Постановление Главы Администрации Астраханской области от 11.09.2002 № 447
Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации области
Утратилo силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 21.01.2004 г. N 21 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 11.09.2002 N 447Об утверждении Регламентаподготовки и проведенияпротокольных мероприятийс участием ГлавыАдминистрации области Во исполнение постановления Главы Администрации области от20.08.2002 N 407 "О секретариате Главы Администрации области" и всвязи с необходимостью упорядочения процедуры проведения протокольныхмероприятий с участием Главы Администрации областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Регламент подготовки и проведения протокольныхмероприятий с участием Главы Администрации области (прилагается). 2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 октября 2002 года.Глава Администрации области А.П. Гужвин УТВЕРЖДЕН постановлением Главы Администрации области от 11.09.2002 N 447 РЕГЛАМЕНТ подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации области 1. Общие положения Настоящий Регламент устанавливает совокупность требований иправил, определяющих порядок деятельности подразделений Администрацииобласти по обеспечению протокольных мероприятий в соответствии собщепринятыми правилами государственного, дипломатического и деловогопротокола, с учетом традиций и условностей, соблюдаемых в Астраханскойобласти. Проведение протокольных мероприятий предусматривает также вопросыэтикета и церемониала в организации встреч, приемов и визитов сучастием Главы Администрации области. К протокольным мероприятиям относятся: - официальные приемы делегаций, прибывающих в область поприглашению органов государственной власти и местного самоуправления,а также делегаций и руководителей предприятий и организаций; - официальные визиты делегаций области за рубеж и в регионыРоссийской Федерации; - подписание договоров или протоколов о сотрудничествеАдминистрации области с территориальными образованиями зарубежныхстран, органами государственной власти и управления, производственнымиобъединениями, общественными организациями и т.п.; - мероприятия, организованные по распоряжению Главы Администрацииобласти; - мероприятия, связанные с награждениями (поздравлениями)предприятий, организаций и отдельных лиц. Требования и порядок проведения мероприятий, установленныенастоящим Регламентом, являются обязательными для всех руководителей игосударственных служащих Администрации области. Предварительная информация о проведении протокольных мероприятийдо 25 числа предшествующего месяца направляется в секретариат ГлавыАдминистрации области для включения в месячный план работы ГлавыАдминистрации области. Заявки на проведение мероприятий вместе снеобходимой информацией за неделю до их проведения представляютсязаинтересованными органами и организациями в секретариат ГлавыАдминистрации области, который готовит соответствующие предложенияГлаве Администрации области. Если материалы к мероприятию не будутпредставлены ответственными за его проведение до 14.00 часовпредшествующего дня, это мероприятие отменяется. В случае принятиярешения о проведении мероприятия секретариат осуществляет необходимуюподготовку и координирует деятельность всех заинтересованных лиц,органов и организаций. Участие средств массовой информации в протокольных мероприятияхсогласовывается с руководителем секретариата или руководителемаппарата Администрации области. Материально-техническое обеспечениепротокольных мероприятий осуществляет управление делами Администрацииобласти. 2. Организация и проведение бесед и переговоров Главы Администрации области с зарубежными и российскими делегациями Организация и проведение встреч и бесед Главы Администрацииобласти с зарубежными и российскими делегациями, а также переговоров вузком и расширенном составе осуществляется в соответствии сутвержденными Главой Администрации области церемониалами. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения,мнениями, информацией, договоренности о сотрудничестве и последующихдействиях. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющейвзаимный интерес. Встреча зарубежных делегаций, прибывающих в область поприглашению Главы Администрации области, осуществляется по программе,разработанной департаментом международных, межрегиональных отношений ипроблем Каспийского моря Администрации области и утвержденной ГлавойАдминистрации области. Предварительная программа визита готовится не менее чем за неделюдо начала визита и представляется на утверждение Главе Администрацииобласти. В соответствии с утвержденной программой визита департаментмеждународных, межрегиональных отношений и проблем Каспийского моряАдминистрации области совместно с отделом протокола секретариата ГлавыАдминистрации области и заинтересованными организациями иподразделениями Администрации области разрабатывает план мероприятийпо подготовке и проведению визита, который после утверждения ГлавойАдминистрации области рассылается всем задействованным в обеспечениивизита не менее чем за 3 дня до начала мероприятий. Визиты российских делегаций планируются заинтересованнымиподразделениями Администрации области по такой же схеме. Встреча с руководителями делегаций проводится в комнатепереговоров Главы Администрации области. Процедура встречирегламентируется церемонией, утвержденной Главой Администрацииобласти. На столе переговоров в рамках международных встречустанавливаются флаги страны гостя, Российской Федерации иАстраханской области. Собеседники располагаются со стороны флагасвоего государства. Для проведения приема руководителей делегации в секретариат ГлавыАдминистрации области до 14.00 часов в день, предшествующий днювизита, ответственными за это мероприятие представляются следующиедокументы: - состав делегации; - состав руководителей делегации, прибывающей на встречу с ГлавойАдминистрации области (не более 3 человек), включая переводчика длямеждународных встреч; - биографические данные о руководителях и отдельных членахделегации, представляющие интерес в переговорах; - основные цели визита делегации и предложения по рассматриваемымпроблемам; - информация о предшествующих визитах, достигнутых ранеедоговоренностях и их реализации; - информационный обзор экономической и геополитической ситуации врегионе, откуда прибыла делегация; - проекты документов, если достигнута предварительнаядоговоренность о необходимости подписания совместных договоров,соглашений, заявлений; - состав участников со стороны Астраханской области. Документыпредставляются в напечатанном виде (шрифт 16 Times New Roman) вподписанной папке "Материалы к визиту делегации", Если существует необходимость перевода переговоров, кандидатурапереводчика Главы Администрации области согласовывается наканунеприема с секретариатом Главы Администрации области. К назначенному времени ответственный за прием делегации у ГлавыАдминистрации области прибывает вместе с гостями к кабинету ГлавыАдминистрации области, где их встречает начальник отдела протокола,провожает в комнату переговоров и определяет рассадку гостей иучастников переговоров. Пресса, как правило, проводит протокольную съемку мероприятия неболее 5 минут и покидает комнату переговоров. Участникам приема предлагаются чашка кофе или чая ипрохладительные напитки. После окончания приема возможен обмен сувенирами, однако этотвопрос должен быть заранее оговорен организаторами визита спротокольными службами гостей и Главы Администрации области. По итогам приема его организаторы и переводчик (если он принималучастие во встрече) составляют отчет, который представляется в течение3 дней в секретариат Главы Администрации области. Встречи и ,беседы делегаций в расширенном составе проводятся, какправило, в малом зале Администрации области в соответствии спредставленным выше порядком. Кроме этого, организаторы мероприятияопределяют совместно с отделом протокола рассадку участников встречи,изготавливают и устанавливают на столе именные карточки в соответствиис утвержденной схемой рассадки. На столах устанавливаютсяпрохладительные напитки, чай и кофе не подаются. Кроме перечисленных выше документов на встречу в расширенномсоставе готовятся тезисы для выступления Главы Администрации области. Если планируется подписание совместных итоговых документов,организаторы приема осуществляют совместно с отделом протоколакомплекс мероприятий по подписанию документов в соответствии сутвержденной процедурой. По итогам встречи в расширенном составе ее организаторы ипереводчик (если он принимал участие во встрече) составляют отчет,представляемый в течение 3 дней в секретариат Главы Администрацииобласти. Участие прессы отдельно оговаривается с организаторамимероприятия и отделом протокола секретариата Главы Администрацииобласти. Корреспонденты принимают участие в полном формате приема, заисключением вопросов "не для печати". Телеоператоры ифотокорреспонденты участвуют в мероприятии по вариантам полной илипротокольной съемки. 3. Организация и проведение приемов Главы Администрации области Глава Администрации области в порядке оказания почестей илипроявления гостеприимства отдельным лицам (главам или членамправительств, деятелям науки, культуры, искусства или прибывшей вобласть делегации), либо в ознаменование событий и памятных дат, либов честь профессиональных праздников проводит официальные приемы. Всякий прием иностранных гостей независимо от назначения, объемаи вида носит политический характер, поскольку на нем происходитвстреча с представителями иностранного государства. Такие приемыобычно немногочисленны по количеству приглашенных и проводятся длязавязывания контактов, укрепления и расширения связей, получениянужной информации, оказания влияния на формирование определенныхпозиций в нужном направлении. При организации официальных мероприятий,церемоний и процедур, связанных с участием иностранцев, необходимострого соблюдать требования дипломатического протокола.Дневные приемы "Рабочий завтрак". Проводится, как правило, в ходе визитов ГлавыАдминистрации области за рубеж для встреч с деловыми людьмипринимающего государства или региона. Рабочий завтрак обычноустраивается в 8.00-8.30 утра и длится не более часа. На негоприглашается ограниченное число гостей. Тосты и специальныевыступления не произносятся. "Обед". Устраивается для членов официальных делегаций,находящихся в области, между 12.30 и 15.00 часами и длится до полуторачасов. При организации обеда определяется рассадка гостей.Утвержденная схема рассадки устанавливается в комнате сбора гостей, ана столах рядом со столовыми приборами раскладываются кувертныекарточки. Меню обеда составляется с учетом существующих традиций иобычаев и, как правило, состоит из одного или двух блюд холоднойзакуски, одного первого блюда, одного горячего рыбного блюда, одногогорячего мясного блюда и десерта. Перед обедом подают легкие спиртныекоктейли, сухое вино, соки. Во время обеда - спиртные напитки,минеральную воду и соки. После обеда предлагается кофе или чай. Кофеобычно подается в другом зале, куда гости переходят после еды поприглашению хозяина приема. Инициатива ухода с обеда - за главнымгостем. Форма одежды для обеда - повседневный костюм. "Бокал шампанского". Этот вид приема организуется при проведениимероприятий, связанных с профессиональными праздниками и вручениемгосударственных наград. "Бокал шампанского" начинается обычно в 12часов дня и продолжается час-полтора. Во время приема помимошампанского гостям подаются вино, соки, минеральная вода. Напитки илегкие закуски разносят официанты. Для выступления на приемеответственные за проведение мероприятия готовят справочный материал,посвященный событиям, в ознаменование которых проводится прием, итезисы для выступления Главы Администрации области. Церемониалпроведения приемов в честь профессиональных праздников и вручениянаград утверждается Главой Администрации области.Вечерние приемы "Коктейль". Начинается между 17.00 и 19.00 часами и длится околодвух часов. Во время приема официанты разносят напитки, а такжехолодные и горячие закуски. В зале устраивают 2-3 буфета, где желающимофицианты предлагают напитки. Гости могут приглашаться с супругами.Прием проводится стоя. К концу приема подаются шампанское, мороженое,кофе. "А ля фуршет". Проводится в те же часы, что и "коктейль". Нафуршетном приеме накрываются столы с закусками и горячими блюдами,которые набирают в тарелки сами гости; имеются буфеты с напитками.Гости могут приглашаться с супругами. Прием проводится стоя. К концуприема подаются шампанское, мороженое, кофе. "Чай". Устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как правило, дляженщин. На чай приглашают не более 7-10 женщин, рассаживающихся обычноза одним столом. Подаются конфеты, печенье, выпечка, небольшиебутерброды, фрукты, напитки. "Обед-буфет". Начинается в 18.00-20.00 часов. В отличие отпредыдущих вечерних приемов в зале, где проводится обед-буфет,расставляются небольшие столы на 4-6 человек каждый. Как и нафуршетном приеме, гости сами набирают закуски и рассаживаются посвоему усмотрению за столики. Официанты дополнительно в ходе приемаразносят напитки и горячие блюда. Гости могут приглашаться ссупругами. К концу приема подаются шампанское, мороженое, кофе. "Ужин" считается наиболее торжественным видом приема. Ужинначинается в 19.00 часов и проводится в коттедже Администрации областиили в специально арендованном помещении. Традиционно в менюофициального ужина включаются две-три холодные закуски, первое,горячее рыбное и горячее мясное блюда, десерт, кофе, чай. В ходе ужинаподаются спиртные напитки, в конце ужина - шампанское. Во время ужинаорганизуется небольшой концерт легкой музыки. Лишь весьма ограниченноечисло гостей приглашаются на ужин с супругами. Заранее утверждаетсясхема рассадки гостей. Рядом со столовыми приборами гостейраскладываются кувертные карточки. Форма одежды - классический костюм. 4. Организация и проведение визитов Главы Администрации области Официальные визиты Главы Администрации области планируютсядепартаментом международных, межрегиональных отношений и проблемКаспийского моря Администрации области. Решение об осуществлениивизита принимает Глава Администрации области. После принятия решения департамент международных, межрегиональныхотношений и проблем Каспийского моря Администрации областисогласовывает с принимающей стороной сроки и основные элементыпрограммы визита. Прорабатываются вопросы времени и места прибытия делегации,сценарий церемонии официальной встречи (проводов) и предполагаемыйсостав участников, места проживания официальной делегации, времени иместа проведения переговоров, встреч и бесед, перевода, протокольныхмероприятий (завтраки, обеды, посещение демонстрационных объектов,публичные выступления, записи в книге почетных гостей, культурнаяпрограмма) и процедурные вопросы посещения памятных мест, возложениявенков, букетов и корзин с цветами, обмена подарками и сувенирами. Заранее рассматриваются финансовые условия размещения,обслуживания и транспортного обеспечения делегации. Как правило,затраты по проживанию и транспортному обслуживанию официальнойделегации берет на себя принимающая сторона на основе взаимозачета. Официальный протокол четко дифференцирует состав официальнойделегации и сопровождающих лиц. В состав официальных сопровождающихГлаву Администрации области входят, как правило: - один из заместителей Главы Администрации области, курирующийосновные вопросы визита, - начальник департамента международных, межрегиональных отношенийи проблем Каспийского моря Администрации области, - начальники департаментов, управлений и отделов Администрацииобласти, включение которых в состав делегации связано с повесткой дняпереговоров. Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лицготовятся департаментом международных, межрегиональных отношений ипроблем Каспийского моря Администрации области и отделом протоколасекретариата Главы Администрации области. После утверждения состава делегации Главой Администрации областидепартамент международных, межрегиональных отношений и проблемКаспийского моря Администрации области разрабатывает документыорганизационного характера, включая подробные справочные материалы огородах, в которых будет проходить визит; о всех упомянутых впрограмме объектах посещения; вносит предложения о памятных подаркахдля вручения от имени Главы Администрации области; занимаетсяоформлением въездных виз для членов делегации. За сутки до начала визита все материалы, подготовленныедепартаментом международных, межрегиональных отношений и проблемКаспийского моря Администрации области и участвующими в подготовкевизита подразделениями Администрации области, представляются всекретариат Главы Администрации области. После обработки материалы квизиту передаются на ознакомление Главе Администрации области 5. Организация и проведение заседаний кабинета при Главе Администрации области Заседания кабинета при Главе Администрации области проводятсяежемесячно в третий четверг месяца. На заседания кабинета при Главе Администрации области выносятсявопросы разработки и реализации федеральных и региональных программсоциально-экономического развития области, обсуждения и исполнениягодового бюджета, хода выполнения законов Российской Федерации, указовПрезидента Российской Федерации, постановлений ПравительстваРоссийской Федерации, выработки рекомендаций по принципиальнымнаправлениям экономического и социального развития области, обсужденияпроектов законов Астраханской области и иных правовых актов. Полугодовое планирование работы кабинета и формирование повесткидня ежемесячных заседаний осуществляется отделом протоколасекретариата Главы Администрации области по вопросам, предлагаемымподразделениями Администрации области для внесения на обсуждение. Предложения для составления перспективного плана работы кабинетана очередное полугодие вносятся подразделениями Администрации областии заместителями Главы Администрации области до 1 июня и 1 декабря всекретариат Главы Администрации области. После составленияперспективный план работы кабинета утверждается Главой Администрацииобласти. Организационно-техническое обеспечение проведения заседанийкабинета при Главе Администрации области осуществляется секретариатомГлавы Администрации области совместно с управлением делопроизводстваАдминистрации области и регламентируется утвержденными постановлениямиГлавы Администрации области от 30.06.98 N 272 Инструкцией поделопроизводству в аппарате Администрации Астраханской области. 6. Организация и проведение заседаний и совещаний при Главе Администрации области Порядок организации и проведения совещаний и заседаний рабочихгрупп, возглавляемых Главой Администрации области, консультативных исовещательных органов при Главе Администрации области устанавливаетсянастоящим Регламентом. Подразделения Администрации области, территориальные органыфедеральных структур исполнительной власти, общественные организации иобъединения ежемесячно в срок до 25 числа представляют в секретариатГлавы Администрации области план мероприятий, в которых предполагаетсяучастие Главы Администрации области. После анализа представленнойинформации секретариат Главы Администрации области включает их вмесячный план мероприятий, в которых предусматривается участие ГлавыАдминистрации области. Месячный план конкретизируется в недельных планах работы ГлавыАдминистрации области, которые составляются отделом протоколасекретариата Главы Администрации области с учетом корректив, вносимыхзаинтересованными подразделениями Администрации области иответственными за проведение мероприятий органами и организациями, непозднее, чем за неделю до проведения совещания. Включение заседаний в ежедневный план работы Главы Администрацииобласти производится лишь после представления в секретариат ГлавыАдминистрации области всех материалов к совещанию, в которомпредполагается участие Главы Администрации области. Материалы должныбыть представлены не позднее, чем до 14.00 часов в день наканунезаседания. При непредставлении материалов в срок совещание отменяется,а на Это время планируется другое мероприятие с участием ГлавыАдминистрации области. Порядок проведения совещаний определяется непосредственно ГлавойАдминистрации области. После проведения совещания, в том числе и выездного заседания,при необходимости в трехдневный срок организаторами мероприятиясоставляется и оформляется протокол заседания, который представляетсядля корректировки в секретариат Главы Администрации области иутверждается Главой Администрации области. Протокол или выписки изнего с конкретными решениями или поручениями и сроками исполнениянаправляются исполнителям. Если протокол не составляется, но в ходе заседания ГлавойАдминистрации области были даны конкретные поручения или указания, ониоформляются в письменном виде организаторами совещания ипредставляются в секретариат Главы Администрации области и послеутверждения Главой Администрации области направляются конкретнымисполнителям. Выполнение решений или поручений, принятых на совещаниях,контролируется ответственным лицом, указанным в протоколе совещания. 7. Организация и проведение встреч и бесед Главы Администрации области Организационное и протокольное обеспечение официальных встречГлавы Администрации области с руководителями области, территориальныхструктур федеральных органов исполнительной власти и органов местногосамоуправления, предприятий, учреждений и организаций области, а такжес депутатами, представителями политических партий и общественныхобъединений возлагается на секретариат Главы Администрации области. Заявки на планирование встреч и бесед с Главой Администрацииобласти заблаговременно направляются в секретариат Главы Администрацииобласти. Для планирования в недельной программе мероприятий ГлавыАдминистрации области заявка должна быть представлена за неделю допланируемой встречи, для включения в ежедневный план работы ГлавыАдминистрации области по предварительной договоренности с ним - непозднее, чем до 14.00 часов предшествующего встрече дня. Встречи и беседы проводятся в рабочем кабинете или в кабинете дляпереговоров Главы Администрации области. Поручения и указания ГлавыАдминистрации области фиксируются его помощником, оформляются вписьменном виде и контролируются теми лицами, на которых этуобязанность возложит Глава Администрации области. 8. Заключительная часть Настоящий Регламент вводится в действие с 1 октября 2002 года.Изменения и дополнения к настоящему Регламенту утверждаютсяпостановлением Главы Администрации области. За нарушение установленных настоящим Регламентом сроков и егоненадлежащее исполнение государственные служащие могут быть привлеченык ответственности в установленном Законом Астраханской области "Огосударственной службе Астраханской области" порядке.