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от ______________ N _____ Документы в количестве ___________________________________ единицхранения, (цифрами и прописью)весом ______________ кг сданыв _________________________________________________ (наименование организации)на переработку по приемо - сдаточной накладной от ____________________N __________Наименование должностиработника,сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиДатаИзменения в учетные документы внесены.Наименование должностиработника архива,внесшего изменения вучетные документы Подпись Расшифровка подписиДата ФорматА4 (210х297 мм)